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PAGE PAGE 11 清华紫光档案管理系统 使用（视频）教程 鞍山市档案局（馆） 技 术 处 2011年9月 目 录 一、“清华紫光档案管理系统”单机版软件的安装1 （一）加密狗的安装及使用1 （二）软件的安装1 二、软件的使用及功能介绍2 （一）登录软件2 （二）软件操作界面介绍2 （三）录入前的准备2 三、档案管理2 （一）数据管理2 四、开发利用5 （一）数据检索5 五、系统维护5 （一）数据维护5 （二）档案设置6 （三）数据字典维护8 （四）个人设置9 （五）参数设置9 六、软件重新安装（更换计算机、多台计算机数据共享）10 （一）计算机之间的软件系统“转移式”安装10 （二）多台计算机不同时间共享加密狗运行软件系统10 七、电子档案数据的进馆移交10 附：1、视频教程目录表 2、著录规范 一、“清华紫光档案管理系统”单机版软件的安装 （一）加密狗的安装及使用 新版清华紫光档案管理系统（单机版）8.0版本的加密狗为白色“U盘”外形，接口为USB接口。安装时将其插入计算机的USB接口，系统会自动为加密狗安装驱动，无需额外手动安装驱动程序。卸载加密狗时，直接将其从USB接口中拔出即可，不必像拔出U盘时进行“删除硬件”的操作。 说明：软件运行需要加密狗一直插入在计算机上，如果没有插入加密狗或软件运行时拔出加密狗，软件将无法运行。另外，加密狗可以插在计算机主机的前置USB接口上，在软件运行时插入，平时不用时拔出，随用随插，以保证加密狗不会丢失。也可以将加密狗一直插在计算机主机后部的USB接口，各单位视自身工作环境决定。 （二）软件的安装 将软件附带的光盘装入光驱后打开光盘对应的目录， 新版8.0（白色方头加密狗） （1）将软件安装光盘放入计算机的光驱中。 （2）双击打开“我的电脑”中的光盘盘符，打开光盘安装目录 （3）双击运行“Setup”安装文件。 （4）运行“Setup”安装文件后会弹出窗口，单击“下一步”，在单选框中选择“我接收许可证协议中的条款”选项，然后单击下一步。 （5）在弹出的窗口中单击“下一步”。 （6）在安装路径设置窗口中设置软件的安装位置（建议将软件安装到C盘以外的，剩余存储空间较大、根目录下文件及文件夹数量较少的其他盘符）。 （7）设置好软件安装目录后，单击“下一步”。 （8）单击“安装”按钮开始安装软件系统 （9）等待安装过程结束，单击“完成”按钮，完成软件系统的安装。 （10）单击安装光盘根目录下的“生成序列号”，弹出“生成序列号”对话框，输入单位名称，单击“生成序列号”按钮，生成序列号。注意：保留“生成序列号”窗口不要关闭。 （11）双击桌面“清华紫光档案管理系统”，弹出“软件注册”窗口，输入单位名称和生成的序列号（复制粘贴即可），单击确定，提示注册成功，单击确定结束。 （具体操作详见视频教程：“001”，软件安装的操作） 新版（白色尖头加密狗）区别：需要安装三个补丁文件 （1）按照前面的安装及注册方法先将软件正常安装及注册。 （2）新版（白色尖头加密狗）的软件光盘文件目录。 （3）软件安装及注册完毕后，需要安装三个补丁。首先将软件根目录下的“补丁”文件夹中的 图标复制并粘贴到软件安装后的根目录下，会提示文件替换，选择“是”。 （4）双击运行“档案软件XP环境补丁”图标 ，安装第二个补丁文件。准备安装，单击安装，待补丁文件安装结束，单击完成。 （5）打开软件根目录下的XP文件夹，运行由压缩包解压缩生成的 图标，安装第三个补丁文件。 （6）第三个补丁文件安装结束后会弹出两个对话框，依次单击确定即可。 注意：两种不同版本的新版8.0“清华紫光档案管理系统”在安装时的区别只是：“USB加密狗不带提示灯”的软件在安装过程结束后，需要额外安装三个补丁。而两个安装方式不太相同的软件在实际使用过程中没有任何功能上的区别。 二、软件的使用及功能介绍 （一）登录软件 双击桌面“清华紫光档案管理系统”图标，弹出登录对话框，输入用户名：“root”，密码：“root”，点击确认，登录软件。 （二）软件操作界面介绍 登录软件后，会显示软件的主界面。 主界面的左侧为功能选项按钮，分别为：文件管理、档案管理、开发利用、系统维护四个功能按钮。“档案管理”、“开发利用”和“系统维护”为日常工作常用的三个功能选项。 “档案管理”主要使用功能为：数据管理、综合管理、统计、鉴定销毁。其中“数据管理”是最常用到的功能主要功能包括：档案录入、检索、报表打印等， “开发利用”主要使用功能为：档案检索，主要功能包括：数据检索（跨库检索）。 “系统维护”主要使用功能为：权限管理、数据维护、档案设置、数据字典维护、个人设置、参数设置。 “数据维护”功能包括：软件系统数据的备份与恢复、数据转换等。 “档案设置”功能包括：全