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浅议供电公司变电站工程档案管理 摘要：近年来随着我国经济和科技的发展，信息技术的应 用在变电站工程的档案管理中占据了重要的作用。本文将重 点分析变电站工程档案管理的基本特点及其重要性。 关键词：变电站工程档案管理基本特点 一、变电站工程档案管理的基本特点 1.1归档内容繁杂，文档数量多 众所周知一个建设项目完整的设计档案包括了六个阶 段的档案资料，分别为前期设计阶段、总规设计阶段、方案 设计阶段、扩初设计阶段、施工图设计阶段、施工配合阶段。 前期、总规、方案、扩初、施工图阶段需要归档的文件资料 分为项目管理文件、设计依据性文件、来往函件、设计文件 四大类；其中设计依据性文件就很多，包含建设单位上级机 关的任务批准文件、设计任务书或招标书、规划部门批准的 用地范围及红线图、规划设计要求通知单、建设单位上级机 关的方案批准文件、建设单位对方案的修改意见、初步设计 审批意见书、上级机关或主管部门批准的初设文件、消防、 环保、交通、卫生、环卫、水、煤气、电话、人防等部门的 有关文件、地质勘察报告等；外加各阶段设计文件电子版及 已盖章底图等等。施工配合阶段也不容忽视，也有很多文件 资料需要归档，比如技术核定单、建筑工程消防验收证书、 试桩、地基验槽记录、沉降观测和建（构）工程测量复核等 测试记录等等。。 1.2时间跨度较长，材料变更快 在传统档案管理模式下，项目归档主要由人工操作完 成，整理文档的时间精力花费较大，效率低下。特别是一些 设计项目面临政府政策调整、源环境变化、资方后续资金不 足等多种因素造成项目负成果或中途停建，作为设计方有必 要进行文档保存，一些项目在设计过程中甚至还会出现产能 的扩大或缩减的调整，需要同步对设计做出相应调整，相应 增加了档案整理归档等工作的人力财力成本。 1.3用户范围广泛，应用程度高 设计档案是设计科技活动的记录，承载着设计专业科学 技术知识，体现了现实的长期使用功能和价值，在生产生活 中应用极为普遍。设计档案的适用性原则也使得设计成果存 在共享可能，也就是无论在设计阶段还是施工、竣工阶段， 设计成果必须及时提供给投资方或业主、施工方参考应用。 在实践中，还存在项目建设完工之后的后续设计施工，比如 一些民用建筑项目需要接受建设方、业主和城建、规划、环 保、绿化等政府部门的层层验收，一些商业地产、住宅项目 还需要为个体业主的装修、维修等提供咨询服务。 二、变电站工程档案管理方式的基本趋势 2. 1档案内容由多元化向数字化转变 传统的设计档案主要以工程图纸和技术文件管理为主， 内容多数量大，存储与维护较难。信息技术广泛应用为档案 管理提供了极为便捷的途径。通过利用电子文件、电子图片、 技术报告、声像等多种电子信息档案，把内容庞大的纸质形 态的档案资料实施电子分类与归并，并形成数字信息储存、 查询、修正等各种手段的信息媒体与服务介质，使得变电站 工程档案管理从传统的手工操作模式中慢慢解放出来，极大 地促进了档案管理工作的革新。 2.2管理手段由手工向计算机操作转变 传统的档案管理从立卷整理、排架到查找利用案卷，档 案工作人员都是手工操作，劳动强度大，工作效率低。在信 息化条件下，通过运用计算机编排，开展档案信息化建设工 作，开发图档管理应用系统，实现了工程图纸、设计文件等 网上自动归档；完善了图档网络整理、编目、分类、编号等 功能；增强了实现电力公司内部局域网在线检索、浏览、申 请、审批和下载借阅利用电子文件等功能。 2.3管理方式由纸质实体向信息媒介为主转变 传统的档案管理模式是以保管档案案卷、设计蓝图、硫 酸底图实体为主。信息技术的普及使得建筑设计公司档案工 作在积极主动做好档案利用服务工作的同时，能够集中精力 放在做好工程参考、质量追踪、各类资质申报、职称评聘、 质量抽查、财务审计等大量的专题信息查询工作上，这为拓 展档案功能的多元化发展奠定了坚实基础。 三、变电站工程档案管理的创新策略 3. 1大力推进观念创新 一是要主动提高认识。充分认识企业信息化给档案工作 的传统理论、方法、手段带来的严峻挑战，进一步深化档案 信息化建设的重要意义。二是要注重顺应趋势。准确把握形 势变化对档案工作带来的新机遇、新挑战，从思想和行动上 适应当前文件形成电子化、文件管理动态化、图纸归档网络 化、图纸储存数字化的新趋势，进一步加快推进档案数字化、 文档一体化、信息标准化、服务网络化发展，构建统一的档 案管理，利用信息平台，建立与企业信息化相适应的档案管 理模式。三是积极完善制度。建立健全适合本单位信息化要 求的规章制度，重点要建立电子文件归档管理系统，强化电 子图纸形成、流转、接收、监控、归档、鉴定以及安全责任 机制；加强对原有纸质档案的安全保管，确保电子档案的原 始性和真实性。 3. 2大力推进管理创新 认真执行国