rfy文件编写制度.docVIP

青岛锐丰源化工有限公司管理文件 　　　　　　　　　 　 版号:A QG/RFY·001-2014　 文件编写规范 　 　　 页码:1/6 1.0 目的 规定公司体系文件的编写、修改、编号、格式、内容、字体等管理要求，保证文件完整规范。 2.0 范围 适用于公司体系文件的编写、规范管理，行政文件(红头文件)按公司相关规定管理。 3.0 文件定义 文件是指信息及其承载媒体。媒体可为纸张、磁盘、光盘或其他电子媒体、照片或他们的组合。 4.0 管理内容与要求 4.1体系文件概述 4.1.1公司的体系文件按级别分为四层，其中第三层文件（作业指导书）又分为三类，体系文件结构图如下： 按ISO9001、OHSAS18001标准要求描述公司质量及职业安全卫生管理体系，规定或引用管理体系文件；是体系的纲领性文件，规定公司质量及职业安全卫生管理方针、组织架构、职责分工、管理要求、对标准的删减说明，以及管理体系过程之间相互顺序的表述。第二层记录是实施体系文件的证据(阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件)明确指导完成某项具体工作任务的方法或要求，其内容是完成工作任务的具体步骤、具体规定或所需掌握的技术细节；一般要明确谁来做、何时(多长时间)、何地做、如何做、使用何种材料、设施和文件，达到何种标准、形成什么记录，这类文件是程序文件的补充和支持性文件。规定公司主要活动或过程的顺序和相互作用，应明确阐述该项活动的主要目的、工作流程、工作内容、执行工作任务的责任部门或岗位，以及各工作步骤之间的相互关系；程序文件在体系中起承上启下的作用，向上是对管理手册的展开，向下引出第三层文件。第四层第三层第一层程序文件管理手册作业指导书 一.管理文件(包括计划方案) 二.技术文件(标准、图样) 三.部门文件(岗位说明、部门工作手册)　　管理考核制度) 按ISO9001、OHSAS18001标准要求描述公司质量及职业安全卫生管理体系，规定或引用管理体系文件；是体系的纲领性文件，规定公司质量及职业安全卫生管理方针、组织架构、职责分工、管理要求、对标准的删减说明，以及管理体系过程之间相互顺序的表述。 第二层 记录是实施体系文件的证据(阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件) 明确指导完成某项具体工作任务的方法或要求，其内容是完成工作任务的具体步骤、具体规定或所需掌握的技术细节；一般要明确谁来做、何时(多长时间)、何地做、如何做、使用何种材料、设施和文件，达到何种标准、形成什么记录，这类文件是程序文件的补充和支持性文件。 规定公司主要活动或过程的顺序和相互作用，应明确阐述该项活动的主要目的、工作流程、工作内容、执行工作任务的责任部门或岗位，以及各工作步骤之间的相互关系；程序文件在体系中起承上启下的作用，向上是对管理手册的展开，向下引出第三层文件。 第四层 第三层 第一层 程序文件 管理手册 作业指导书 一.管理文件(包括计划方案) 二.技术文件(标准、图样) 三.部门文件(岗位说明、部门工作手册) 　　管理考核制度) 记录(表格、报告)4.1.2公司体系文件不包括党政工团等行政文件，其管理要求执行国家有关法规、标准。　 记录(表格、报告) 4.2文件编写要求 4.2.1文件编写要保证可实施性和可检查性。 编制： 　　　　　 　审核： 批准：　 日期：年月日 青岛锐丰源化工有限公司管理文件 　　　　　　 版号:A QG/RFY·001-2014　　 文件编写规范 　 页码:2/6 4.2.2表达要准确、简洁，避免任何可能引起的歧义。不能用时间副词修饰，如：经常、定期等；也不能用程度副词修饰，如：严格、基本上、原则上等词。 4.2.3对任何一项活动或过程只能规定唯一的程序或制度； 4.2.4一个过程包含多项活动时，应通过流程图表明其输入、输出的相互顺序。 4.2.5流程图由基本活动箱和决策图构成：　　　　　　　　　　　　　　　　　　 NY输出合格输入活动内容责任部门/人输出基本活动箱:　　 控制事项　　　　　　　　　　决策图: (返回) N Y 输出 合格 输入 活动内容 责任部门/人 输出 输入 输入 流程图要明确工作接口，避免职责不清；一个工作流程