中小型档案管理信息系统通用需求分析.pdf

摘要 摘 要 伴随着网络化、信息化的深入发展，档案工作也走向了信息化与网络化的时 代，档案管理信息系统(Archives Information Management System，AMIS)走进 了档案管理机构，成为必不可少的管理工具及手段。而众多档案软件公司也纷纷 涌现出来，为档案部门带来丰富管理软件产品的同时，也带来了选择上的困惑。 有些部门在选购了档案管理信息系统产品应用后发现该系统并不能满足其所需 要的功能，或者在使用时存在这样或那样之lj{『没有预料到，但是确实为实际应用 带来不同程度困扰的问题。这其实就是需求分析的所要解决的问题，档案部门在 选择档案管理信息系统时要对自己所需要的系统进行详细地功能需求分析、性能 需求分析等，明确自己需要哪些功能，要达到什么样的程度，得出什么样的结果。 可是档案从业人员的信息化意识及信息化专业知识的欠缺令其很难完成一份客 观、详实而可行的档案管理信息系统需求分析。本文J下是基于此，从实际问卷调 查的结果及专业的软件需求分析出发，针对不同档案机构或部门构建了完整的需 求框架，进行了全面完整的分析，并举例说明，为单位或部门在选择档案管理软 件时提供决策支持，同时总结出选择产品、制定需求分析时应遵循的原则及步骤。 从而使档案相关部门(购买方)在其制定需求分析时，可以利用论文的研究成果， 在论文给出的框架基础上，添加自己的实际内容，形成需求分析报告，交付给研 发单位，为系统开发商正确理解用户的需求打好坚实基础，同时也可依据自己所 形成的需求分析报告，对市面上现有软件成品进行考察、评价和筛选。 在文章的实际调研部分主要针对档案部门在建设或者选择档案管理信息系 统时是否进行了深入的需求分析论证，以及在使用管理过程中遇到的问题等，设 计了档案管理信息系统的调查问卷，结合访谈方式对合肥地区部分档案部门进行 了调研。调研结果表明：多数单位在选择档案管理信息系统时进行全面需求分析 的意识比较淡薄；使用过程中遇到的种种问题，很多都是需求分析不足直接或者 间接造成的；引发需求问题分析不足的很大原因是没有简洁方便的需求分析框架 可参考。 在档案管理信息系统需求分析部分，首先按总体业务需求分析和描述了实现 I 中小型档案管理信息系统通用需求分析 档案管理信息系统的原因及所期望达到的目标；其次从捕获与归档、分类、鉴定 和处置、控制与安全、查找与检索、系统报表设计制作和管理等几个方面，对功 能需求进行了深刻剖析，并制定了具体的各项功能需求；再次从系统的准确性、 及时性、可拓展性、标准性、友好性、先进性等几个方面叙述了档案管理信息系 统的性能需求；最后分别总结了选购、开发档案管理信息系统的流程及要求。 关键词：档案管理信息系统通用需求功能需求性能需求 n 摘要 Abstract withthe ofthenetworkandinformation Along in．depthdevelopment technology,the also their archivalwork totheeraofinformation andnetwork． by way technology TheArchives Information thearchiyes ManagementSystem(AMIS)intomanagement becomeanessential toolsandmeans．Sofiles agencies。and management many Software havealso