市县建立文件中心研究.doc

市县建立文件中心研宄 摘要：很多人在文件与档案的概念和文件生命周期理 论等问题上有不同的看法，我认为不论文件还是档案都是 文件运行的不同阶段，只是不同阶段有不同的管理方式。 在我国现行文件由形成单位管理，半现行文件由各基层档 案室管理，非现行文件由档案馆管理。这种松散的管理模 式己经跟不上社会发展的需求，管理的弊端越来越突出， 己经成为档案工作发展的桎梏。 关键词：档案；文件中心；管理模式 Abstract:Many peopleinqu estionsand soondocume ntandfilec onceptandd ocumentlif ecycletheo ryhavethed ifferentvi ew，Ithough tthatnomat terthedocu mentorthef ilearethed ocumentmov ementdiffe rentperiod s, isonlyth edifferent periodhast hedifferen tmodeofadm inistratio n. Byformst heunitinou rcountrypr esentdocum enttomanag e，halfpres entdocumen tbyvarious basicunits archiveoff icemanagem ent,thenon presentdo cumentmana gesbythear chives. Thi skindofloo semanageme ntpatterna lreadycoul dnotfollow thesociald evelopment thedemand, themanagem entmalprac ticetobege ttingmorea ndmoreprom inent, alre adybecamet hefilework developmen ttheshackl es. keywo rd:File;Do cumentaryc enter;Mana gementpatt ern 一小而全的管理模式，浪费严重 市县绝大多数立档单位规模比较小，文件、档案形成 数量比较少，但麻雀虽小五脏倶全，每个单位都要设立档 案室，这样就需要至少占用1-2间办公室，添置设备、配 备人员，建立-整套的管理程序和方法。仅以石景山市为例, 目前共有1 7 0多个_、二级档案室，档案室面积3 9 7 0 多平方米，1 9 0名档案工作人员。各个单位都要在人力、 物力、财力方面投入，这种多方面投入形成了分散的、小 而全的管理模式，造成的是人力、物力、财力的重复投入， 浪费严重。 二市县档案局、档案馆工作压力大，很难提高工 作水平 由于基层单位档案工作队伍不稳定，专业素质有待提 高，档案局不加强培训和具体的指导就无法开展工作。因 此基础业务培训和业务指导挤占了档案局绝大部分时间， 使他们无法深入开展业务工作，提高工作水平。同样由于 档案工作队伍专业素质有待提高，很大一部分重复和价值 不大的档案被划定为进馆范围，因此，档案馆在接收进馆 档案时工作压力非常大。 三工作不到位，管理水平低 从目前情况看，档案室工作的水平完全取决于该单位 领导者的档案意识、重视程度和档案工作人员的素质。档 案工作是-门专业，但绝大多数的档案员是兼职的，缺少档 案专业知识，工作队伍不稳定。如石景山市9 3 %的档案 工作人员是兼职的，9 9 %的档案员无专业知识，专业素 质有待提高，虽经多次专业培训，但距工作要求仍相差甚 远，工作人员经常调换，每年调换率均在2 0 - 3 0 %左右 这些因素造成了档案工作水平较低。现代化管理是档案工 作的必然趋势，但目前状况对实现现代化管理阻力很大。 四现代化管理进程缓慢 文件、档案现代化管理需具有“同一性”和“互换性” 只有工作水平基本统一才能达到资源共享。而分散管理， 各单位档案室管理水平参差不齐，要达到资源共享难度非 常大，且需要的时间也很长。 五文件社会化难度大 随着社会不断前进，人们的档案意识不断加强，自我 保护意识不断加深，这些都会促进文件、档案利用需求的 不断增加。分散管理给社会利用工作增加很多麻烦和不便。 管理分散，也很难达到科学管理的要求，因而不能满足利 用者优质、快捷的服务要求。 建立文件中心，半现行文件脱离形成单位，直接由文 件中心管理，能做到人员专业化、经费专项化、设备专门 化、管理科学化；既能减少文件形成单位多方位投入，又 能满足方便利用；既节省人力、物力、财力，又能减少档 案局、档案馆的工作压力，使档案局、馆的工作正常开展; 既能实施科学的鉴定、合理分流文件，又能保证档案馆收 藏档案的质量，将管理活动真正按其规律纳入科学管理轨 道。