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浅谈电子档案管理的内容和价值 摘要：电子档案和档案的数字化管理，是档案工作中的一个新课题，是档案工作开发和利用的新契机。随着现化化进程的不断深入和大数据时代的来临，软件系统的不断开发，电子文件档案的管理将在现代的档案管理工作中发挥越来越重要的作用。 网:m 关键词：电子档案管理 伴随办公自动化和自动化工程设计日益普及，作为办公自动化重要组成部分的档案工作也在进行一场革命，电子档案应运而生，电子档案的管理随之提上议事日程。 1电子档案建设的重要性和必要性 档案是社会组织或个人在社会活动中形成的、有意识地借助多种形式和载体保存下来的备查的数据、信息和知识痕迹的历史记录。历史性、备用性和便捷性是档案管理的意义所在。传统的纸质文本的档案是将“有形的信息资源”汇集在特定的场所供需求者查阅使用，因为受时间和空间限制，利用起来有诸多不便。电子档案则是由数字电子处理的档案，打破了纸质档案“有形”的观念，使一份文件在同一个时间和不同的地点被不同的需要者利用，从而提高了档案的利用效率和查阅者工作效率。 随着办公自动化进程的不断深入和大数据时代的来临，运用有形的纸质的载体记录历史痕迹的机会越来越少，相应的利用IT技术生成的文本越来越多，电子档案应运而生。电子档案、档案数字化、档案信息网络化延伸了传统档案的内涵，成了档案家族的新成员。电子档案与生俱来的操作简便、使用成本低、工作效率高等优点越来越受到管理者和使用者的青睐，其先进的管理系统应该成为各行各业信息化建设的重要组成部分。目前电脑越来越普及，电子文件大量产生，生成铺天盖地的“未来档案”，但是对这些“未来档案”管理的技术手段尚没有同步跟进，影响了档案信息化进程和服务的高效率。因此，加强电子档案研究，开发电子档案管理技术，发挥电子档案作用显得尤为必要和重要。 首先是服务建设法制国家和改革开放的需要。法制国家是一个契约型、效率型的社会。档案的历史性和备用性功能满足了契约型社会所要求的法律效力凭证的需要，电子档案的快捷性则满足法制国家效率型的要求。改革和开放必须了解历史、继承传统、借鉴经验、吸取教训，在此基础上深化改革、扩大开放，才能把握社会前进的规律，使我们事业立于不败之地。所以要安全快捷地满足社会发展的需要，高效率地服务建设法制国家和深化改革、扩大开放的需要，必须紧跟信息时代的步伐，转换传统档案载体，将档案数字化；培育与之相适应的档案管理手段，建立健全电子档案管理体系。 其次是信息化和办公自动化的需要。随着大数据时代的到来，数据应用产生了大量的电子文件，它是有别于传统纸介质档案的新的档案类型，使档案管理部门管理档案的内容丰富了，外延扩大化了。如何将这些应用成果进行有效地归档、管理和利用，是摆在档案管理者面前的一个紧迫的问题，因此与其相应的管理职能也必须调整，档案人员的业务素质也必须适应这一变革。使用电子档案管理系统后，档案部门内部可以甩掉管理台帐，对外可以利用网络为领导层决策提供依据，为改革开放和经济社会发展服务。只有利用这些先进的技术手段，才可能全面的掌握各种信息，让档案部门成为社会的信息中心之一，实现档案资源的有效共享，从而更好地服务于社会的管理和建设。 2电子档案建立与管理的基本内容 首先，对流程实行全程控制要实现电子档案的规范化管理，使电子文件的归档和管理制度化、规范化，必须检查现有管理模式与规范化管理的差距。在管理过程中要像纸质文件的管理那样从电子文件产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理，就是通过过程控制实现结果控制。由于过程的可控性强，过程控制的反馈周期短，因此，从电子文件形成就开始进行控制，将形成、流转、收集、整理、保管和利用等每一项具体管理内容施行过程监控；管理的切入点提前至电子文件的前期形成阶段，按照统一的规范和标准进行业务和流程重组，从而使文件流程与业务有机地融合在一起。 在对电子文件进行全程管理的过程中应对机构内部各个部门产生的电子文件进行统一的归口登记，并对文件进行分类；还要注意，电子文件管理系统应支持本机构的文件管理和业务流程，在确保电子文件完整、安全、准确、系统的同时，保证文件运转和业务流程的安全、畅通和高效。 其次，要加强软件和硬件的设施建设“工欲善其事必先利其器”。强化电子档案的信息化管理，基础设施建设必不可少。 一要加强电子档案管理系统软件建设。电子文件实行集中统一管理。档案馆（室）要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。电子档案管理系统软件是系统的核心，主要包含数据录入系统、权限管理系统、系统设置系统、查询系统等基本模块，要能通过局域网处理档案部门所有的档案管理业务，完成对档案的数字化加工、数字档案的采集、处理、存储、归档、组织、发布和利用等全过程。一个正常运转的电子档案管理系统，上述软件不可或缺。只有这样才能体现电子档案的优势，给