联想集团会议组织 和管理制度.ppt

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会议的组织和管理 会后总结和决算 统计分析参会情况 会后的总结和决算 案例:2000年代理会分析 会议的组织和管理 会后总结和决算 会议费的报销、决算和 分摊 会后的总结和决算 案例:99决算 会议的组织和管理 中小型会议的会务实施 中小型会议的会务实施 会务工作程序 会议准备检查表 会议主持人自我 检查表 会议的组织和管理 其它 其 它 《会务指南》 《会场安排一览表》 《各会场布置要求一览表》 会议的组织和管理 谢谢大家 谢谢大家 要有全局意识 :不能只求会务操作方便,不顾其它; 客户意识 :要时时事事考虑参会者的感受; 补台意识 :为保证会议顺利进行,会务必须不分份内 份外,随时“拾遗补缺”; 奉献意识 :会务永远是默默无闻、早来晚走、“全天 后”工作; 简单介绍讲课的顺序和内容: 我将按照会务工作的进展顺序来进行这次培训。如:开始如何准备、中间怎么实施、会后总结些什么等等。 在每个环节里,我将结合一些具体案例,讲一下如何踩点?如何和宾馆签协议?如何做会议预算?等等。 由于我前面讲的内容主要是以大型会议为背景的,但是大家在日常工作中,接触最多的是内部的会议、活动,还有一些中小型的会议,因此在第四项中,我再简单介绍一下这方面的情况。当然,大型会议都能组织了,中小型会议就不在话下了。 在第五项中,我将介绍一些实用的工作表格以及写《会务指南》的方法、内容,供大家参考。 提问:1、谁去踩过点?你的原则是什么? 2、踩点时都看什么? 原则:1、围绕如何展现会议内容来选址,不要有个人的好恶; 2、在策划案的框架下,在费用的约束下,尽可能方便会务操作。 例如:按照参会人数去找会场。如有分组会,还要找若干小会场;有 外出就餐和旅游项目,还要找风味餐厅、旅行社等等。当然,要节约 资金,要五星宾馆设施和服务,要三星的价格。 1、会场方面: *住处和会场最好为同一宾馆; *会场要考虑容纳量?音响设备?大屏幕?空调?洗手间的大小?进场和退场的方便性?安全性?一定要和品推(市场策划人员)一起看场地; *布置会场的时间(几天?每天工作到几点?)用电量? 2、宾馆的软硬件 *宾馆内的环境如何?(庭院式、大厦式、大堂的规模、路径的便捷) *宾馆的硬件如何?(标间、单间、套间、卫生间、娱乐设施等,都要看) *宾馆的软件如何?(卫生、服务水平、有无接送机场项目、服务员是否 职业等) *宾馆的外部环境?(交通?卫生?安全?餐厅?复印社?医院?停车) *宾馆内小会场的数量、面积、环境; *如一个宾馆容纳不了,可在附近再找一宾馆,联想人员和会议代表分开 住宿; 1、要有法律意识,不能做“口说无凭”的事。 2、细致:不要只顾大的方面(价格),还要想到细小之处(酒水烟)。 3、全面:不要有漏项。(工作人员餐) 4、对等:不要有单方面的处罚条款。 5、无漏洞:文字严谨、明确、无歧义。 前言:甲方、乙方,简单明了的引言。 1、会议日期:入住时间、会议时间、离店时间; 2、住房标准及费用: 单人间、标准间、套间、豪华套间等,不同的房间每天的费用是不同的,一定要写明。注意费用里是否含服务费和早餐费? 间数,一定要写明标间的数量(用的多),套间数量视情况而定。豪华套房一般是为公司高层领导预定的,价格也较贵,比较好定,可以不写进协议,留有余地。宾馆应提供免费会务用房(套间)。 什么时间能给出房号? 什么时间能给出钥匙?这是会务做准备工作 的基础。这两个时间都能给最好,如不能提前给房号,给钥匙的时间不 能妥协。我们的底线,在签到前一天晚上必须拿到30%~50%的房号,第 二天再分时间段要余下的比例,最后期限是在签到之日14:00以前必须 全部拿到钥匙。如果宾馆在某个时间段内未能给出钥匙,造成参会人员 不能及时入住,宾馆应提供临时休息的地方和免费茶水。 3、场地安排及费用: 一般宾馆都有

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