工作时间管理资料.ppt

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 1. Review yesterday. 回顾昨天 2. List today’s events realistically. 现实地列出今天的事件 3. Value each task (A,B,C).排价值 4. Order each task (1,2,3).排次序 每日计划 自然法则: 1.我们倾向于呆在我们的舒适区。 2.要实现目标,我们必须扩展我们 的舒适区。 改善的第一步——“记录时间” 要想使用好时间，必须知道自己的时间 实际上是怎样花掉的。确认你的时间用 在哪里，不要光凭记忆，那太不可靠了。 记录必须真实、确切，不可事后凭记忆 再来追记。 承诺：1.在今后21天中选7天记录自己 的时间是怎样运用的; 2.每周花费30分钟至1小时回顾上周 及安排下周计划 3.在今后21天内天天做每日计划 4.在21天内写下一个长期目标 管理 管理 管理 时间管理的核心 使命、价值观、角色 中期步骤 目标 成功 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 确定重要度的参考因素 1、承诺事项； 2、与团队有关事项； 3、目标考核中权重较大事项； 4、其他事项。 III IV I II 紧 急 不 紧 急 重 要 不 重 要 紧急 不紧急 时间矩阵图 准备工作 预防工作 计划 建立关系 更新 澄清价值观 授权 琐碎杂务 无关的电话、信函和邮件 消磨时间的行为 “逃避”的行为 过分沉迷于电视、 上网和放松状态 不必要的干扰 不必要的报告 不重要的会议、电话、 其他人的小事 危机 紧迫的问题 有期限的项目、 信函和电子邮件 会议、报告 重要 不重要 III IV I II 紧 急 不 紧 急 重 要 不 重 要 自然法则： 紧急 优先级高； 紧急可能会 优先顺序。 紧 急 不 紧 急 重 要 不 重 要 态度 “时间杀手” 有形杀手： 明明知道是浪费时间的事情，但又不得不做，又或者迫于无奈地去做： 接听电话 打电话 某些会议 打扰 官僚作风 沟通不足 办公室政治 跟“有问题”的人共事 资源不足 阅读文件及邮件 无形杀手 在我们不自觉的情况下出现，许多时候，问题是源于我们自己： 欠缺周详计划 不懂分辨轻重缓急 过分专注细节 犹豫不决 不懂说“不” 拖延 善忘 不懂授权 欠缺组织 健康欠佳 会议时间的管理技能 会议准备的步骤 会议容易出现的问题 -迟到 -跑题 -效率低下(会而不议,议而不决,决而不行,行而未果) 会议进行中的主持技巧 -开始 -进行中 -处理困难局面 宣布闭会的技巧 有效会议准备12步 确认会议主题 写下每一主题要达到的目标 选择会议参加者 决定参加者是否要做必要的事先准备 规划每一议题的时间 确定会议日期、时间 确定会议地点 通知参加者 设定会议规则 研究并决定就每一议题有效交换背景材料的策略 研究并决定就每一议题做出决定的策略 计划对每一议题做总结 计 划 设定目标/ 就会议守则达成共识 会议总结 落实跟进 事项1 交换背景信息 做决定/确认行动 总结事项1 事项2 交换背景信息 做决定/确认行动 总结事项2 事项3 交换背景信息 做决定/确认行动 总结事项3 会议容易出现的问题 -迟到 1.事先提醒 2.必要的惩罚 3.准时开始准时结束 -跑题 1.程序性建议 2.重申目标 -效率低下(参与者问题、场地问题、时间问题、决策方式与执行问题等） 会议进行中的主持技巧 1.让每一位与会者都感到被尊重 2.迅速引入会议主题并控制会议的进度 3.鼓励每位参会者发表自己的见解 4.善于处理会议中的不同意见 5.对发言进行适当的鼓励和小结 6.及时澄清发言中提出的问题 四把钥匙 只用一个个人管理系统 随身携带 远离“废纸” 以最适合自己的方式使用工具 个人管理工具基本用法: ? 优先次序 ? 监督进度/跟踪 ?