档案信息化管理问题和实施原则.docxVIP

　　［摘要］随着社会信息化进程的加快，数字化信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略性资源。 　　信息技术的高速发展和应用使信息产业成为国民经济中最具活力的支柱性产业之一，大量数字化信息资源的产生促使档案信息化建设提上日程，不仅给档案工作带来了新的契机，而且伴随着信息技术的日新月异也给档案工作带来了新的研究课题，即档案信息化建设。 　　［关键词］档案管理；电子文件；双套制随着互联网技术的普及和信息化进程不断深入，信息技术已经渗透到了我们社会活动的各个方面，正在逐步改变着人们的生活和工作方式。 　　档案作为人类改造自然实践活动的原始记录，是人类社会发展进步的宝贵财富，是重要的历史文化遗产，它记载着人类前进的脚步，传承着民族的优秀文化。 　　档案信息化管理是社会信息化的重要组成部分。 　　一、数字化档案文件的管理问题1．数字化资源的档案化问题数字化信息的构成复制多样并且存量庞大图像文件、电子邮件、电子报表、视频文件、网页文件、数据库文件等。 　　大批量的数据被无序的存储在电脑或数字存储器中，其中很大一部分最终因存储空间的有限而被定期销毁，数字媒体信息在档案化的管理过程中基本处于随机状态，长此以往很可能发生重要档案资源的毁坏和遗失，造成不可挽回的损失。 　　1传统类型文件管理流程的不适用。 　　组织业务流程所产生的大量数据是档案工作的主要工作对象，当一个业务流程工作完成后，适时的把相关文件归档，形成组织的过程资产以备查阅。 　　为了长久留存社会记忆，保障社会发展的延续性，组织机构人员会定期从文件对形成者和社会的意义大小两方面来判别其价值，然后把分布在各个机构的文件按照规定的时间汇集到档案馆集中保存。 　　纸质文件档案化的方法体系已经建立，各类档案管理工作的流程已相当成熟和稳定。 　　文件的档案化管理主要依赖于业务运转的流程和规则，而相当一部分数字化信息，因不能纳入组织的日常业务流程被排除于组织档案化管理过程之外。 　　电子邮件是伴随网络最早出现的电子交流工具之一，现今已经成为我们在工作和生活中不可或缺的交流工具，并广泛应用于各级政府和企业的业务系统中。 　　电子邮件的传输和接收协议的制定确保了邮件信息的正确发送，而有关电子邮件的存储和管理方面却没有成熟的规则可循，还有一个很重要的原因就是电子邮件的所属性质不好界定，可能涉及到个人隐私方面的法律问题，这些问题的存在导致电子邮件长久处于一种随机管理状态，更谈不上实施档案化的管理。 　　2数字媒体数据的存储问题。 　　很多媒体资源经数字化处理后生成为非文本型数据，而在传统的数据定义中，认为非文本型数据是不能够完整地表达一个事项的，并且其信息组织方式与数据结构复杂多样，很难用结构化的关系数据库进行存储和管理，不能用传统的文本文件管理方式进行处理，所以大多不再归入档案管理。 　　伴随着社会信息化进程的不断推进，电子文件的种类和数量也与日俱增，而档案管理部门的工作重心仍停留在对文本型电子文件的归档和收集，没有认识到多媒体数据和非文本型数据归档工作的重要性，即使要做也苦于没有统一的规范和工具。 　　数据库文件还需不需要档案化的管理?一直是档案界争论的问题，认为数据库系统本身就是来管理和存储相关文件的工具，数据库文件已在数据库中得到了妥善的管理和维护，没有必要再转化为所谓的档案文件。 　　早期，大部分组织都建立了支撑业务流程的关系型数据库，用来管理业务处理所生成的过程数据，随着业务流程的改进，过程数据也在不断的更新变化，而过程数据的形成在结构上具有连续性，这就很难将数据按文件类型简单的分开，传统档案管理方式已经不再适用。 　　这些支撑着机构业务运行的数据，是机构的核心资源，绝大多数具备档案价值，但又不能够按照纸质档案管理办法来进行整理和保存，数据库管理系统也只是对相关数据进行简单拷贝或以备份数据库的方式同构备份数据，并不能进行深层次的整理和分析，不能很好的发挥其组织过程资产的作用。 　　3网页格式的文件筛选与存储问题。 　　现今各类组织机构都建设了自己的网络平台，大量的数据以网页的形式存在于流动的网络环境之中，而这些信息中有很大一部分是与组织日常工作相关联的，是组织工作过程的组成部分，应整理和保存，但由于网页文件的内容繁杂、重复率高，而且存在量巨大，很多组织机构都不对其作档案化处置，只是在需要的时候再进行检索和使用。 　　这种处置方式很可能因为网页的不断更新而造成档案信息的缺失。 　　2．电子文件的存储管理问题电子文件就是以数字化方式记录的文件。 　　电子文件因其多样的数据格式和海量数据内容倍受档案界的关注，电子文件的档案化主要涉及三个问题1电子文件的类型划分问题。 　　数字化信息的编码格式复杂多样，导致读取和存储过程迥异，有些数据还需要专门的读