高效会议管理技巧10.ppt

用足够多的时间检视困难所在，并与参会者达成共识 列举或图示各提案并开始讨论 客观比较各提案的优劣，避免意气之争 估计各提案之获益率 估计有无采集更多参考资料的需要 征求反对意见 以中立角度检视正反意见 寻求与会者对各题案之认同 对提案做适当的休整与妥协 确认议事结果 组成或指定议案执行的监督单位。 +权威决策 +共识决策 +无异议决策 +少数服从多数决策 倾听的技巧 实际的说话技巧 倾听 是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望。全神贯注的理解谈话者的内容，与他一起去体验，感受整个过程。这是一种管理技巧，可以通过学习和锻炼得到提高。 ——先听听别人完整的故事………… 点头且微笑 眼神的接触 发出倾听的声音 身体向前倾 重复和总结 必要时做记录 别人说话时你在想你自己的事 边听边与自己的不同观点比较 经常打断别人的谈话 为演讲者结束他的演讲 忽略过程只要结果 仅听自己想听或愿听的东西 精力不集中，易被其他东西干扰 ONE：我也有过相同的经历 TWO：如果我是你，我跟你感觉一样 1、与“cicada蝉”相遇 2、与“shark鲨鱼”相遇 3、与“donkey驴”相遇 4、遭遇“rabbit tracking兔子般追踪” 5、与“crab螃蟹（跑题者）”相遇 4.拒绝倾听别人的主要观点 3.讲的太模糊，没有具体事例 2.讲了很长才进入主题） 1.讲故事（和讨论的主题无关） 可用话语或非语言的暗示 事先提醒关于会议的程序和时间限制 用总结的方式结束 与“cicada蝉”相遇 对于“cicada蝉”解决办法 非语言性打断 重申会议规范 反问法 与“shark鲨鱼”相遇 对于“shark鲨鱼”解决办法 1、有攻击别人的倾向 2、总是给予消极的、否定的意见 点名发言 重复问题 突出他的贡献 与“donkey驴”相遇 对于“donkey驴”解决办法 过于敏感 防卫性很强，心中有面墙 不能站在别人的立场看问题 1.肯定他的贡献 2.重申可以试用现在的程序 遭遇“rabbit tracking兔子般追踪” 对于“rabbit tracking兔子解决办法 质疑正在使用的程序 总是提议不同的程序或建议 强调时间压力 重申会议规范 带入别人 短暂沉默 与“crab螃蟹（跑题者）”相遇 对于“crab螃蟹（跑题者）”解决办法 开会的同时一并做别的工作 私自进入小团体讨论 时常接电话 瞌睡 其他：以笔敲桌，背对发言者，故意看别处等 主持人的守则与责任 参会者的守则与责任 如何处理会议中的冲突 营造和谐气氛 按照议程进行 正确讨论总结内容 引导发言者解释使人困惑的发言 帮助参会者理清不假思索的想法 尊重别人，避免会中意见一边倒的情况 减少与议题无关的争辩和讨论 保证中立态度 1、主持人的守则与责任 听完陈述后，就没词了 向双方之一表示赞同 阻止对方宣泄，建议双方冷静下来后再谈 认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题 建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议 引导双方攻击你 缩小问题的严重性 换话题 当双方争执时，表达不愉快的情绪 2、主持人作为矛盾调停 者的失败表现 会前充分准备 会中全情投入，贡献自己的创意与意见 以解决问题为己任 开放的心态，摒除部门之见 尽可能多的获取信息 耐心聆听，尊重他人的意见 勇于发言，言之有物 不隐善扬恶，不人身攻击 避免不当的肢体语言 会后总结 3、参会者的守则和责任 会议记录者的功能 谁能胜任会议记录者 对会议记录的10大建议 仅次于主持人 记录及维持议程所设计的顺序 协助主持人总结与归纳 反应快 写字快 知识面广 记忆力特别强 组织能力强 倾听能力强 总结能力强 1、会议记录者的功能 2、会议记录者的才能 重要的会议应该进行录音 定期召开的会议不用录音 多数会议指定记录者 记录者的笔记流畅不失真 会议记录者的责任更全面 会议记录内容全面而准确 会议结束后整理会议内容 会议记录应有组织的整理 与主席共同修正错误部分 将会议记录发送给与会者 3、会议记录的10大建议 作参为者的会后跟进 作为主持人的会后跟进 自我评定 怎样提高下次会议的质量 关于习惯 拿到会议记录以后要细读 分析不同参会者的众生相 考虑自己任务的完成方法 会议是一项新任务的开始 请大家填写会议评估表 针对意见做出改进措施 询问和联络缺席的同事 制定跟进计划，负责跟进 如有需要找高层协助 如计划进行顺利，取消下次会议 会议之后检讨得失 处理说话紧张最好的方式是排练！ 在开会中有没有人误解过我的意思？ 我有没有在别人谈话时跳到其他话题？ 有没有在会前让员工了解会议的内容？ 面对别人说话的时候是不是很紧张？ 处理说话紧张最好的方式是排练！ 5、是否遇到只有主持人说话而没人参与？ 6、谈话结束