秘书机构的设置.pptVIP

（一）队伍建设 1、保持相对稳定 2、提高综合素质 3、优化队伍结构 4、组建和管理秘书团队 年龄结构 智能结构 非智力因素 情绪智商 优秀的秘书团队应具备的要素 1、共同的目标 2、互相合作，彼此认同 3、责任心 4、学习精神 五、秘书机构的建设 （二）制度建设 1、秘书工作制度 2、管理制度：秘书的录用、考核、奖励、升降、培训、交流等制度；工作责任制；目标管理制度。 你怎样看待这两个人的做法？ 某外企的两个部门秘书同时去找总经理裁断，这两个秘书一个拟写文书，另一个制作和发文。为了是把文件送过去还是过来拿，两个人各执一词。一个说：“你来拿。”另一个说：“你给我送过来。”这个外企老板对这两位秘书说：“你们先回去，一个小时后我来帮你们拿。”对这个案例，人们的说法不尽相同。 1、有人说应该先确定一种制度； 2、有人说对两位秘书应该各打50大板； 3、还有人说“一次拿与送没关系，但以后呢？” 4、请对这些观点加以分析并说明你的观点。 案 例 分 析 * * 行政秘书学 原 理 篇 第一章 行政秘书学的基础知识 第一节 秘书与秘书学 第二节 秘书机构 第三节 秘书工作 第四节 秘书的职业道德和能力结构 第五节 秘书与领导 章节安排 第一节 秘书与秘书学 一、秘书的定义及分类 1、“秘书”词义的演变 （1）宫中秘藏之书 （2）辅臣 （3）行政职业 （4）社会职业 2、秘书的定义 所谓秘书，乃是组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任务的人员。 从事办公室程序性工作，协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员 —— 2003《秘书职业技能标准》 3、秘书的职业特点 1.直接性 2.稳定性 3.知识化 4.年轻化 5.女性化 4、秘书的分类 横向分类 按单位性质不同——机关秘书，企业秘书，私人秘书，商业秘书，涉外秘书。 按工作内容不同——行政秘书、机要秘书，文字秘书，教学秘书，信访秘书、通讯秘书、医学秘书，法律秘书等。 按服务对象不同——公务秘书、私人秘书。 纵向分类（层次） 高级、中级、初级 我国党政机关秘书 高级秘书： 秘书长、办公厅（室）主任。一般是省、厅两级的秘书人员。 中级秘书 ：办公厅（室）主任及其下属的秘书处长或秘书科长、秘书股长、文字秘书。一般是处、科两级的秘书人员。 初级秘书：是指在办公厅（室）、秘书处（科）内从事文件收发保管、打字、印校、接待、联络、会务工作和办理其它事务工作的人员。 企业秘书 高级秘书：包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等。这是处于高级领导层的要职，这是秘书职位的顶点。要求有长期的相关工作经历，良好的外语条件，良好的沟通能力、协调能力、判断能力和预见能力……而具备这些条件的人才更是凤毛麟角。 中级秘书：包括部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者左右的秘书、中小公司的经理秘书。权力和责任相对大一些，处理各种事件的能力要求也高一些，薪水自然也高一些。这些人的年龄一般在25—35岁左右。 初级秘书：包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等。职责一般比较单一，技术含量较低，薪金相对低一些，在职者的年龄一般不超过25岁。 企业秘书的各种类型 总经理行政助理Executive Assistant Manager 总经理助理Assistant to General Manager 总经理秘书Executive Secretary 总经理秘书Secretary to general Manager 行政秘书Executive Secretary 行政助理Administrative Assistant 机要秘书Secretary 接待文员Clerk 企业部分秘书岗位工作职责 　　 【办公室主任岗位职责】1.领导办公室工作并具体主持行政事务工作；2.召集公司办公室每周例会,制定每周工作计划;3.审核批准公司1000元以下行政费用开支报告;4.审核上报公司1000元以上行政费用开支计划;5.负责公司防火\防盗及交通等安全管理工作;6.公司员工及住房管理;7.对外经济合同的审核签章及公司法律事务协调;8.总经理办公室人员编制管理;9.对外联系的工作计划制订与实施.　　 【行政主管岗位职责】1.按合同实施物资采购和小型用品采购;2.员工午餐的具体安排;3.电话费缴纳