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文秘写作基础 第一节.汉字的规范使用 汉字的特点 汉字是表意文字，是用表意的符号来记录汉语的。汉字的一个字就表示一个音节，如：天（tian）、地（di）、人（ren）等。 一般说来，一个汉字还代表一定的意义。因此说，汉字是音、形、义的统一体。 汉字的造字方法 汉字的造字方法，古代有“六书”之说，指的是象形、指事、会意、形声、假借和转注。其中前四种造字法是最常用的，而形声造字法用得最多： ①一般说来，一个形声字的形旁和声旁是固定的，如果任意调换位置就会成为另一个字，或者造成错字。这一点我们书写时要特别注意。 ②形声字声旁的变化，造成误读、误用的情况也是较为常见的，应当避免只读半边的错误。 当前使用汉字的不规范现象 一是使用自己的简体字（包括已经废止的二简字）； 二是滥用繁体字（包括已淘汰的异体字）； 三是使用错别字。 规范使用汉字，应注意以下四个问题： 一、使用简化字 二、限制繁体字的使用 1、出版用字方面 2、书法用字方面 3、姓氏用字方面 三、注意新旧字形的差异 四、纠正错别字 ①注意字形，有些错字是受类似偏旁的影响写出来的，因而应注意分辨形近偏旁的不同结构字 。 ②注意字义，有些字使用时易混，必须记住它们各有的字义，才不至于误写。 ③注意字音，有些字由于字音相同，相近，也易写错。 第二节.应用文的种类及写作要求 应用文的种类： 1.日常事务类 2.行政公文类 3.商务文书类 4.法律文书类 主题 材料 结构 语言 “灵魂” “血肉” “骨骼” “细胞” 四要素 文 章 写 作 人 体 构 成 主题的含义 主题又称主旨，是作者通过文章的具体材料所表达的中心思想或基本观点。主题是文章的灵魂和统帅，决定着文章的质量。 突出 主题的要求 材料的含义 制作者为了撰写目的而搜集或积累的能够表现文章主题的事实或论据。 包括素材和题材 素材：暂时没有写入公文中，但已进入作者视野，被作者所意识、搜集到的一些事实和论据，也就是原始材料。 题材：作者根据行文的目的和意图将所摄取的素材加以筛选、提炼和整理加工、组织到公文中，用以表现行文主旨的事实或论据。 感性、理性；现实、历史；直接、间接；正面、反面 材料来源 学习积累 现场调研 网络搜寻 查阅文献 材料的选择与使用 选择材料 去粗取精、去伪存真 使用材料 梳理、剪裁、加工 材料选择的要求 真实 系统 典型 切旨 必须经过反复核实证明确凿无误的，而不能是弄虚作假的 要求材料是必然的，能够反映客观事物的一定本质，而不是个别的、偶然的表象 要求材料是客观的，而不是主观的 要根据主旨的需要决定材料的数量 要根据主旨表达的要求决定材料的详略 要根据主旨的要求决定材料的表现形式 你准备为即将离职的员工写一份工作推荐信，其原来的工作职务是研发部项目主管，离职后的去向大体也是这一方面，以下材料中，应选取哪些： 1、该同志连续三年获得“优秀员工称号” 2、曾成功主持公司的大型晚会和会议 3、部门经理的评价：是一个热情稳重的员工 4、离职的原因是市场萎缩、总部裁员 5、获得钢琴八级证书 6、某项研究发明曾获大奖 7、新近加入中国共产党 结构的含义 指材料的组织和编排形式，即根据主题表达的需要，把有关材料编排成有头有尾、层次清楚、段落分明、首尾连贯的一个不可分割的有机整体。 结构的设计 精心设计写作提纲 认真拟制标题 划好段落层次 巧设过渡和照应 斟酌开头结尾 语言 秘书写作的语言是汉语言学的一个细小分支，是近几年我国语言学研究中心开辟的一个领域，是各级机关、企事业单位从事公众事务活动的交际工具 语言的要求 要尽量做到： 严谨庄重 恰当准确 朴实得体 简明生动 严谨庄重 即使用规范化的书面语言 首先，不要使用口语 其次，不使用生造词语和不规范的行话、方言和简称 选用含义明确而限定的词语 使用专用词语 课堂练习： 改正下面文件中不当的用语： 通知 各系学生会: 经校团委商量，打算在最近几天举行“邓小平同志生日100周年”纪念晚会，请各系学生会积极组织同学报名参加。 校团委 2007年x月x日 商量 研究决定；打算 拟；在 于；最近几天 x月x日；生日 诞辰； 恰当准确 符合客观实际，符合逻辑，概念明确，判断和推理正确而恰当，同时还要符合语法修辞的规范