第02章-秘书部门与办公室管理.pptVIP

第二章 秘书部门与办公室管理;一、大中型机关、企事业单位机构设置; …;（办）;由诸多行政部门组成泰安市人民政府——决策层;又下设了低一级的秘书部门;政府每个部门里面还设置了低一级的秘书部门;;山东农业大学;;;一、大中型机关、企事业单位机构设置;二、秘书部门的涵义 秘书部门：一个单位内部设置的机构，是秘书日常办公的场所，即“办公室”。问：老师、院长、市长、总经理……有无“办公室”？它们是“秘书部门”吗？ 三、秘书部门与办公室的关系 什么是办公室？ 《现代汉语词典》对“办公”的解释：办理公事。“办公室”：（1）办公的屋子；（2）单位内部办理行政性事务的部门。规模大的叫办公厅。 行政：单位内部的管理工作，即行使权力的工作 结论：办公室（2）＝秘书部门：具有行政管理职能的综合性办事机构、服务部门。 秘书部门与办公室有何区别？;狭义的秘书部门;秘书部门：具有行政管理职能的综合性办公室。 秘书部门与办公室的关系——;四、机关、企事业内部机构相互关系 办公室从来都不是单独起作用的，它的存在与组织内其他部门是密不可分的。不管是企业办公室，还是党政机关、事业单位的办公室。 单位内部各部门、各个单位之间之间存在着“隶属关系”和“非隶属关系”。 隶属关系：有领导与被领导的关系，即上下级关系、垂直关系——行文（写、发公文）上，行下行文、上行文：决定、决议、通报、通告、通知等；报告、请示、意见等。 非隶属关系：无领导与被领导的关系，即平行或平级关系——行文上，行平行文：函、意见、议案。;单位内部各个部门之间的相互关系示意图;单位内部各个部门之 间的相互关系示意图;一个国家、地区机构设置及相互关系示意图;秘书部门在单位内部处于什么位置？与业务部门有何不同作用？;在这里我们看不到决策层;泰安市科技局;;;秘书部门在单位内部各个部门中处于何种地位？;秘书部门在单位内部各个部门中处于何种地位？;本级领导;1、秘书部门处于从属地位 领导机构的职能是决策和组织指挥，业务部门（职能、主管）的职能是具体贯彻、执行领导部门的决议??而秘书部门的主要职能是上传下达、左右沟通、内外联络、综合平衡协调，从而推动整个机构的正常运转。 因此，与其他业务部门一样，秘书部门不是独立于领导部门、决策层以外的部门，它总是从属于、服从于的领导部门、决策层。但任何单位必不可少。 但是，秘书部门与其他业务部门相比较，这种从属性、服从性更突出，与决策层的联系更紧密。因为，业务部门在自己的职责范围内有独立决策权，而秘书部门则没有。因为，秘书部门的工作，大部分情况下是涉及全局性的工作，常常是领导人或领导部门授意或交办的，常常代领导部门立言行事，是协助决策层进行宏观管理的核心部门，其管理职能更宏观，全局性更强。;2、秘书部门具有全局意义 秘书部门在单位内部属于一个核心部门、领头部门、要害部门，已超越了各个职能部门业务职责范围而具有全局意义。它在全局范围内给领导提供帮助和服务，重点办理别的部门不能办、带有综合意义、涉及单位全局的事情；它虽然不承担任何具体业务工作，但它要从组织系统的整体利益出发，上下沟通联络，左右平衡协调。 3、秘书部门具有“关口”、“窗口”、“门面”作用 秘书部门从组织系统的整体利益出发，在全局范围内，代领导部门立言行事，决定了秘书部门是一个除机关领导人之外唯一了解全面情况的部门，是“核心要害部门” 。秘书部门在内部又是唯一一个对内对外开放程度最高的部门。;4、秘书部门具有桥梁和纽带作用 秘书部门处于领导与职能部门、与下级单位之间的枢纽位置，起着下情上达、上情下达、沟通左右、联系内外的桥梁作用。无论内部职工向领导传递，还是外单位联系工作，一般都要先通过秘书部门来安排。如决策层向各业务部门传递信息，尽管也可以通过会议等方式直接将思想意图传递给各职能部门和下级机关，也可以直接听取各职能部门和下级机关的汇报，但是在更多的情况下，领导是通过秘书部门（办公室）用文件、电话等方式来布置工作，了解情况。即使是开会，会前准备、会间服务、会后文件起草和制作等等，也必须依靠秘书部门（办公室）来完成。;5、秘书部门具有“调节器”与“润滑剂”作用 如果把一个公司比做成一个人：领导机构就是大脑（决策和组织指挥）；职能部门就是胳膊、腿（贯彻、执行）；秘书部门就是神经系统（传输信息、调节、平衡、联络、沟通） 如果把一个公司比做成一台机器：领导机构即发动机；职能部门即不同的零部件，他们既相互制约，又需要相互协作；秘书部门即润滑剂与检修器，让各个职能部门与决策层之间协调运转。;1、秘书上任伊始，首先要了解一些情况：了解上司和公司 ①上司的特点、习惯和喜好。给上司的工作创造便利是秘书的责任。要做到这一点就要熟知并适应他； ②公司的规章制度，以及上司对你的基本要求。庙不同，经也各有念法。不要光凭经验，也不能光凭想象，