财务制度建设.doc

河南崤山水泥集团有限公司 XS CW001 作业指导书名称 存货出入库管理作业指导书 文控编号 XS CW001 适用范围 目 的 为了规范公司存货出入库及采购付款程序 编写部门 财务部 评审组成员签字： 编 写 人 潘登峰 文件类型 草拟 评审意见： 预计执行时间 为规范货物出入库管理，健全手续，加强出入库环节控制，减少财产风险； 入库管理：仓管员核对发票、送货单、物资承运单对实物的数量进行查验，重要原材料及试剂还需要相关原料质检人员对入库货物进行抽样化验，仓管及装卸人员要点数、司称、计量、及时验收入库，填制入库单。 外部采购原材料、机物料、零配件入库及设备申请维修付款流程： 使用物资部门填写《物资采购/维修申请单》，报部门主管批准后，经主管生产的总经理批准后，物资采购申请方生效； 经负责生产的总经理批准的《物资采购/维修申请单》提交采购部，如果属于物资采购，负责生产总经理审批后的《物资采购申请单》，申请部门将存根联取下，另外两联提交采购部门； 采购部门开始按照采购申请，将相关采购物资的申请相外部供应商开始询价，一般货比三家，以质优价廉者为最后确定的供应商，超过十万元的单项物资采购，须进行招标，公开、公正、透明竞标，防止采购人员与供应商合伙舞弊，造成采购价偏高，公司增加采购成本，浪费资金。 采购金额确定后，需要经过总经理核准，采购员要求供应商发货或提供劳务，谈判付款方式及付款账期，付款方式一般四种：现金、转账、电汇、背书银票，账期一般：30天、60天、90天、180天，原则是：能背书银票的绝不电汇、能电汇或转支的，绝不付现金，防范资金风险，账期当然越长越好，为企业融通资金扩大空间和时间； 为避免运输成本和运输风险，尽量要求供应商送货上门，采购员将申请部门提供的两联《物资采购申请单》中的采购联本部门留存，财务联送仓库保管，待供应商送货上门后，仓管员要核对客户送来货物的品牌、型号、是否全新、数量、采购单价等等，是否与采购申请单一致，不一致的要联系采购业务员，或者申请人，发错货物的，供应商自行负担运费及更换费用，并且需要在公司规定的时限内重新发货，否则，将按照采购合同约定的罚则执行。 需要注意的时，供应商要发票随货物一同交付我公司仓库保管员，仓库保管员将货物验收入库后，应立即填写物资《验收入库单》，相关人员签字（仓库主管、申请部门主管），然后将1、发票（增值税专用发票必须是抵扣联和发票联同在，并且一致）2、《验收入库单》 3《物资采购申请单-财务联》 4 《送货单》 5 《物资承运单》（主要针对供应商委托物流公司托运的情况），制成粘单，增值税发票抵扣联将左上角折起来，不要与其它原始单据粘贴在一起，用大头针将发票联和抵扣联别在一起，交给采购部门经办业务员。 经办业务员根据仓库提供的粘单，填制《用款申请/审批单》，报采购部门主管和财务材料会计签字，材料会计审核的职责时，单据是否完整合规，发票是否合法、符合要求，采购单价是否正常等等。签完字之后，采购业务员将《用款申请审批单》结算联撕下来自己留存保管，《用款审批申请单-采购入库联》同仓库提供的粘单粘贴在一起，用款申请单放在首页，送交材料会计入账。 采购业务员要编制用款（资金）计划周报，即在本周二之前（含周二）要将下周账期已到的供应商的所需要付款的明细经公司领导审批后提供给财务，以便提早准备资金，财务收到资金周报，确定下周付款计划； 实际付款时，采购业务员将《用款审批单-结算联》交给出纳，出纳整理后交财务主管签字，财务主管审核的主要任务是该笔往来是否已经入账，往来金额是否一致等，财务主管签完之后，交还出纳，出纳然后送总经理签字，总经理签完字的《用款申请审批单-结算联》即为终极审批的原始凭证，出纳据此按照指定的付款方式付款， 10、付完现金的，加盖“现金付讫”戳记，转账支票或电汇付讫的，将支票头（有经办 人或实际领款人）签字，电汇单存根联附在《用款申请审批单-结算联》之上，交总 帐会计入账。 11、特别提醒：如供应商为了避税或者推迟缴纳税款，要求我司在账期到了之时，付款 之前再开发票，前面手续不变，即材料会计在材料入账之时，必须先暂估入账，等 发票到了之后，再冲减暂估，以发票金额和进项税额入账。 12、即付供应商（货到付款，账期为零）的这种情况，上述流程签字付款手续一并办理， 环节不能省略，预付货款，也应填制用款申请审批单，备注说明款项为预付，付款 手续置前，签字流程一概不许省略，外部供应商若是个人，并且还需要预付，这种 情况可由经办人预借，挂经办人个人借款往来。