官塘驿商会年会活动策划方案.docVIP

2015官塘驿商会年会活动策划说明 一、年会时间：2015年02月15日（周日） 二、年会地点：赤壁市金桥大酒店(暂定) 三、活动主题：官塘驿商会2015年会暨二届一次会员代表年会 四、活动格调：热烈、喜庆、庄重、大气 五、参与群体：出席会议的领导、来宾、会员等 六、日程安排：(暂定) （一）当天下午（13:45-14:00）：会员及与会人员报到 （三）当天下午（14:00-16:30）：商会组织的2015年经济论坛座谈交流会 （四）当天下午（17:00-17:30）：领导、来宾报到 （五）当天晚上（17:30-20:30）：商会二届一次会员代表大会 + 晚宴活动 （六）当天晚上（20:30-21:00）：欢送领导、嘉宾、会员 ?注：晚上17:30 年会正式开始，与会领导：市镇领导、市工商联、民政局、商会等 筹备组下设机构： ?A、事务组： 1、负责广告媒体（由工商联出面邀请电视台、赤壁热线），会员单位当天均在酒店门头悬挂“热烈祝贺官塘驿商会2015年会暨二届一次会员代表大会胜利召开。”横幅。 2、负责年会活动邀请函制作和发布（只制作出席领导的请帖，名单、人数待定） 3、负责成立年会的各个活动区域的场景布置。地毯（可有可无）、横幅、彩旗（外借） 、拱门（自备）等；场内的主席台、布景、横幅等（办公室负责） 4、负责成立年会的各个活动区域的音响、音像和麦克风（交代酒店负责人） 5、按社交礼仪规范排好主席台座位，并摆放好两边均有名字的席卡（征求工商联意见） 6、按议程需要落实好相关人员：主持人、民政局和工商联宣读文件的领导、揭牌领导、授牌领导、致辞嘉宾等，并按议程需要提前做好协调工作。（筹备组负责） 7、负责安排礼仪小姐做好领导发言等活动的引导工作（由商会组织人员） 8、负责安排礼仪小姐按议程准备物件，并根据主持人的示意向主席台展示牌匾礼品等，并做好展示后的保管收存工作（办公室负责沟通） 9、做好年会活动的集体合影工作：地方、前排座次及名字提示、准备工作的人员安排（办公室负责） 10、负责年会后的清场收拾工作（办公室负责） ?B、宣传组： 1、负责年会活动宣传资料的编辑、整理、印刷及派发（由何力负责收集整理） 2、负责年会活动所需的稿件、议程、发言稿等（姜先辉负责） 3、负责会议记录（刘弄璋负责） ?C、接待组： 1、根据领导小组拟定的名单负责邀请领导和嘉宾及通知会员（余永丰负责） 2、对领导和贵宾的情况提醒领导小组和其他工作组（余永丰负责） 3、对领导和贵宾制订专门的接待方案，并做好接待工作（何力、姜先辉负责） 4、负责报到区（签到簿、笔、年会出席证等）、会员代表大会区、宴会区、礼品区等的接待服务工作、各区域的人员安排（人员由姜先辉、何力负责） 5、做好年会礼品的接收、保管和派发工作，并做好文字记录（陈飞、钱静负责） 6、负责年会后的清场收拾（工作办公室负责） ?D、财务组： 1、成立年会所需开支经费的支付，及时以报表形式向领导小组汇报资金使用情况（暂由财务负责） E、安保组： 1、负责成立年会的每项活动现场的秩序维护 2、负责来宾车辆的指引和调度 3、保证展示品、来宾礼品的安全 4、负责处理突发事件 F、保障组： 1、按计划请购清单逐一细致检查物资的准备情况，以保证各类年会用品及时到位 2、负责年会场地、酒店以及停车场的落实并与接待组对接 3、与接待饭店餐饮部等部门接洽 4、负责成立年会晚宴用品的准备和摆设（烟酒专人负责派发） 5、负责年会后的清场收拾工作 八、成立年会区域分布： （一）报到区 1、地点：接待大堂 2、功能：来宾登记、会员接待处 3、配备：礼仪小姐、接待人员、签到用具、摄影摄像、礼品登记 （二）外景区 1、地点：金桥大酒店大门外、周边 2、功能：利于宣传、营造年会的热烈气氛，并合影留恋 3、配备：拱门、横幅、等 （三）二届一次会员代表大会区 地点：金桥大酒店会议中心 A、主席台： 1、功能：有主持席；发言席；贵宾席（市、镇、民政局、工商联领导，商会领导等），利于会员代表大会领导发言和讨论文件 2、配备：地毯、音响设备、国歌音像、鲜花、饮料、相关文件、条幅、主持、礼仪小姐、服务人员 B、代表席： 1、功能：利于会员代表发言讲话和讨论文件 2、配备：服务人员、会议记录人员、饮料、相关文件 B、来宾及代表席区： 1、配备：服务人员、会议记录人员、饮料、相关文件 （六）贵宾休息区 1、地点：酒店会议中心 贵宾休息室； 2、功能：利于领导会前休息、交流 3、配备：水果、鲜花、烟茶、礼仪小姐 （七）宴会区 1、地点：金桥大酒店 （九）礼品发放区 1、地点：接待饭店大堂 2、功能：发放礼品 3、配备：工作人员、礼品等 （十）来宾停车区 1、地点：停车场； 2、功能：参与活动的所有车辆