WHL公司合同管理规定.docVIP

PAGE \* MERGEFORMAT 12 合同管理规定 1.目的和范围 为加强公司的合同管理，保证合同的签订、履行、变更、解除的规范化、严谨化，维护公司及所属子公司、分公司对自身和对外经济交往中的合法权益，提高整体经济效益，避免因合同管理出现漏洞而给公司造成不必要的损失，特制定本规定。本规定适用于公司内所有协议类文本的审核工作。 2.规范性引用文件 《文件控制程序》 《合同管理规定》 3.术语解释 3.1本规定所称合同是指公司及所属子公司、分公司与自然人、法人、其他经济组织之间所签订的涉及设立、变更、终止民事权利义务关系的所有合同。包括设计、制作、印刷、销售、租赁、采购、借款、融资、合作、保险、广告宣传、培训、工程、招聘等涉及公司对外经济方面的合同。不包括人事劳动合同的管理。 3.2合同管理是指公司对自身及所属子公司、分公司与自然人、法人、其他经济组织之间签订、履行、变更、终止、解除合同的各个环节所实施的全过程管理。 4.职责和权限 公司的合同管理部门涉及：经理办公会、行政管理中心、财务管理中心、合同签订部门、审计部。 4.1经理办公会负责对合同管理规定、重大合同进行审批。 4.2行政管理中心的具体职责包括： 4.2.1审查合同，参加重大合同的预言和谈判； 4.2.2合同专用章的保管和使用； 4.2.3合同的存档； 4.2.4参与合同纠纷的调解和相关诉讼； 4.2.5检查各部门合同的履行情况。 4.3财务部的具体职责为： 4.3.1建立合同台帐； 4.3.2负责并审核合同付款工作； 4.3.3对具有下列情形的业务，应当拒绝付款： 4.3.3.1应当订立书面合同而未订立的； 4.3.3.2收款单位与合同对方当事人名称不一致，且无相关证明材的； 4.3.3.3不符合合同签订流程的。 4.4合同经办部门、经办人员的职责： 4.4.1合同签订部门负责公司合同的谈判、起草合同文件、办理授权委托，参与招标、投标、进行法律论证，对合同签订、履行的全过程负直接责任。 4.4.2合同签订人员具体负责合同的立项、可行性研究、对方当事人资信情况调查、合同谈判、文本起草、报批、签约、履行、变更或解除并参与合同纠纷处理。 4.4.3合同签订部门分管领导对合同的签署及履行有批准及监督权，为合同的直接责任人。 4.4.4合同签订部门应自始至终对合同谈判、签订、履行的工作认真负责，并就上述环节的相关事宜及时与行政管理中心沟通。 4.5审计部负责对合同及合同的履行、款项的支付进行审计。 5.工作程序 5.1订立合同应当遵循以下原则： 5.1.1平等原则； 5.1.2公平原则； 5.1.3诚实信用原则； 5.1.4遵守法律，不得损害社会公共利益和公司利益的原则。 5.2合同的订立和审核 5.2.1凡以公司名义对外发生经济活动的，除经理办公会特批处理外，所有单笔或累计交易金额在伍仟元以上的应订立权利义务条款。国家规定采用标准格式合同文本的，则必须依照该标准制订。 5.2.2合同立项前，合同承办部门或承办人必须审查对方当事人的合法资格，如经营范围、履约能力、资信状况等，需要提供担保的还必须审查担保人的担保能力。其任何一项审查不合格的不能签订合同。 5.2.3合同签订部门须确定合同相对方的签约能力和资质后，将以下材料交行政管理中心法务审核后方可进行合同谈判。 5.2.3.1对方资质复印件: (1)一般合同需提供对方经过年检并加盖公章的营业执照副本复印件； (2)特殊（技术）合同还需对方提供资质证明（如：食品、工程等）； (3)房屋租赁需提供房产证明。 5.2.2.2代理人需提供委托书和身份证复印件等相关证明文件。 5.2.3.3待审的《合同》。 5.2.3.4《合同审批会签单》。 5.2.4合同谈判和签订应优先使用公司合同范本，在公司没有合同范本的情况下可使用对方的合同。合同在签订前应由行政管理中心法务审核。 5.2.5合同审核期的确立将根据经济活动的内容定为1-5天。各部门应根据自身工作安排，应预留出不少于3天的审查时间，提前将合同交行政管理中心法务审核。严禁当天签订当天审核。 5.2.6合同的谈判须由部门最高负责人或指定的专人参加，必要时由行政管理中心法务人员或公司法律顾问共同参加。如需法务人员或法律顾问陪同进行合同谈判，应提前2-3天通知法务人员以便安排日程。 未经主管本部门最高负责人同意，任何人员不得单独进行合同谈判。 5.2.7对外订立的合同，严禁以下行为： 5.2.7.1严禁使用传真件。 5.2.7.2严禁在空白纸张上盖章。原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章。 5.2.7.3严禁我方签字盖章后以传真、信函、特快专递等形式交对方签字盖章。 5.2.7.4 严禁将对方已盖章的合同文本提交法务审核。 5.2.7.5严禁当天签订合同当天审核