职场人生--时间管理.ppt

找出最重要的事 分清任务的轻重缓急 80%的价值来自20%的因子; 其余20%的价值来自80%的因子。 ----意大利经济学家兼社会学家维弗列度.柏瑞图 80/20法则 * 80/20 举 例 说 明 80%的结果来自投入的20%的时间 80%的价值集中在20%的项目上 80%的销售额是源自20%的顾客 80%的工作失误来自20%的管理不当 80%的看报时间都花在20%的版面 80%的病假来自20%的员工 分清任务的轻重缓急 * 区分事情重要与否的标准 能直接为实现目标服务 能为实现目标创造条件 能为预防危机服务 分清任务的轻重缓急 * 时间管理矩阵 重 要 性 急 迫 性 重 要 不紧急 不重要 不紧急 重 要 紧 急 不重要 紧 急 分清任务的轻重缓急 * 时间管理矩阵 第一优先：做“重要且紧迫”的事 第二优先：做“重要但不紧迫”的事 第三优先：做“不重要但紧迫”的事 第四优先：做“不重要也不紧迫”的事 时间管理矩阵告诉我们正确的做事顺序是： 分清任务的轻重缓急 * 时间管理矩阵 重 要 性 急 迫 性 重 要 不 紧 急 （多做） 不 重 要 不 紧 急 （不做） 重 要 紧 急 （快做） 不 重 要 紧 急 （授权做） 分清任务的轻重缓急 * 举 例 说 明 紧 急 不紧急 重 要 不重要 干扰、电话 信件、报告 会议 迫在眉睫的事 符合别人期望的事 做规划、计划 人际关系的建立 准备工作 预防措施 提升自己的能力 抓住新机会 忙碌琐碎的事 广告函件 电话 逃避性活动 闲聊天 紧急状况 迫切的问题 限期完成的工作 计划好的会议 分清任务的轻重缓急 * 如何把一篮核桃放入一罐米里面？ 思 考： 分清任务的轻重缓急 * 总结：如 何 处 理 高 价 值 活 动 让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的小事。 坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果。 设定最后期限，合理安排事情的进展。 将大项目分解，逐步完成。 高效运用自己的黄金时段 奖励自己，始终保持积极进取的态度。 分清任务的轻重缓急 * 授权或分派出这些活动，节约自己的时间。 降低自己的标准，不要追求完美。 学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。 将它们汇总，集中时间处理。 做正确的事比正确地做事更重要！ 总结：如 何 处 理 低价 值 活 动 分清任务的轻重缓急 * 第一章：职业人士必须学会时间管理 第二章：对你的时间管理现状作出评估 第三章：对时间进行计划 第四章：分清任务的轻重缓急 第五章：时间管理的技巧 课程内容 * 技能一：学会授权的技巧 授权不是参与 授权不是弃权 授权不是授责 授权不是代理职务 授权不是工作分工 * 技能一：学会授权的技巧 目的明确 因事授权，视能授权 不能重复授权 权与责相对应 逐级授权 单一隶属授权 适度授权 良好的沟通 充分的信任和有效的控制 授权的主要原则： * 技能二：怎样拒绝外界的干扰 用制度拒绝干扰 拒绝之前要倾听对方 拒绝之前不要使用挡箭牌 拒绝时保持和颜悦色 拒绝的态度要坚决 拒绝中要争取主动 拒绝时要避免争吵 拒绝时对事不对人 拒绝后提出建设性的意见 可以安排专人拒绝外界的干扰 * 技能三：会议时间的管理技巧 1、会前准备： 确定会议的必要性 确定会议目标 确定会议议题 确定会议参加者 选择会议地点 准备必要的会议设备 * 技能三：会议时间的管理技巧 2、进行会议： 宣布会议开始的技巧 会议进行中的主持 处理会议过程中的问题 消极情绪 两派意见对立 全体保持沉默 有人打岔 * 你的会议有效程度如何 一点也没有 稍微有点 很有效 1、议程表是否发送及时以保证出席？ 1 2 3 4 5 2、议程顺序安排合理吗？ 1 2 3 4 5 3、给每一细目安排的时间充足吗？ 1 2 3 4 5 4、会议室布置合适吗？ 1 2 3 4 5 5、适当的人员参加会议吗？ 1 2 3 4 5 6、会议按时开始吗？ 1 2 3 4 5 7、与会者知道他们为什么被邀请吗？ 1 2 3 4 5 8、理解会议目标吗？ 1 2 3 4 5 9、每项议程细目的目标清楚吗？ 1 2 3 4 5 10、会议按计划进行且不允许离题吗？ 1 2 3 4 5 11、所有与会者均得以参加吗？ 1 2 3 4 5 12、与会者相互聆听吗？ 1 2 3 4 5 13、领导强调控制吗？ 1 2 3 4 5 14、会议是一种积极向上的气氛吗？ 1 2 3 4 5 15、会议按时结束吗？ 1 2 3