秘书的会务工作9-会前.pptVIP

秘书会务，即秘书会议事务的简称，包括会前的筹划准备，会间的组织服务，会后的事务处理及决策落实工作。 第一节 会议概述 一、会议的含义 （一）有组织有领导地商议事情的集会。如总经理办公会议，是行为。 （二）一种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织。如“全国人民代表大会”、“职工代表大会”等，是名称。 （三）我们这里所讲的“会议” 是指前一种含义的“会议”；秘书的 会议事务工作指的是举行这种集会 或聚会时需要帮助处理事务的内容。 二、会议的要素 （一）会议基本要素 即所有会议必有的要素：会议名称、会议时间、会议地点、会议主持者、会议参与者、会议议题、会议方式、会议议程、会议结果。 （二）会议其他要素 即可供选择的、并非为所有会议所共有的要素。如服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等。 三、企业的会议 （一）经理例会与特别会议 1．经理例会是本企业经理研究经营管理重大事项的会议。 2．经理特别会议是在企业的外部环境或内部运转机制面临重要问题，需领导集体研究，拿出解决方案时召开的会议。 （二）部门员工例会 是某一部门定期召开的全体员工会议。如生产部门例会。 （三）股东大会和董事会议 1．股东大会是股份制企业定期召开的例行性会议，一般每年召开一次。 2．董事会是股份制企业选举产生的法人代表机构，董事会向股东大会负责，对企业的经营管理负领导责任，董事会由董事长召集和主持。 （四）公司年会 公司报告一年来的工作业绩，确定下一年的工作计划。 （五）客户咨询会 邀请企业的客户代表、合作单位代表参加，听取客户对企业经营管理方面的意见、建议，对客户提出的问题集中给予解答的会议。 （六）产品展销定货会 是企业经营中经常使用的一种手段，一般由销售部门负责操办，会议的主题是展示企业产品并签订销售合同，参会的对象主要是代销或购销客户，也有一般消费者。 （七）业务洽谈会 业务洽谈会的内容可以是技术合作、资金合作、联合、购销等等，是企业经营中的一项重要的活动。 （八）新产品新闻发布会 1．企业研制出新产品并准备将其推入市场时，常常采用新闻发布会的形式进行宣传。 四、会议的作用 第二节 秘书会前的准备工作 领会并掌握会议议题、会议议程、会议日程与会议方案等知识及拟制上述项目的技能； 能根据议题确定与会者、发送会议通知、制作各种会议证件及文件资料； 掌握选择并预定会议室、布置会场、准备会议物品等技能； 掌握接站、报到、安排与会人员的食宿和交通等技能。 一、会务准备工作概念含义 （一）会议议题 即召开会议所要解决的问题或事项。 1．议题的提出 （1）大中型会议的议题，由会议领导机关或领导人提出。 （2）代表会议或代表大会的议题，需通过法定程序确定。 （3）日常性会议的议题，由分管某项工作的领导人提出。 2．秘书在这一层次要做的工作 （1）收集议题并进行筛选分类，然后据此向领导提议需召开什么类型的会议。 （2）安排每一个会议所要研究或解决的议题内容。 （3）拟制并提议解决这些议题中暴露出来的问题的方案，以供领导决断。 （二）会议议程 是指对会议议题按前后顺序进行安排的程序。 编制会议议程的原则 （1）应注意议题所涉各种事物的习惯性顺序或本公司章程对会议议程顺序规定的原则进行安排。 （2）不同性质内容的议题原则上是不能放在一次会议上研究，秘书要尽量将同类性质的问题集中排列在一起，再按议题轻重缓急程度，将重要、紧迫的议题安排先讨论；次要的、可暂缓的议题