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公司档案管理制度
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审核人
批准人
目录
第一章 总则 …………………………………………………………………………3
第二章 档案归档 ……………………………………………………………………4
第三章 档案整理 ……………………………………………………………………5
第四章 档案保管 ……………………………………………………………………5
第五章 档案开发与利用 …………………………………………………………… 6
第六章 档案鉴定与销毁 …………………………………………………………… 7
第七章 奖惩 …………………………………………………………………………7
第八章 附则 …………………………………………………………………………8
档案管理制度
第一章 总则
第一条 目的
为加强集团档案管理工作,有效的保护及利用档案,更好地为集团各项工作服务,特制定本制度。
第二条 释义
本制度所称档案是指公司过去和现在的各部门及员工从事生产、经营、管理等活动中,所形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、声像、照片、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
第三条 管理原则
(一) 集中统一管理原则。
(二) 维护档案完整与安全原则。
(三) 便于利用原则。
第四条 适用范围:本制度适用于集团所有单位的档案管理。
第五条 管理职责
(一) 总部:总部行政部为集团档案的归口管理部门,负责:
1. 建立与完善管理制度、工作标准与流程;
2. 监督、指导、检查各事业部档案工作;
3. 总部档案的收集、保管和开发利用。
(二) 事业部人事行政部为本事业部档案的管理部门,负责:
1. 制定档案工作计划并组织实施;
2. 监督、指导、检查本事业部各职能部门及片区的档案工作;
3. 本事业部档案的收集、保管和开发利用;
4. 各事业部每月定期向总部档案管理员提交一次档案台账。
(三) 各片区须指定档案管理部门,负责:
1. 制定档案工作计划并组织实施;
2. 指导各部门文件材料的形成、积累、整理及归档工作;
3. 按规定向事业部档案室移交档案。
(四) 各中心、职能部门应按规定向档案室移交档案。
(五) 档案管理人员
1. 各级行政管理部门负责人为本单位档案管理责任人,负责规划管理本单位档案建设工作。
2. 总部行政部设专职档案管理员,负责集团档案管的综合管理工作,包括:
2.1 总部档案的管理。
2.2 监督、检查并推动各事业部档案建设工作。
2.3 档案管理体系的建设与完善。
2.4 档案管理人员的培训与指导。
3. 总部各中心、各事业部、片区均应配置兼职档案管理员,负责本单位或部门的档案管理工作。
4. 档案管理人员应熟知公司业务和公司历史沿革,并保持相对稳定。
第二章 档案归档
第六条 档案归档范围
公司各项活动中形成的具有保存、利用价值的各种形式的文件材料均须归档。
外埠单位档案管理部门须将本单位的各类资质证件、政府批复文件等向事业部档案室归档,有多份原件的归档原件,只有一份原件的归档复印件。
第七条 归档时间
(一) 经营管理类、生产技术管理类文件材料每半年归档一次,移交时间为每年三月份、九月份。
(二) 基本建设类文件材料由部门负责人审定后,于工程竣工后3个月内归档。
(三) 财务档案:当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务部门保管一年,期满之后,应当由财务部门编制移交清册,移交档案室统一保管。
(四) 涉及薪酬明细、调薪明细、年终奖明细、劳动合同等人事管理类的涉密文件材料,须于每年6月30日之前以密封形式向档案室移交。
(五) 项目文件:连同配套照片、磁带、光盘等,在工作结束后1个月内归档。
(六) 其他未特别说明的文件材料, 应随时归档。
第八条 归档要求
(一) 归档的文件资料必须完整、真实、准确,请示和批复、印本和底稿、正本和副本必须立在一起。
(二) 归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确;分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰;案卷排列方法必须一致,并保持案卷之间的联系。
(三) 外埠单位的档案原件由本单位自行保管, 交事业部档案室电子扫描件及台帐备案。
(四) 每年形成的会计档案,应当由财务部门按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。
上交档案室保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案管理部门应当会同财务部门和经办人员共同拆封整理,以分清责任。
(五) 各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾等)归档必须有原件,并保持其完好无损。
声像档案摄录必须
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