高效会议管理(超实用).ppt

执行跟踪 责任到人：人物责任到人，监控责任到人 时间限制：在规定时间内进行跟踪人物的完成情况 确认跟踪的方式：电话、邮件、书面… 一下任务监控人： × × × 任务 计划完成时间 实际完成时间 交付件 责任人 请各任务责任人及时反馈表中事务进展情况至监控人！ 二、会后跟踪 有效反馈 根据任务要求，对工作进展进行双日报、周报或月报 参考项目进展报告模板 目录 一个中心：和意义目的 两个基本点：会议准备和会议跟踪 五个会议步骤 三个会议法则 四种干扰行为管理 五个会议步骤 有效开场 澄清信息 头脑风暴 做出决策 总结跟进 会前签到/准备 营造会议气氛 设立会议纪律 陈述会议目的 回顾会议议程 复述背景 总结 征询其他资料 及议题 征询意见及发 掘可行方案 分配会议角色 发挥他人意见 总结 征询及选择最 可取的方案 决定行动由谁执 行及何时完成 归纳共识 遗留问题 分工计划 感谢参与 目录 一个中心：和意义目的 两个基本点：会议准备和会议跟踪 五个会议步骤 三个会议法则 四种干扰行为管理 三个会议法则 团结与会人员 集中与会人员的注意力 鼓励与会人员 讨论： 约翰克里斯在那些方面做得不对？ 他应该如何有效地处理马库斯咄咄逼人 的态度？ 会议法则一：团结与会人员 让有关人员发泄情绪 中立的态度 参与讨论而不是做观众 用事实说话 讨论： 约翰克里斯在哪些方面做的不对？ 如果你是克里斯，你会怎么做？ 会议法则二：集中与会人员的注意力 时刻保持警惕 控制会议方向 主持人自己不清楚（确认自己） 解释并核实 讨论 这段录像中有哪些糟糕的会议行为？ 如果你是克里斯，你会怎么做？ 会议法则三：鼓励与会人员 保护弱者 征询每个人的意见 把建议记录下来 提倡决议 目录 一个中心：和意义目的 两个基本点：会议准备和会议跟踪 五个会议步骤 三个会议法则 四种干扰行为管理 干扰行为管理 有效会议 沉默者 交头接 耳者 滔滔不 绝者 跑题者 干扰行为管理 干扰者 行为表现 应对方式 滔滔不绝者 一直说个不停，抢话题，占用大家的时间 1. 2. 3. 沉默者 安静地坐着，非常被动，不愿意在讨论中发表意见或看法，也不对提出来的建议表示同意或不同意 1. 2. 3. 干扰行为管理 干扰者 行为表现 应对方式 交头接耳 一直在和他人交头接耳谈一些无关的话题，开小会，影响了其他的与会者 1. 2. 3. 跑题者 讨论的话题偏离会议主题，时不时地将探讨带离议程，使得其他与会人员也偏离主题，从而讨论其他不相关的内容 1. 2. 3. 干扰行为管理原则 1、不伤害自尊 2、反干扰步骤逐步增强 行动计划 在未来的日子里，你将来采取哪些行动以提高你的会议管理技能？ 课程总结 高效会议 一个中心 两个基本点 三个会议法则 四种干扰 行为管理 五个会议步骤 Successful factors 会议目标 会议准备 会后跟踪 明确与会人员 集中与会人员注意力 鼓励与会人员 滔滔不绝 沉默者 交头接耳 跑题 有效开场 澄清信息 头脑风暴 做出决策 总结跟进 谢谢 高效会议管理 每周生产例会 讨论：回忆中存在哪些问题？ 讨论时间：5分钟 会议中存在问题（一） 很多会议未事先准备材料；已准备材料的会议，有多数人会前未阅读； 有多数参会者不知会议议题、目标、不知应否参加会议； 多数会议不能准时召开，准时结束； 有不少人开会不做记录； 有不少人在开大会时开小会，对他人的发言置之不理或无理打断； 有不少人人到心不到，或忙于接/打电话，或忙于自己的其他工作，或闭目养神，或做局外人，一言不发。 会议中存在问题（二） 会议气氛极差，虽然是干部，争吵、推卸、指责频频发生，反而对会议议题不感兴趣。 对会议中涉及的问题、责任等，不能正确对待。 会议涉及的问题、责任等，不能正确对待。 会议中涉及的问题、责任等，不能正确对待。 会议中涉及的工作往往分配给未参加会议的人。 有多数会议的决议时在会议结束前的很短一段时间内做出的。（因急于结束、休息，故草草了结） 多数会议毫无效果，议而不决，决而不行，行而不通。 不少与会者，离场时不能保持会议室整洁。 会议管理的重要性 ★ 对于公司来说，高效的会议可以 提高决策效率 降低运作成本 改善组织气氛 ★ 对于管理者来说，高效的会议可以 增加团队凝聚力 增强团队执行力 提高决策效率 会议成功的要素 高效会议 一个中心 两个基本点 三个会议法则 四种干扰 行为管理