第5章 word高级篇编排长文档论文.ppt

第五章 word高级篇 -------编排长文档论文 5.1 案例分析 5.1.1 案例的提出 在实际的工作和学习中，经常遇到制作会议报告、调查或结项报告以及毕业论文等情况，这些文档内容篇幅较长，章节层次较多，注重样式的统一，大都具有目录，能够进行文档快速编排。本章以一个毕业论文的排版为例，介绍Word中长文档的排版方法和技巧，其中包括应用样式、自动生成目录、如何自动生成目录，如何添加批注，以及如何设置不同章节的页眉和页脚，制作模板等内容。 5.1.2 案例的解决思路 在论文内容输入完后，进入到排版过程，论文排版主要包括： 1．页面设置，设置论文纸张大小、页边距和版式信息（如：奇偶页不同）。 2．使用样式，将定义好的各级样式分别应用到论文的各级标题和正文中。 3．设置页眉页脚，分别设置不同章节的页眉、页脚内容。 4．为毕业论文添加目录。 5．根据需要插入合适的批注和尾注等。 6．文档的预览和打印。 5.2 实现方法 5.2.1 插入分节符 论文格式要求封面不要页眉页脚，前言目录和正文部分要设置不同的页眉和页脚，如目录部分的页码编号为“I、II、III...”，而正文部分的页码编号为“- 1 - 、- 2 - 、 - 3 -...”。如果直接设置页眉页脚，则所有页的页眉页脚都是一样的。那么如何为不同的部分设置不同的页眉和页脚呢？解决这一问题的关键就是使用“分节符”。 1．分节 节是文档的基本单位，分节符是为表示“节”结束而插入的标记。在Word中一个文档可以分为多个节，根据需要每节都可以设置各自的格式，而不影响其他节的文档格式设置。在Word中可以通过设置分节符以节为单位设置页眉页脚、段落编号或页码等内容。 按上述论文格式要求，论文的封面、扉页为一个节，目录、摘要为一个节，正文部分以及到附录为一个节，全文共需分3节。 插入分节符的操作步骤是： 1）将插入点移到需要分节的开始位置。 2）执行“插入”→“分隔符”菜单命令，打开“分隔符”对话框。 3）在该对话框中的“分节符类型”选项里选“下一页”，并单击“确定”按钮，如图5-2所示。 图5-2 “分隔符”对话框（1） 图5-3 “分隔符”对话框（2） 注意： “下一页”表示在插入分节符处进行分页，下一节从下一页开始。 “连续”表示在插入点的位置插入分节符。 “偶数页”表示从偶数页开始建新节。 “奇数页”表示从奇数页开始建新节。 2．分页 Word具有自动分页的功能，当输入的文本或插入的图形满一页时，Word会自动分页。有时为了将文档的某一部分内容单独形成一页，可以插入分页符进行人工分页。如本例中文摘要和英文摘要需要单独设置一页，可在中文摘要内容后插入一个“分页符”，以保证中文摘要和英文摘要在同一节不同页中。 插入分页符的操作步骤是： 1）将插入点移到新的一页的开始位置。 2）按组合键“Ctrl+回车”，也可以执行插入”→“分隔符”菜单命令，打开“分隔符”对话框。 3）在“分隔符”对话框中选择“分页符”选项，并单击“确定”按钮，如图5-3所示。 本操作已经将整篇论文分为3节，下面就可以对封面、目录和正文部分进行不同的页面格式设置。 5.2.2 设置页眉页脚 Word默认的纸张大小为A4，页边距为上、下边距为2.54厘米，左、右边距为3.17厘米，而毕业论文的格式要求是：上、左边距为2.5厘米，下、右边距为2厘米，装订线位置为“左”。页面设置可按上章介绍的操作进行 设置第1节页眉页脚 本节有两页，分别是封面和扉页，封面不需要页眉页脚，扉页需要页眉不要页脚。操作步骤如下： 1）将插入点置于本节中，执行“文件”→“页面设置”菜单命令，打开“页面设置”对话框，如图5-4所示，在“版式”选项卡中选择的“首页不同”复选框，并确认“应用于”为“本节”。确定后关闭本对话框。 2）执行“视图”→“页眉和页脚”菜单命令，进入页眉页脚编辑状态。在“页眉和页脚”工具栏中，单击“显示前一项”或“显示下一项”按钮，如图5-5所示，移到扉页的“页眉”处，输入页眉内容，如“济源职业技术学院信息工程系毕业论文”。点击工具栏的“关闭”按钮。 这样第1节的页眉就设置好了。整体效果如图5-6所示 图5-4 “页面设置”对话框 图5-5 “页眉和页脚”工具栏 设置第2节页眉页脚 本节包括目录和摘要，有多页，页眉内容与第1节不同，页脚为“I、II、III...”。操作步骤如下： 1）将插入点置于本节中，执行“视图”→“页眉和页脚”菜单命令，进入页眉页脚编辑状态。由于第1节已经设置了页眉，第2节默认与上一节相同，即与第1节的页眉相同，现在要取消“与上一节相同”，即断开第2节与第1节页眉的链接