秘书学——浅谈秘书的工作职能.docVIP

... ... 浅谈秘书的工作职能 摘 要： 秘书的工作职能在本质上是辅助管理、综合服务， 它是各级各类社会组织管理系统中重要的辅助系统， 是完整的管 理系统中不可或缺的有机构成部分。 总体来说， 秘书的工作职能 主要作用就是为领导工作服务， 综合处理机关事务， 促进管理机 关发挥整体效益。 具体来说， 它在辅助管理中的作用还体现在参 谋咨询、沟通协调、督促检查等方面。 关键词 ：秘书；工作职能；参谋咨询；沟通协调；督促检查 一、引言 随着信息网络环境的普及和社会的不断进步发展， 秘书工作 的内容将不断扩大， 秘书工作也将呈现出新的作用。 在综合辅助 管理中， 只有了解秘书的工作职能， 深入学习秘书工作的特点和 作用， 秘书人员在不断实践、 调节与创新的过程中才能取得更大 的进步， 以适应新形势下的现代社会高效率的管理， 使秘书工作 更好地开展，充分发挥其职能作用。因此，研究和探讨秘书工作 的职能，有利于秘书人员进一步认识和把握秘书工作的特点和规 律，也有利于全面认识秘书工作的具体情况， 更有针对性地做好 秘书工作。 1 秘书的工作概括起来，就是辅助管理，综合服务。综合辅助 既是秘书活动的显著特点， 又是指导秘书工作的重要原理； 秘书 的参谋咨询活动， 很大程度上是对领导决策的有效辅助； 秘书全 面系统地辅助决策， 又具体体现在协助领导人分析问题和解决问 题的随机事件中； 督促检查则是秘书辅助领导决策付诸实施的一 项重要服务工作。 秘书既要为决策形成提供各方面的服务， 又要 具体参与决策实施工作， 在实施中为领导参谋、 协调和检查决策 工作过程，确保秘书工作的顺利开展。因此，秘书工作的综合辅 助管理特点， 要求秘书在职能活动中充分发挥参谋咨询、 沟通协 调和督促检查的重要作用。 二、参谋咨询 现代管理日趋复杂， 各级组织的领导无论才干和精力， 都无 法独胜其劳，而必须依靠秘书人员，为领导分担部分工作，所以 秘书要充分发挥参谋助手作用。 参谋咨询工作的开展， 是秘书职 能自我完善的需要， 是领导工作努力提高科学化水平和效能的需 要，是不断发展变化的新形势的需要。 所以秘书的参谋咨询功能 在现代管理中具有不可替代的重要作用。 （一）参谋咨询工作的特点 现代社会领导的重大决策一般都离不开智囊团的智力支持。 在西方发达国家，自 20 世纪上半叶起就出现了专门为各级各类 领导提供智力服务的专门的商业性咨询公司， 最著名的有美国的 兰德公司、 日本的野村研究所等， 而为企业提供信息调查等智力 2 服务的信息公司、点子公司更是比比皆是。在我国，国家和省市 社科研究机构也承担为领导机关重大决策提供智力服务的职责， 市场经济体制建立以后，商业性咨询公司开始大量涌现。 与社科研究机构、 商业性点子公司相比， 秘书的参谋咨询具 有主动性、综合性、从属性、直接性、随机性等特点。 所谓主动性， 是指秘书部门不能等领导提出研究任务再开始 收集信息、 分析情况， 而应该积极主动地为领导工作提供智力服 务。 所谓综合性， 是指秘书部门参谋咨询是全方位的， 不是仅限 于某一专门领域。 所谓从属性， 是指秘书部门必须根据领导工作的需要进行研 究，不能像专业研究机关或咨询公司那样完全自主地进行独立的 科学研究。 所谓直接性， 是指秘书提供的建议、 方案等是直接提供给领 导的，不需要经过任何中介环节。 所谓随机性，是指秘书除了通过会议、文稿等正规形式外， 还可以在出差途中、 午餐桌上等非正式场合向领导提供参考意见。 （二）参谋咨询工作的作用 秘书的参谋咨询工作， 是秘书参谋职能的具体化， 具有其他 工作无法替代的作用。 首先，对领导思想具有充实完善的作用。 秘书工作者的新鲜 思想、观点、认识，通过参谋咨询工作与领导思想溶为一体，就 3 会对领导者的思想有所帮助。 其次，对领导决策具有辅助取舍的作用。 参谋工作往往体现 在工作建议、预案等若干方面。提出参谋意见，有利于领导决策 的形成。就一个问题提出几个参谋意见， 有助于领导决策的优选； 提出决策方案的优选意见，有助于领导决策的确定。 再次，对领导工作具有提醒警策的作用。 在完成领导者交办 工作的同时， 主动考虑并提出那些领导者暂时没有想到而需要提 出的问题以及秘书部门每天报送领导者的经过精选的有用信息， 这些都能提醒领导者注意某种倾向、解决某一问题，或启发、警 策领导者避免某些失误，促使领导者不断校正工作的运行轨迹。 参谋咨询工作的这三种作用， 有时是独立发挥， 更多的时候 是同时发挥。参谋咨询工作作用的大小， 取决于问题的难易程度、 解决办法的优劣、提供方式时机是否得当。 （三）注意参谋咨询工作的方法 工作得法，事半功倍。有参谋之心，不得参谋之法，会南辕 北辙，劳而无功。因此，当参谋，拟对策，出谋略，务要熟悉参