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对现行人事档案管理机制的思考 摘要：人事档案是在人事管理活动中形成的，记述和 反映个人经历和德才表现，以个人为单位集中保存起来以 备考察的文字，表格及其他形式的历史记录，是全面考察 了解正确选拔人才的一个重要依据。 关键词：人事档案；管理机制；改革 在社会主义市场经济条件下，随着政治、经济体制的 改革和用人制度的变化，人事档案工作面临着新的形势和 任务，既有现实困难，又有发展机遇。因此，如何在新的 历史条件下正确的分析审视人事档案管理机制存在的价值 和问题，抓住发展机遇，改革现有的工作体系，以适应现 代社会的进步与发展，充分发挥人事档案工作的作用，更 好地为社会主义现代化建设服务，是摆在人事档案工作者 面前的重要课题。 1人事档案管理机制的现状 我国的现行干部人事档案工作，诞生于战争时期，成 长于计划经济的年代，一直沿用以“计划管理”为核心的 规章制度，承袭了手工管理的方式。传统的人事档案管理 所体现的是一种在组织人事主管部门的统一领导下，按照 分级管理、统一制度、统一方法的管理原则，采取内外有 别、档随人走、不对相对人公开，严格界定单位建档资格、 管理资格及组织使用等管理方式实现的封闭式管理机制。 这种管理机制通过目前社会转型期人事档案管理实践的验 证，己经暴露出种种问题，严重损害了人事档案的社会声 誉，并对人事档案的生存和发展产生了严重影响。如今， “人档脱节”、“死档弃档”、“虚假档案”、“人质档案”、 “档案克隆”等现象大量存在。据不完全统计，全国“弃 档族”已有60多万人。 原有人事档案制度在市场经济条件下己经显得相当不 谐和，其负面效应远远大于正面功能。因为“档案评语”， 许多人不能晋级和升迁；因为“档案关系”，许多人欲走不 能一一人才流动阻滞化；因为“档案控制”，许多人只能 “唯上”而不能“唯实”；当然，也许还有许许多多没有倾 诉和表达并被生活“屏蔽” 了的因档案“污点”而向生活 后退的人们。在一定空间和范围内，档案变成了 “挡案”。 显得极不合时宜，传统人事档案制度有如“鸡肋”，亦如 “阑尾”，人事档案制度改革正呼之欲出！ 2对现行人事档案机制状况的分析 目前，人事档案工作机制运转不畅，社会地位不断下 降。造成这种状况的主要原因有以下几个方面： 人事档案管理方式的改变使人事档案职能弱化，难以 适应实际工作的需要。档案馆代管人事档案后，档案的管 理方式产生了变化。遵循党管干部原则，人事档案的具体 事务由档案馆负责，但业务上要接受组织人事部门的领导。 即档案馆仅负责材料的接收、整理、归档和利用等具体工 作，而档案的转递、查借阅人员的确定、材料的真实性等 方面由组织人事部门指导和审核确定并提供。从国家人事 档案管理体制来说，国家中组部负责对地方组织部门的人 事档案工作进行业务指导，组织部门领会上级精神后，传 达给档案馆，最后由档案馆组织落实、具体实施。这样的 管理方式存在着职能上的交叉，既不利于使上级的精神得 到尽快落实，也易使组织人事部门对档案的管理职能产生 弱化，令档案人员工作起来十分被动。 人事档案形成的质量不高，降低了人事档案的社会价 值。档案的形成和收集缺乏针对性和规范性，工作方式多 年不变，程序不够公开、透明，造成人事档案内容陈旧、 雷同、空洞、失真。内容陈旧不能反映个人的最新动态， 失去了档案的凭证价值，甚至在存放中存在安全隐患，档 案管理人员安排上更具有极强的随意性。；内容雷同不能反 映个人的独特才能，失去了档案的参考价值，难以有针对 性的提供权威的证明材料；内容的空洞，则无法满足社会 对人事档案信息的新要求；内容的失真，不仅违背了人事 档案真实性的特征，而且会造成负面的社会影响。人事档 案的基本特性是真实性，如果人事档案不真实，就失去了 人事档案的利用价值。 服务功能不健全，阻碍了人事档案工作的发展。由于 人事档案工作一直从属于组织人事工作，其服务职能被管 理职能所掩盖，从而造成服务方向不清晰、服务职能不明 确。再者是服务手段落后。 在信息化社会里，人事档案工作的技术手段远远落后 于现代社会，高科技在人事档案工作中的推广和应用力度 不大，工作效率不高。很多组织的人事档案仍旧延续纸质 化的老路，员工填写好履历表，提交了相关证明材料之后， 就此放进档案盒锁进柜子里，不到必要时期，任何信息都 无法查找。电子化人事档案的普及率低，即使存在电子档 案，也仅仅停留在性别、年龄、政治面貌等基本信息的记 录上，缺乏系统管理与操作，电子数据丢失情况极为严重。 3对加强现行人事档案管理机制的几点建议 明确用人单位建档和管档机制。传统的人事档案管理 规定在实践中己经被突破。这其实也反映了一种需要，因 为无论单位大小，都存在着利用人事档案的问题，得通过 制度规定来强制要求它们把记录和反映其工作人员人事数 据和信息的人事档