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第一章 商务秘书概论 第一节 商务秘书与商务秘书工作 第二节 商务秘书的职能环境 第三节 商务秘书工作方法 第一节 商务秘书与商务秘书工作 一、商务秘书及 其分类 商务秘书一般是指在工商企业担任秘书职务的人员和这种人员的职务。从广义上讲，为工商企业中的领导班子乃至某些个人服务的，或辅助领导决策，或从事文字工作，或从事行政和日常事务工作，或集多项工作于一身的人员均可视为从事着商务秘书工作；在狭义上，商务秘书就是一种职务名称。 商务秘书分类的方法很多 ，按型分类 是一种重要方法。型的分类法，主要是从秘书的智能特征上去划分秘书类型的。按这种分类方法商务秘书大体可分为参谋智囊型、秀才文字型、公关事务型、技术能手型四种。 （一）商务秘书部门的设置 1.商务秘书部门 商务秘书机构是工商企业构成因素中的一个综合性辅助管理部门。是否需要置专门机构，它的组织形式和人员配备如何，主要取决于工商企业经济活动和政治活动的需要。 2.商务秘书部门设置的原则 商务秘书部门的设置，要本着以下原则进行： ⑴凡是独立的单位，即有领导和办事人员，有经常业务，在一定范围内独立行使一定职权的实体单位，必须设立秘书部门。 ⑵大单位内部的分支机构，如果存在一定的秘书工作任务，也可以设立办公室或秘书科等秘书机构。但按照规定与惯例，这些分支机构一般不对外行文。 ⑶设置的秘书机构与所在单位在工作性质上必须相适应，人员条件也必须相适应，合乎精简、高效和适应需要的原则。 ⑷秘书机构的设置，还要适应办公技术发展的要求。 1.办理文书的职能 2.信息管理的职能 3.督促检查的职能 4.综合协调的职能 5.后勤保障的职能 6.“不管部”的职能 1.商务秘书部门运转的特点 (1)围绕领导工作的运转而运转。 (2)工作内容高度综合，但又与其他职能部门之间互有交叉，因而，既不要随意超越自己的职责范围，又要与职能部门间搞好协调与配合。 (3)领导工作的全面性，为领导工作提供全面辅助的秘书部门，必须着眼于全局，淡化部门观点。 (4)不同部类、不同行业、不同层次的秘书部门的实际运转，存在不同特点。 对秘书部门能否正常运转产生影响和制约的因素很多。从秘书部门自身的角度来说，要优化其运转机制，需特别注意： (1)优化组织结构，增强整体功能 (2)优化工作目标，明确辅助重点 (3)优化工作环境，力争主动服务 （一）商务秘书工作的性质 1.辅助管理性 2.政策性 3.综合性 4.事务性 5.机要性 1.参谋助手作用 2.信息传递与信息反馈作用 3.综合协调作用 1.保密 2.准确 3.迅速 第二节 商务秘书的职能环境 一、商务秘书职能环境 职能环境是职能活动的基础。正确认识商务秘书职能环境要素，增强环境意识，有效地调适和改善环境，排除环境障碍，对提高秘书工作效率和效益是必不可少的。 商务秘书职能环境分三个层次，即秘书机构内部环境，秘书所在组织内部环境、秘书所在组织外部环境。三个层次的环境相互联系，对秘书工作有着重要的影响。 商务秘书机构的人员构成、管理制度、分工协作状况，人际关系和秘书部门负责人的影响力、秘书部门内部的精神、凝聚力，以及秘书的办公设备和办公条件等要素，构成了秘书机构的内部环境。 商务秘书所在组织内部环境，是指秘书所在组织内部一切影响秘书、秘书群体工作的各种条件和因素的总和。 组织内部环境是秘书、秘书机构工作职能的重要基础，是组织生存、发展的的需要，组织规模、性质、业务范围，组织的结构、功能、运行的方式，组织的领导体制、管理制度等，对秘书及秘书群体的工作，均有着直接的影响。 组织外部环境，是一个开放的具有层次性的庞大的系统。既有宏观的国际国内政治、经济、科技、文化等大环境，又有各组织的行业系统环境、地区环境、市场环境、协作与竞争环境、社区环境等，均属组织外部环境的范畴。 商务秘书部门是组织与外部环境沟通、交往的枢纽。 商务秘书职能环境要素关系，主要指的是秘书职能活动中与各有关方面的关系。要素关系，对秘书职能环境及秘书职能活动都有着不同程度的影响。 商务秘书职能环境分三个层次，即秘书机构内部环境、秘书所在组织内部环境、秘书所在组织外部环境。三个层次的环境相互联系，对秘书工作有着重要的影响。 商务秘书人员与领导者的关系，包括秘书人员与领导班子集体的关系、秘书人员与
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