商务信函写作.docVIP

PAGE PAGE 5 第一章 商务信函写作 信息交换在所有的交易中扮演着重要的作用。许多商业业务通过信息交换来实现。信息交换可以通过各种方式实现，可以是口头也可以是书面的。与口头交流相比，书面形式可以确保相关当事人更完整的理解并且可以作为每一笔交易的记录。书面交流有很多种,比如信函，备忘录，报告，电信，电传等。商务信函是公司与贸易伙伴保持联络时采用的最主要的方式。高效的商务信函作者可以通过与其他公司建立良好的合作关系来提高公司的销售，增加公司利润。另外，熟练的商务信函写作可以帮助作者获得更多自信和更多商业上的成功。 第1节 商务信函的布局 当写一封商务信函时，你需要遵守一定的标准格式。通常来说，一封商务信函应该有以下七个主要部分组成：信头，日期，封内名称和地址，称呼，正文，结尾敬辞，签名。但是根据信件的不同类型，还可能包含以下内容比如，编号，经办人，主题，附件，抄送和附言。 1.主要部分 (1) 信头 信头通常放在信笺上部中央。信头包括发信人公司名称，地址，电话号码，电报、电传地址传真号，网址，甚至电子邮件地址等信息。 (2)日期 日期放在信头最后一行的下面几行。注明日期时，需注意以下几点： 根据作者的风格，日期有许多不同的表示方法，比如： 6th April 2009 April 6th, 2009 6 April 2009 April 6, 2009 前面三种，在月、日和年之间可以用逗号隔开，也可不用。但是最后一种表示方法，必须用逗号把日和年隔开。 不要把日期只用数字形式表示比如7/6/2009，这可能会产生误解。依美国方式，这表示七月六号，而英国方式则为六月七日 有的月份经常简写,如一月, 二月， 八月，九月，十月，十一月，十二月，但是下列月份不能简写，如三月，五月，六月和七月。 (3)信内名称和地址 这一部分指收信人的姓名和地址，包括的信息应按以下顺序排列： 收信人的姓名和头衔 收信人的公司名称 公司名称和门牌号，街道名称和号码 区/镇/市名 国家/州/省的名称以及邮政编码 国家名称 当写信内名称和地址时，可以参考以下信息： 为了表示你的礼貌，可以在收信人的名字前面加诸如先生，女士，小姐等尊称。 如果收信人的名字不知道，你可以称呼他为销售经理，副总，总裁等官方头衔。 Messrs.（法语里先生的复数形式的简写）通常放在含有个人名字的公司名称的前面。 Messrs. WhiteSons Co., Ltd. Messrs. Smith Furniture Company 信内名称和地址的例子： a) President Beijing Tengfei Bicycles ImportExport Corporation 80 Fuxingmenwai Street Xicheng District, Beijing, 10003 P.R.CHIN b) Mr. Smith Clinton The Oriental Textiles Trading Company 5012 Morehouse USA c) Messrs. Hawker Wood Trading Co.，Ltd. 20 High Street Phoenix, USA (4) 称呼 每封信通常以称呼开始，根据发信人和收信人的关系以及信函的正式程度，称呼是不同的。 如果信是写给个人的，在名字前面加礼貌用语。比如：亲爱的史密斯先生，亲爱的珍小姐，亲爱的琼斯女士。有时，一些特别的称呼也可以用作问候语。“亲爱的”这个词用在收信人的姓前面，比如亲爱的帕克教授或者亲爱的克林顿博士 如果收信人的姓名和性别不知道或者这封信更正式一点的话，可以使用“Dear Sir”, “Dear Sirs”, “Dear Sir or Madam”, 或者“To Whom It May Concern”。但是美国人通常使用“Gentlemen”而不是“Dear Sirs”。 美国人写信时，通常在称呼后面加冒号，而英式写法则用逗号代替。 Dear Miss Jane: (American style) Dear Miss Jane, (British style) (5) 正文 这是一封信里最重要的一部分。在这一部分需要给收信人传递一些信息，开始写之前，应该注意以下两点： 写这封信的目的是什么？ 呈现这封信最好的方式是什么？ 写信时，你应该把写好商务信函的七条原则记住，这七条原则将在第二部分做详细说明。你最终的目的就是使你的信更专业，清楚，正确并且容易理解。 (6)结尾敬语 这部分不过是以礼貌的方式结束信件，以下是商务信函中最常用的结尾敬语。 结尾敬语 适用情况