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南京医科大学公文处理办法 第一章 总则　　　第一条　为使我校的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文质量和办文效率，根据《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）和江苏省有关规定，结合我校实际情况，制定本办法。 　　第二条　公文是有法定效力和规范体式的公务文书，是进行行政管理的重要工具。公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，做到及时、准确、安全。 　　第三条　校长办公室是我校行政公文处理的管理机构，并负责指导校内各部门、单位的公文处理工作。　　第四条　各院（系）、机关各部门、各直(附)属单位负责人应当高度重视公文处理工作，加强对本单位公文处理工作的领导和检查，各级办公室应确定专职人员负责公文处理工作。 第二章 公文的种类　　第五条　我校常用公文的种类： 　　（一）决定：适用于对重要事项做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤消我校不适当的决定事项。 　　（二）通知：适用于转发上级领导机关的公文，传达需要我校各单位办理、执行或周知的事项，任免人员。 　　（三）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 　　（四）报告：适用于我校向上级机关或学校各单位向学校汇报工作、反映情况、答复询问。 　　（五）请示：适用于我校向上级机关或学校各单位向学校请求指示、批准。 　　（六）批复：适用于答复学校各单位请示事项。 　　（七）意见：适用于对重要问题提出意见和处理办法。 　　（八）函：适用于与不相隶属机关或单位之间商洽工作，询问和答复问题。 　　（九）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 　　（十）公告、通告：公告适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项；通告适用于在一定在干围内公布应当遵守或周知的事。 第三章 公文的格式 　　第六条　国务院有关文件要求，公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、印发份数、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。　　第七条　公文按规定采用国际标准A4型（210mm×297mm）纸打印,左侧装订。公文文字从左到右横写、横排。张贴的公文用纸大小，根据实际情况需要确定。 　　（一）版头我校的发文分为党委和行政两个系统，党委系统统一使用“中共南京医科大学委员会文件”，行政系统统一使用“南京医科大学”；联合行文，主办机关应排列在前。根据公文的性质，在相应位置注明文件的秘密等级和紧急程度。秘密公文应当分别标明“秘密”、“机密”、“绝密”，“秘密”公文应当注明份数序号。紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。 　　（二）编号我校的发文字号格式为“南医大Ⅹ（年份）序号”和“南医大Ⅹ（上半年/下半年）序号”两种；联合行文，只注明主办机关发文字号。 　　（三）标题公文标题是一份文件的高度概括，应当准确、简要明了的概括公文的主要内容。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 　　（四）附件如有附件，应当在正文之后，成文时间之前，著名附件顺序和名称。 　　（五）除会议纪要外，公文应加盖公章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关都应该加盖印章。 　　（六）成文时间成文时间以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。 第四章 行文规则　　第八条　行文应当确有必要，注重效用。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。 　　第九条　学校统一对外行文，学校各职能部门不得自行对外正式行文。学校内部要尽量减少行文，各职能部门职权范围内的工作，凡能用电话或口头解决的问题，不要制发公文；凡是可以自行下发或者可以与有关部门联合下发的公文，不要请学校转发。 　　第十条　上报学校公文事项如涉及学校多个职能部门，应事先与涉及的部门协调沟通，然后上报。属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送该主管部门处理，不必向学校行文。 　　第十一条　“请示”应当一文一事。“报告”不得夹带请示事项。　　第十二条　除学校领导直接交办的事项外，不得以机关或单位名义直接向学校领导同志个人报送请示或报告。部门或单位负责人不得以个人名义上报请示。请示不得多头报送。 第五章 发文办理 　　第十三条　发文办理指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 　　第十四条　我校常用发文代字有：南医大校、南医大校办、南医大教、南医大研等。未编号但以学校和校长办公室名义印发的公文具有同等效力。 　　第十五条　制发学校公文一般由某项工作的主管部门提议，主管校领导同意，或由主管校领导直接授意主管部门发文。公文