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PAGE PAGE 0 國立嘉義大學 校慶、畢業典禮貴賓接待作業規範 擬 辦 日期 審 核 日期 核 定 日期 中華民國 91 年 2 月 19 日訂定 中華民國 98年 12月 30 日修定 保存年限：永久 保存年限：永久 表單編號：015-3-02-01ZZ 國立嘉義大學 校慶、畢業典禮貴賓接待作業規範 一、目的 為建立本校校慶及畢業典禮貴賓接待作業標準程序，以為重大慶典貴賓接待與業務移交之參考，特制定本作業規範。 二、依據 本規範依據實際需要制定之。 三、說明 典禮前： 擬定請柬樣張。（公關組） 通知各單位提供建議邀請貴賓名單。（公關組） 擬定邀請貴賓名單、彙整各單位建議邀請貴賓名單，以及請柬樣張等陳請校長核定。（公關組） 奉核可後，製作請柬與寄發擬邀請之貴賓。（公關組） 彙整出席貴賓名單。（公關組） 確認貴賓蒞校接送事宜。（公關組） 協調本校主管協同接待。（綜合業務組） 訓練接待同學接待禮儀、並於典禮前一天實地演練。（綜合業務組） 協助貴賓室佈置並確認。（綜合業務組） 排定典禮當天貴賓席位。（綜合業務組） 紀念品之提供與致贈。（綜合業務組） 典禮當天： 貴賓至會場校內車輛安排。（綜合業務組） 接待櫃台貴賓簽到、配花、資料與紀念品致贈。（綜合業務組） 引導貴賓至貴賓室。（綜合業務組） 陳遞出席貴賓資料（單位、職稱、姓名），以利長官介紹。（綜合業務組） 典禮結束，散場時之引導。（綜合業務組） 典禮後：寄發謝函。（寄送致贈花圈、盆栽等紀念品人員或與會貴賓之謝函） 四、作業流程說明/作業流程圖 完成期限或使用表單 完成期限或使用表單 負責單位 作業流程 製作請柬公關組 製作請柬 電子郵件通知 電子郵件通知 各單位提供擬邀請貴賓名單公關組 各單位提供擬邀請貴賓名單 擬定邀請貴賓名單、彙整各單位擬邀請貴賓名單 擬定邀請貴賓名單、彙整各單位擬邀請貴賓名單及請柬樣張陳核 活動前1個月 活動前1個月 寄發請柬公關組 寄發請柬 公關組 進行活動前各項準備工作彙整與會貴賓名單公關組、綜合業務組 進行活動前各項準備工作 彙整與會貴賓名單 貴賓接待 貴賓接待 綜合業務組 寄發謝函 寄發謝函 結束 結束 五、附件 無 六、參考資料 無