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企业档案管理质量体系研究 　　摘要本文围绕企业档案管理标准、管理规范的现状及问题进行调查、分析、研究，以期找到提高企业档案管理水平及利用效率效果的方式方法，并使档案的价值得到充分的发挥。 　　关键词企业档案；质量体系；管理标准近年来，企业档案越来越受到企业各层管理者的重视，管理好企业档案对提高企业的服务效率、经济效益、竞争力、社会地位等大有益处。 　　在企业档案实际工作中，存在很多问题，企业档案工作开展难度大、进展缓慢、效率低下。 　　针对这些问题，笔者认为，企业档案管理应遵守一定的质量标准，并纳入企业管理的整体标准体系中，与其他标准体系相互协调配合，共同为企业服务。 　　1企业档案管理标准、规范的现状及问题11企业档案管理标准、规范现状。 　　企业档案管理的行业规范有《工业企业档案分类试行规则》《企业档案管理规定》《企业档案工作规范》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等。 　　《工业企业档案分类试行规则》国档发〔1991〕20号是国家档案局1991年发布的规范性文件，并于2011年1月28日经国家档案局局务会议审议，属于继续有效的规范性文件。 　　此规则的发布为深化企业档案业务管理，提高现代化科学管理水平，促进企业档案工作的整体建设，更好地服务于企业生产、经营管理和技术进步。 　　2002年9月，《企业档案管理规定》由国家档案局、国家经委、国家计委联合颁布实施，该规定是根据国务院关于加强企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强企业档案工作，更好地为企业提高经济效益服务制定的。 　　《企业档案管理规定》的制定，在规范企业档案工作，为企业领导、档案部门和档案人员提供指导，保证企业档案工作正常、有序、规范开展的同时，为档案行政管理部门提供业务指导依据，也符合国家标准化建设提出的将企业建设成为标准化的主体的要求。 　　2009年11月，国家档案局发布《企业档案工作规范》，《企业档案工作规范》对企业档案的管理原则、管理人员及组织、管理的制度要求作了具体规定，给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南。 　　随着企业档案管理的自主性增强，企业形式的多样化发展以及整个社会信息化的快速发展，为根据企业情况及时调整档案工作规范，2013年2月，国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》发布施行。 　　对企业文件材料，特别是管理类文件材料的归档范围和保管期限作出了明确规定，具有很强的指导性和可操作性，为企业提高档案管理水平提供了标准。 　　12企业档案管理标准、规范的问题分析。 　　目前，各企业虽然部分或全部根据以上标准、规范进行档案管理，但仍存在一些问题，问题包括以下几点121缺乏按标准、规范进行管理的意识。 　　因对档案的重视不够，档案按标准、规范管理的意识不强、档案质量管理意识不够完善，档案管理人员能力欠缺，思想受到局限，使档案质量管理流于形式，不能起到改进档案质量的作用。 　　122强制性差，任意性强。 　　部分标准和规范性文件中采用的是推荐性标准，强制性差，任意性强。 　　如《企业档案管理规定》十九条直接责任者，依法进行处理，没有明确的处理细则，应有的惩罚措施不明确，在执行时，该规定的执行力度就被弱化或者被采取随意的态度进行处理，增加了主观性和可操作的空间。 　　应在档案质量管理的关键环节，增加强制性规定，如规定任何人不得拒绝归档等。 　　标准、规范的任意性规定会使条款无所适从，降低了条款的可执行性。 　　123更新慢，动态性差。 　　当前经济环境、信息更新迅速、瞬息万变，随着企业的发展，机构、职能发展，企业档案收集的内容、范围都在不断地深化、扩展。 　　构成企业管理资源的人力、财力资源、物质资源等的档案信息在企业内部相关机构中产生，而标准和规范的制定有一定周期，等其完善出台可能已经产生了新的档案类别和档案内容，与档案标准与规范不一致。 　　且档案标准、规范性文件更新慢，不能很好地满足企业日新月异的变化需求，导致遵从性差。 　　2企业档案管理质量体系建设的必要性和意义企业档案质量体系是以档案管理的质量为中心、以满足利用群体的需求为目的，综合利用各种质量控制方法，持续提高、改进档案信息来源质量、管理质量、服务质量的系统。 　　将档案质量体系作为一个系统，系统目标的实现取决于每个环节职能的完成情况和各环节之间的协调配合。 　　因此，必须对企业档案全过程进行计划、组织、协调，控制档案实体质量与档案工作各环节质量的关系。 　　档案的实体质量是档案工作各环节质量的前提和保证，档案工作各环节质量是实体质量的综合反映和必然要求。 　　档案工作过程中的每一个环节的质量都要靠档案专兼职工作人员去实现，档案专兼职工作人员的素质、