XX集团公文管理制度.pdf

新奥集团公文管理制度 １ 总则 1.1 为使集团公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工 作的效率和公文质量，制定本制度。 1. 2 集团的公文（包括电报、传真，下同），是集团在经营管理过程中 形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻集团经营方 针、策略、计划，发布行政命令和规章制度，请示和答复问题，指导、 布置和商洽工作，报告情况，交流信息的重要工具。 1.3 公文的处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相 互关联、衔接有序的工作。 1.4 集团办公室及各单位行政办公部门是公文处理的管理机构，主管本 单位公文处理工作,其中集团办公室负有指导下级单位公文处理工作的 责任。 1.5 公文管理部门在公文处理工作中应坚持实事求是、精简、高效的 原则，做到准确、及时、安全。 1.6 集团办公室、集团公司各部门及各单位行政办公部门，应当配备专 （兼）职的文秘人员负责公文处理工作。文秘人员应当忠于职守，廉洁 正派，具备有关专业知识。 1.7 在公文处理工作中，必须严格执行保密制度和有关保密规定，确保 集团秘密的安全。 2 公文种类 2.1 命令（令） 适用于发布规章制度；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关人 员；撤销下属单位不适当的决定。 2.2 决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排。 2.3 公告、通告 “公告”适用于向集团内外宣布重要事项。 “通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 2.4 通知 1 适用于批转下属单位的公文，转发国家行政机关和不相隶属机关的 公文；发布规章；传达要求下属单位办理和有关单位需要周知或者共同 执行的事项；任免和聘用干部。 2.5 通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 2.6 议案 适用于提请国家代表机关或一定组织的会议讨论、处理的建议。 2.7 报告 适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复 上级单位的询问。 2.8 请示 适用于向上级单位请求指示、批准。 2.9 批复 适用于答复下属单位的请示事项。 2.10 函 适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；请求批 准和答复审批事项等。 2.11 会议纪要 适用于记载和传达会议情况和议定事项。 3 公文格式 3.1 公文一般由发文机关标识、发文字号、秘密等级、紧急程度、签发 人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、 抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 3.2 发文机关应当写全称或规范化简称；联合行文时主办单位应当排列 在前。 3.3 秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”， 其中“绝密”、 “机密”级公文应当标明份数序号。 3.4 紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明 “特 提”、“特急”、“加急”、“平急”。 3.5 发文字号，包括机关代字、年份、序号。联合行文时只标明主办机 2 关发文字号。 3.6 上报的公文，应当在首页注明签发人、会签人姓名。其中“请示” 应当在附注处注明联系人姓名和电话。 3.7 公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类， 一般应当标明发文单位。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不 用标点符号。 3.8 主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统 称。 3.9 公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名 称。 3.10公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联 合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应 当加盖印章。 3.11成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位 领导人的签发日期为准。电报以发出日期为准。 3.12公文应当标注主题词。 3.13文字从左至右横写、横排。 3.14 公文中各组成部分的标识规则参见新奥集团企业标准