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浅析提高办公室工作效率的途径的论文 浅析提高办公室工作效率的途径的论文 摘要： 文章从独立学院办公室的职能入手，提出当前独立学院办公室管理 中存在工作人员责任心不强、积极性不高、分工不明确、工作压力大 和人员素质亟待提高等问题，认为办公室管理部门应从提高工作人员 的思想认识、健全学院规章制度、鼓励探索新工作方式、提高管理人 员综合素质和改善办公条件等方面入手，提高独立学院办公室的工作 效率。 关键词： 办公室；工作效率；独立学院 随着我国高等教育的改革发展, 独立学院已成为我国高等教育的一支重要生力军，承担着本科人才培 养的重任。学院办公室是整个独立学院运作的中枢，作为一个综合性 的管理部门，它起着上传下达、沟通左右、保证学院各项工作正常运 作的作用。随着独立学院的快速发展，办学规模的扩大，学院办公室 的任务也越来越繁重和复杂，为了更好地发挥其参谋、督察、协调和 服务的职能，恰当地处理好学院各个部门之间的关系，解决好学院的 各项事务，学院办公室必须改进工作方式，努力提高工作质量与工作 效率，以此来满足独立学院跨越式发展的要求。 一、独立学院办公室的职能 要改进工作思路，提高工作效率，必 须对学院办公室的工作职能有一个准确的定位，只有权责明确，才能 各司其职，提高效率。虽然不同学院的管理体制不尽相同，导致学院 办公室的职能会有细微的差别，但总的来说，有以下方面： （一）上传下达、检查监督与综合协调 学院办公室既是领导对内 开展工作的指挥中心，又是对外接受学校职能部门工作任务的“桥梁 和纽带”，发挥着承上启下、协调左右、联络内外的中心枢纽作用。 wW. . COm对于学院领导交办的事项，办公室要认真落实，并就任务 的实施情况进行检查监督，并及时向领导汇报完成情况，保证各项管 理目标的实现；针对学院老师或相关部门提岀的意见和建议，办公室 要及吋汇总，向学院领导反馈，并将领导的批示传达给相关部门。由 于办公室的工作量大、事务繁杂、服务对象多种多样，在繁杂的行政 事务中，势必出现不同意见和各种矛盾，这时办公室工作人员必须在 协调、沟通上下功夫，协助领导协调各个部门间的关系，保证学院各 项工作顺利开展，保障学院拥有一个宽松的育人环境。 （二） 辅助决策，服务领导 学院办公室在执行学院领导下达的 任务过程中，接触面广，信息量大，能够准确把握学院发展过程中存 在的问题，学生工作的重点和难点。此时，学院办公室除了协助院领 导处理学院日常党务、政务工作之外，还应当当好领导的参谋，为领 导献言献计、出谋划策，为领导制定合理有效的政策提供信息和建议 ,促进学院的发展。 （三） 做好后勤，服务师生 办公室工作千头万绪，一言以蔽之就 是服务。除了协调工作、服务领导之外，办公室还要承担会议安排、 人事聘任、物资采购、重要文件收发、接待各种来访、组织学院相关 活动等事务，如此繁杂的事务就要求办公室工作人员能够各司其职、 忙而不乱，把服务工作做到尽善尽美。 （四） 营造文化环境职能教师是学校文化建设的主体，由于教师 平吋忙于备课、教学、实验或科研，除了常规性的学院大会，他们很 少有吋间会聚在一起。因此，学院办公室必须在文化建设中起到主导 作用，主动承担起学院文化建设的职能，努力为学院营造一个和谐、 健康的工作和学习环境。 （五） 对外窗口职能 学院办公室还负责学院对内、对外宣传工作; 负责回答学生或家长的疑问；负责编发简报，学院网站的建设与监管; 负责办公室网站的维护及更新。组织、协助院领导接待重要来访，处 理信访等。 二、独立学院办公室管理中存在的问题 （一）工作人员的责任心不强，积极性不高 由于办公室的工作比 较零碎，很多人认为这是仅仅是跑腿打杂的事务活，没有技术含量， 谁都可以胜任。正是由于工作人员对学院办公室工作识上的偏差，致 使有些工作人员不能安心工作，责任心不强，成天想着调整到一个更 好的职位；另一方面，由于长期“重使用、轻培养”的政策，学院忽 视了对工作人员的培训，导致他们自身能力得不到提高，加之工作繁 忙，从事科研时间较少，研究成果有限，职称晋升也有难度，影响收 入，这些现象都会加速办公室人员的更新，严重影响工作的衔接。在 工作态度方面，有些工作人员对自身工作抱着“不求有功，但求无过” 的心态，认为“多做多错、少做少错，不做无错”，工作上只是被动 地完成领导交给的事务，积极性不高。 （二） 管理人员不足，工作压力大 独立学院具有赢利的性质决定 了管理者会从成本上考虑，人为地减少工作人员的数量，节约学院的 运营成本，这就增加了在职工作人员的工作强度。另一方面，全国现 有独立学院326所，在校生达18 6.6万人，承担全国三分之一本科人才培养的重任。随着办学规模 的扩大，学院办公室所承担的日常管理工作大幅度增加，加上学院办 公室作为学院有关部门任