《秘书学》上编课件.pptVIP

第五节　涉外接待(三级) 一、确定涉外礼宾次序 (一)涉外接待的原则和要求： 不卑不亢；依法办事；内外有别；尊重个人；女士优先；入乡随俗 (二)礼宾次序： 指国际交往中对出席活动的国家、团体、各国人士的位次按某些规则和惯例进行排列的顺序。体现出东道主对各国宾客的礼遇，表示各国主权平等的地位。 方法： 1.按国名的拉丁字母顺序排列：大型国际会议或体育比赛 2.按身份与职务高低排列：正式的政务、商务、科技、学术、军事交往 3.按来宾抵达现场的时间先后排列：非正式的涉外活动中 4.按来宾告知东道主自己决定到访的具体时间先后排列：国际性的招商会、展览会、博览会 5.不排列 (三)礼宾次序确定步骤 1.确定礼宾次序方案 2.提前通知有关各方 3.按礼宾次序排列座次、名次、出场次序 二、安排涉外迎送仪式 (一)涉外迎送仪式的要求 1.发出邀请 2.准备工作 搞清楚来访外宾或代表团的基本情况 外宾的饮食爱好、宗教禁忌及其他特殊的生活习惯 拟订来宾的访问日程 安排食宿 3.善始善终 (二)工作程序 1.确定迎候人员 2.迎宾物品 3.见面讲究礼节 4.送行前的拜访 5.安排送行仪式：国际航班，最少提前3小时出发 三、安排涉外会见会谈和拜访 (一)会见、会谈的概念 会见，也叫礼节性会晤，一般时间较短，通常是半小时左右，属于礼貌性的应酬； 会谈，也称谈判，是指双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流情况、交换意见、达成协议。会谈的内容比较正式，而且专题性较强。 (二)安排会见、会谈，对秘书的要求 充分了解双方的情况； 准备工作要落实到位； 会谈会见时要做好记录，对客人提出、领导许诺的问题，会后应负责落实，做好后续工作。 (三)拜访的要求 1.拜访的最佳时机：一般在客人抵达的第一天晚上或第二天某个时候 2.拜访前：秘书先打电话联系对方的秘书或随员，双方商定时间 3.拜访时：由东道主带领随员前去对方下榻的宾馆，到达后应在大堂里打电话通知对方，不要直接上楼去敲对方的门。 拜访地点：会客室 4.初次见面，可以不送礼物 (四)工作程序 1.约定； 2.通知对方有关事项； 3.准备工作：了解背景资料；会见会谈的地点选择、布置与检查；人员安排(主谈人；工作人员) 4.迎接客人：先于客方到达会场；主动迎接；客方介绍部下；主方介绍部下；合影 5.会见、会谈： 6.送别客人 四、馈送礼品的要求 (一)了解各国禁忌： 伊斯兰教国家、俄罗斯、法国、英国、美国、韩国、日本、印度 (二)遵守礼仪 1.送礼的礼节 价格标签撕掉；选择包装纸时，注意花纹、字及颜色；当面送给受礼者，双手递上；不要在第一次见面时或业务洽谈开始阶段送礼，以免行贿的嫌疑；可在业务洽谈结束后送礼，但不能太贵重，有纪念意义即可。 2.受礼的礼节 (三)选择礼品的注意事项 1.与受礼者的关系 2.明确送礼的原因 3.了解送礼者的特点 4.经济方面的限定 ××外贸公司的美国客人到公司洽谈业务，商务秘书陈小姐到机场接回了客人。正值当天气温很高，陈小姐把客人直接带到会议室就座，并按照中国的习俗给每位美国客人倒了热茶。然后离开会议室到老板办公室向老板汇报了情况。老板随即过来，和客人作了简短的交谈。客人索要订单汇总表和生产计划，陈小姐马上打印了一份交给客人。接着老板安排副总经理陪同客人出去用餐。到了中餐厅，陈小姐为了翻译方便，坐在副总经理和外国客人中间的座位上。用餐期间，陈小姐为了显示东道主的热情，不停地给客人夹菜和倒酒，向客人解释每道菜的原料和做法，并教客人使用筷子。用餐结束，询问客人第二天的日程安排。最后送客人回宾馆休息。 思考：陈小姐在接待过程中有些什么做法是不够妥当？ * 【点评】 * 【点评】 * 【点评】黄科长为发信息而采用的方法极不可取。他的主要错误有三：一是不服从上级领导。对同一篇信息稿，发与不发，领导之间的看法和标准不一定是很一致的，但身为秘书人员绝不能去钻这个空子。既然秘书长已明确表态这篇信息不发，作为下级，黄科长应执行和服从。但他却在这一点上犯了错误。二是影响领导间的团结。黄科长绕过主要领导同志，隐瞒真相，将稿子改头换面后送副职领导审发，这是对领导的欺骗行为，尤其不可取。三是“自我”意识太强。这是从事秘书工作的大忌，也是黄科长犯错误的最根本的原因。第一、第二点错误也来源于此。他表面上想的是信息稿的价值，实质上其内心深处想的是显示个人的才华，实现个人的价值，将个人的成绩、荣誉置于工作之上。没有当“无名英雄”的思想准备，是做不好秘书工作的。 * 【点评】黄科长为发信息而采用的方法极不可取。他的主要错误有三：一是不服从上级领导。对同一篇信息稿，发与不发，领导之间的看法和标准不一定是很一致的，但身为秘书人员绝不能去钻这个空子。既然秘书长已明确表态这篇信息不发，作为下级，黄科长应