富士康集团文档管理.pdf

文 檔 管 理 主講﹕李永忠 2002.10.25 目 錄 1 、概論 2.文檔的制作與發放 3.檔案管理的方法 §1 、概論 一.文件、檔案的概念 1.文件 ── 法定機關或組織按照一定的 形式經過一定的處理程序而形成的書面 文字材料 2.檔案 ── 是一個單位在公務活動中形成 的具有查考利用價值的歸檔集中保存起來的 文件材料(包括技術圖形、影片、照片等) 3.文檔的格式:  文件格式:標題、部門代號、年號和順序號  正式格式:除綜合性的報告、總結外,一文一事  文尾格式: 發文機關(落款或署名):對此文件負責的機關、人 發文時間:最后發出時間 上呈、抄報機關:使領導有所了解、對本部門有規 範、管理的部門 富士康企業集團 連絡單 頁 次﹕ 受文單位﹕ 發文單位﹕ 會辦單位﹕ 發文編號﹕ 副本呈送﹕ 發文日期﹕ 主 旨﹕ 說明﹕ 核准﹕ 審核﹕ 承辦﹕ 二、檔案管理的意義 1.作為法令的依據 檔案管理有利於隨時查閱相關法令或本 公司的規章制度、會議決定,為公司業務 運行找到可靠的依據 2. 處理業務的參考 使業務人員在處理業務時準確、全面、 客觀地了解企業情況,避免發生差錯 3.保密 企業檔案中,有些文件資料是秘密的,如 果不專門加以管理,就很容易造成商業機 密泄露,造成意想不到的損失 三.檔案管理的原則 1.集中管理原則﹕企業檔案為企業集體所有, 任何人不得占為己有,因此應集中管理檔案 2.共同分享原則﹕盡量減少檔案的復印份數及 保管場所,提高檔案的保密系數和安全性,同 時降低管理成本 3.分類歸檔原則﹕及時分類、整理、編輯與傳 遞,科學歸檔保管,提高管理質量與效率 四.檔案管理的任務 一言蔽之﹕使檔案管理標准化﹑系 統化﹑資訊化 1.收集、整理、保管和統計與本公司 有關的各種檔案 2.辦理檔案的借閱 ,做好檔案利用和 研究 3.進行檔案的鑒定,對超出保管期限 的檔案提出存毀意見  要求 1.維護檔案的完整性/安全性與便于使 用相結合 2.對電子檔﹕篩選､打印､摘要､送閱 ､存檔(同時保存電子檔) §2.文檔的制作與發放  遵守公司及部門公文管理、保密相關制度  負責對本部門發出文件的嚴肅性、規範性 、嚴謹性進行監督、檢查  有責任注意本部門發文內容與其他部門發 文不發生沖突、矛盾,發現問題時,應告知 主管並提供相關文件、資料等  文件編號應統一管理  文種選用應統一管理  應對所制作的文件做好磁盤處理 ,並在磁盤 和計算機內建立文件目錄,便於修改或查詢  應在保證時效性和保密性前提下跟蹤完成 文件的會簽和印刷.文件在簽發當日即應發 放到指定單位或人員手中  發文前應保存文件底稿、附件及磁盤文 件原稿 ,發文后應將文件原稿附發文簽收 記錄收存入檔  傳真發出前應檢查所發傳真是否有錯漏; 發出后應向對方電話確認是否收到.密級 傳真,應確認發至對方親收.傳真完畢須 在傳真件上註明 ,並根據需要決定是否存 檔 §3.檔案管理的方法 一.管理