管理办公室事务培训教材.ppt

项目二 管理办公室事务 学习目标： 子项目1 办公环境管理 项目任务 公司行政经理许明出差即将回来，为了改善工作环境，秘书肖琳需要将许总和自己的办公室重新布置一下。 事件回放 天骏秘书咨询服务公司是一家向机关企事业单位提供各类秘书服务、咨询工作及提供钟点秘书服务的公司。 秘书肖琳今天来得比往日都早，她准备利用公司许总出差之际为许总归来后创造一个舒适温馨的工作环境。 许总的办公室在最里间，肖琳的办公室就在许总办公室的外面，两屋有一扇门相通。任何人要进入许总办公室都得从肖琳的办公室通过。肖琳的办公室就相当于枢纽和窗口。其他的部门呈半环形分布在肖琳和许总办公室的对面。 肖琳先进入了自己的办公室，首先映入眼帘的是窗台上的各式盆景和竞相开放的各色鲜花。进门，在右边是棵高大的绿色灌木，很清新的感觉。不过可能因为许总不在，也暂时没有秘书专门负责监督的缘故，清洁公司并没有把地上的落叶清扫干净。肖琳的办公桌上有一台电脑、传真机、三部电话，一些文件格、文件夹和几页未装进文件夹的散开的文件，另有一些笔筒之类的必备用品；办公桌的前面放着一些为客人准备的椅子和沙发。办公桌后面是自己的座椅，再后面则是靠墙的大型立柜，里面分格分层放着各类文件和书籍，但是却有一些凌乱，大型立柜的旁边紧挨墙的地方，有个齐腰的矮柜，上面放着饮水机，小柜里放着一些纸杯和咖啡、方糖之类的饮料和食品。 许总的办公室要比肖琳的办公室大一些，基本的摆设没有很大的差异。宽大的办公桌上也有一台电脑，另外只简单地摆着电话和一些文件夹，有两个并列的靠墙立式柜，在另一面靠墙的地方环形摆开的是沙发。整个办公室体现的是一种简约美，让人心旷神怡。 肖琳打量完两个办公室，对自己的工作应该从哪里着手也基本了然于胸。她打开窗帘，打开空调，调节好办公室的温度、湿度。之后将窗台、办公桌、电脑……凡目光可及的地方都细细地擦过；饮水机里的水不多了，应该和送水公司联系一下；储备的办公日用品也应该再补充；应该再去买点书法绘画之类的物品装饰一下墙面……她想好好美化这里的办公环境，不仅给许总，也要给来访的公司内外的客人一个良好的印象。 清洁整理工作基本告一段落，现在正好是8：30。 任务分析 在企业中，秘书可能与上司在一个办公室，也可能自己拥有一个办公窒。秘书应该重视对办公室的设计、布局、布置及工作环境的美化。环境美化主要是指工作场所（办公室）选择适当，布局合理，布置现代化，既适应工作的需要，又有益于工作人员的身体健康。 环境美化是工作效率的保证。办公机器、设备的恰当摆放，地毯和现代化装饰品、自然的或人工的花卉植物等的圆满布置，会令人产生一种舒适的感觉，陶冶人的性情，提高工作效率。本案例中秘书肖琳懂得办公环境与工作效率之间的关系，因而能够主动为上司、为自己布置、设计美观、恰当的办公环境，这是值得每位秘书工作者学习的。 就一个秘书来说,对于办公室的整体布局或许无法予以有效的左右,但领会上司的意图,根据工作的实际,对办公室布置予以认真的考虑并在许可的情况下予以有效的实施,这不但是可能的,而且是责无旁贷的.因此,作为秘书,应该而且必须了解办公室布置的主要内容。 关联知识 一、办公室的含义 关于办公室的含义,不同的语境下有不同的理解.主要有两个方面: 1、办公的房子,是工作人员办理公务的地方； 2、机关和企事业单位内部办理行政事务的工作机构,是设在上司身边直接为上司服务的综合部门。 1、办公环境的涵义： 办公环境,或称为办公室环境。从广义上说，它是指—定组织机构的所有成员所处的大环境；从狭义上说，办公环境是指—定的组织机构的秘书部门工作所处的环境，它包括人文环境和自然环境。 人文环境主要是指工作氛围和办公环境。目前组织追求的最优人文环境是团结协作、开拓进取、积极向上、文明健康。 自然环境包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。 2、办公环境管理的原则 （1）、 舒适 对于一个办公室来说,不管是其装潢.或是其摆设.都应以舒适为准 光线,色彩,气候,噪音等在不同程度上对工作人员的情绪都会有所影响 整洁有序的环境有助于营造舒适的氛围,提高工作效率 因此,不论是办公室,办公桌,还是抽屉等,不要放置与办公无关的东西 （2）、 和谐 一个和谐的办公环境,能激发工作人员的团队精神.因此,在优化办公环境时,要注意其和谐性.如办公室的办公桌椅,橱柜等的大小,格式,颜色要尽可能统—,这不但可以增强办公室的美观效果,更重要的是可以强化成员之间的平等观念,创造和谐的人际关系. （3）、 实用 优化办公环境的实用原则,首先是办公室布局应该力求方便,争取时效,如相同或相关的部门应尽可能安排在相邻的地点,以避免不必要的穿插和迂迥,便利工作的密切联系和同步进行 其次,为了改善办公室的单调环境,可以适当地放置—些工艺品或花草因为