人身保险业务档 案管理规范.pdfVIP

人人身身保保险险业业务务档档案案管管理理规规范范 　　ICS 01.140.20 　　A 14 　　备案号：20848-2007 　　DA 　　中华人民共和国档案行业标准 　　DA/T 36-2007 　　人身保险业务档案管理规范 　　Specification of archives of ife insurance business management 　　2007-06-06 发布　　　　　　　　　　　　　　　2007-07-01实 施 　　国家档案局发布 言 　　本标准的附录A、附录B为规范性附录。 　　本标准由国家档案局提出并归口。 　　本标准起草单位：中国保险监督管理委员会、中国人寿保险股 份有限公司。 　　本标准主要起草人：李世玲、刘娜、周纲、汪静。 　　1　范围 　　本标准规定了人身保险业务文件归档、整理、保管、利用和过 期销毁的要求和方法。 　　本标准适用于所有人身保险业务档案管理与利用。 　　2　规范性引用文件 　　下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡 是注日期的引用文件，其随后所有的修改单 （不包括勘误的内容） 或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各 方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文 件，其最新版本适用于本标准。 　　GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范 　　DA/T 15-1995 磁性载体档案管理与保护规范 　　DA/T 22-2000 归档文件整理规则 　　3　术语和定义 　　下列术语和定义适用于本标准。 　　3.1　人身保险业务文件recordsof ifeinsurancebusiness 　　指人身保险公司在承保、保全、理赔及客户服务等业务处理及 服务环节中直接形成的各种文字、图表、照片、声像等文件材料。 　　3.2　人身保险业务档案archivesof ifeinsurancebusiness 　　指具有保存价值的，经过鉴定、整理并归档的人身保险业务文 件 （3.1） 　　3.3　承保业务文件underwritingrecords 　　指投保人向保险人提出投保要约直至缔结保险合同的过程中形 成的文件。 　　3.4　保全业务文件conservationrecords 　　指人身保险公司为了维持人身保险合同的持续有效，根据保险 合同条款约定及客户要求而提供的一系列保单服务过程中形成的文 件。 　　3.5　理赔业务文件c aimsrecords 　　指人身保险公司按照合同约定，承担保险责任、履行保险金给 付义务的过程中形成的文件。 　　3.6　件item 　　指归档业务文件的最小整理单位，一般以客户单次提交的业务 申请及其相关的业务处理资料为一件。例如投保单及相关的投保资 料可以为一件；投保补充资料可以为一件；保险合同送达回执书可 以为一件；理赔申请书及相关的理赔申请资料可以为一件。 　　4　总则 　　4.1　人身保险公司应对本公司在业务工作中形成的各种文件材 料做好分类、整理、归档、保管、定期鉴定及销毁工作，必须保证 业务档案的安全、完整和准确。 　　4.2　人身保险公司对业务档案中记载的客户资料负有保密职 责，严禁未经客户许可擅自对外泄露客户资料。 　　4.3　人身保险业务档案在采取纸质载体的同时，应辅助使用电 子档案进行管理。归档业务文件同时存在相应的纸质及电子文件 时，在内容、相关说明及描述上应保持一致。 　　5　管理机构和管理岗位职责 　　5.1　为保证人身保险业务档案管理工作正常运作，各人身保险 公司应设立专门档案管理机构和岗位，配备熟悉人身保险业务和档 案工作的专职管理人员。 　　5.2　人身保险公司对自身的业务档案可以采取自行管理、全部 或部分委托具有相应档案管理资质的第三方管理的管理方式。 　　5.2.1 采取自行管理方式的，应集中到省级公司统一管理。 　　5.2.2 采取委托第三方管理方式的，应与第三方管理机构签订管 理合同，明确有关要求，指定专门机构、专门人员负责监督该机构 的运行。 　　5.3　档案管理机构和岗位的相关职责 　　5.3.1 按照国家有关法律、法规和公司有关规定制定符合本公司 档案管理工作实际情况的档案管理实施细则。 　　5.3.2 按有关规定完成日常各类业务资料归档和保管等工作。档 案管理人员要定期检查档案保管情况，对破损或变质的档案要及时 采取措施进行抢救。 　　5.3.3 按照规定开展