第2章商务秘书工作实务.pptVIP

第二章 商务秘书工作实务 第二章 商务秘书工作实务 第一节 商务秘书与信息工作 第二节 商务秘书与会务工作 第三节 商务秘书与公文处理 第四节 商务秘书事务工作 第一节 商务秘书与信息工作 一、信息的收集与分类 (一)利用适当方法收集信息 1.观察法 2.询访法 3.问卷法 4.量表法 5.购买法 6.检索法 7.交换法  (二)信息的分类 1．信息表现形态的分类 (1)文字形态的信息。文字形态的信息即以书面文字为载体的信息资料，一般分为10种类型： ①报纸、期刊中与本企业经营活动相关的国内外信息 ②供工作用的参考图书、专著、百科全书和专门词典。  ③有关政府出版物、法律法规汇编。 ④政治宣传品。 ⑤与本企业相关的国内外经济技术统计资料。 ⑥各类专业文献年鉴、国内外科技信息资料。 ⑦图谱、图录、样图、地图。 ⑧档案：本企业、本行业历史资料，包括史志，大事记等。 ⑨内部文献：业务信息资料、本企业或本行业的现实情况，一是静态资料，即各类基础材料、统计数据；二是动态信息，即时常发生的新情况、新问题、新经验。 ⑩与本企业有关的人名录、名片、企业名录、电话号码薄、通讯簿。 (2)声像形态的信息 (3)记忆形态的信息 2．信息分类的多种方法 (1)按对象分类 (2)按主题分类 (3)按形式分类 (4)按来源分类 (5)按内容分类 (6)按“图书资料分类法”或“档案分类法”进行分类。 二、信息的处理 (一)信息处理的基本原则 为保证收集到的信息能有效地发挥作用，信息处理必须及时、准确、系统、适用、经济。 (二)信息加工 信息加工就是遵循信息处理的有关原则，通过科学的程序和方法，对收集到的信息进行分类、审查、选择；并分析研究，编写材料的工作。 信息加工可分为初级加工和高级加工。 1．初级加工 (1)分类排序 (2)选择 2.高级加工 信息的高级加工大体有如下三个步骤： ①综合分析 ②预测分析 ③对策研究 三、信息的传递、存贮与检索 (一)信息的传递 信息传递的主要方法有： 1．口头传递。 2.书面传递。 3．影像传递。 4．电子计算机系统传递。 5．机要交换。 6．专人传送。 (二)信息的存贮 无论怎样存贮信息。均应符合以下要求： 1．便于查找、提取和利用。 2.利于机要信息的保密。 3.要设专人负责信息材料的管理。 (三）信息的检索 信息的检索就是从存贮的大量信息材料中，查找所需要的信息的过程。检索过程的实质，主要是对检索工具的利用，因而，要做好存贮信息的编目与索引工作。 信息检索要符合以下三个方面要求： 1．尽量缩短完成检索过程的时间。 2．查找需要的信息要全面，避免漏检。 3．查出信息要合乎目的要求，尽量避免不相关信息。 第二节 商务秘书与会务工作 一、企业会议的类型 1.按照会议内容性质划分 (1)工作性例会 (2)法定性会议 (3)专业性会议 (4)单项性会议  2.按照组织机构构成系统划分 (1)政务会议 (2)党务会议 (3)群工性会议 二、会议活动中商务秘书的职责与任务 (一)指导会务工作的原则 指导会务工作的原则主要包括： 1．要充分细致地准备 2．要严密地组织 3．要周到地服务 4．要确保安全 5．要加强保密工作 6．要注意端正会风。 (二)会务工作及其具体内容 会务工作内容繁多，且因会议议题不同，性质和规模不同而有差别。现结合会议的一般程序，概括如下： 会议程序，是指为实现会议目的而确定的、按一定顺序组成的、互相联系的会议活动的组织工作环节系列，是会议的纵向活动系统。会议程序亦即对会议进程做出的具体安排，体现着进程各阶段、各环节的活动内容，会议的一般进程可分三个阶段，八个环节。 第一阶段是会议的准备阶段 这一阶段有三个环节：①同期各项管理活动、各项工作与会议的综合分析、统筹安排；②与会议议题相关的材料的准备；③会议通知和事务准备。 第二阶段是会议的进行阶段 这一阶段也有三个环节：①主持人说明会议意图、议题相关情况要点、开会方法及注意事项；②掌握议题；③会议总结。 第三阶段是会议形成意见的传达、催办阶段 这一阶段有两个环节：①会议形成意见的完善处理(如形成相关公文等)；②会议形成意见的传达与催办。 与上述会议的一般程序相应，会务工作包括如下具体内容： 1．会议预案制定 会议预案的内容一般涉及如下方面： (1)会名。会议预案中首先要确定能够体现会议内容、性质和规模的会议名称。 (2)确定会期。会议预案应根据会议内容