合同履约管理流程.docx

合同履约管理流程 　　合同履约流程　　适用范围　　本规程适用于工程物流的合同履约工作。　　操作规程　　1.接受项目　　市场营销部交接签订的《项目销售合同》给物流服务部。　　市场营销部协助物流服务部与客户建立工作联系。　　2.专责指定。　　物流服务部指定业务专员，专人专项对接负责项目的合同履约执行。　　业务人员应备份并熟知负责项目的销售合同、货物承运合同相关条款。　　3.项目调研　　物流服务部现场调研，落实《项目销售合同》条款履约细节，熟悉把握项目建设进度安排、物料计划、物料规格和质量要求等情况。明确工作衔接流程。反馈《项目物料接收人确认表》。　　4.接收计划　　项目客户提交的物料需求计划禁止口头约定，可为书面传真、手机短信、电子邮件等形式。　　物流服务部依据负责项目客户提交的物料需求计划，编制《物资采购及配送任务通知单》一式三份，物流服务部分管领导审核后，分别交物资采购部，部门存档，本人留存。　　物流服务部根据物资采购部确货情况，协调项目客户调整替代物资规格型号，对应修订《物资采购及配送任务通知单》。　　5.效益评测　　物流服务部依据《物资采购及配送任务通知单》、物资采购部所反馈采购价格、项目合同约定销售价格、货物承运价格，沟通物资采购部，制作《项目效益评测表》。　　物资采购部提交《项目效益评测表》，财务资产部审核后执行。　　6.配送组织　　物资采购部协助物流服务部与负责配送的供应商建立工作联系。物流服务部根据项目供货计划，安排物资配送。　　业务人员应及时掌握物资配送方的组货、装车、发运等各环节进度和预计到场时间。做好项目收货人员与物资供应与配送方的沟通协调，为收货工作做好准备。　　供应商应向提供完整有效的质保书，若不符合要求应立即通知供应商在下次送货时更换质保书；　　7.配送交货　　物资配送方应及时通报物流服务部业务人员交货情况。每月25日前传回物流服务部有效物流配送单据。　　8.争议处理　　收货重量与发货重量误差超出千分之三时，应立即要求供应商进行相应复称处理，由过失方承担复称的一切费用；　　计量工具　　实时监控物流情况，若供应商未在规定时间内完成交货，将根据调查了解后的实际情况，依据货物承运合同相关条款，对供应商处罚,并向项目工地做出合理解释。　　9.建立台账　　物流服务部根据物流配送单据，建立对应项目的物资台账。　　10.项目对账　　物流服务部根据物资台账，与项目客户按合同条款要求，开展对账，《项目物资台账》　　11.发票开具　　物流服务部提交财务资产部《开具发票申请单》、《项目物资台账》，财务资产部开具发票后，《财务资产部发票移交单》　　物流服务部填写《四川交投物流公司发票移交单》，将此表单和发票一并快递项目联系人。　　市场营销部　　12.关系维护　　物流服务部应定期回访客户，反馈《客户调查满意表》。根据客户意见与建议，及时整改，持续提升客户满意度。　　流程图　　合同履约管理办法　　一、合同履约管理是对合同履约阶段的工作进行计划、组织、领导和控制，对合同履约阶段的重点内容和关键环节实施监测与管理，及时发现和处理合同履约过程中的问题或隐患，防控风险的过程。　　二、合同履约管理的重点内容包括进度监控、质量控制、纠纷处置等，关键环节包括合同款收付、工程设备验收、合同成果交验等。　　三、凡与合同履约有关的部门和人员必须本着“重合同、守信誉”的原则，积极协作，严格履行合同所规定的权利义务，确保合同实际履行和全面履行。　　四、合同履约管理实行主责制。合同的主承办部门为主责部门，其主要负责人为主责人。主承办部门暂不明确的，由总经理确定主责部门和主责人。　　负责组织合同的全面履行。熟悉合同的主要内容、落实双方的权利和义务，记录保存谈判交涉资料，分析各种违约情况的法律后果,有效利用合同保护企业利益，限制和制约违约行为。　　负责组织合同交底。向合同承办部门和人员全面陈述合同背景、合同工作范围、合同目标、合同执行要点及特殊情况处理，解答有关问题。　　负责组织合同变更、中止、终止。　　负责组织合同标的物验收和履约完毕确认。　　负责合同付款OA流程的发起。　　跟踪合同款收支情况。　　及时掌握下列情况并采取应对措施：　　1.相对方名称、法定代表人、银行账号、经营场所、联系方式等发生变更；　　2.相对方授权代表调离、离职、开除等；　　3.相对方或其控制人财务状况恶化，开始出现拖欠款项；　　4.相对方陷入重大法律纠纷，可能影响其正常经营；　　5.相对方过错或双方过错，可能或已经给企业造成损失；　　6.其他有可能对正常履约造成负面影响的情况。　　五、主责部门和主责人的变更由总经理决定。主责部门和主责人发生变化的要进行工作交接。