20XX年秘书学绪论.ppt

一、秘书工作的含义和内容 2、秘书工作的内容（任务） “文书、事务、一般管理”可以概括其工作的内容。 就我国而言，大致有以下15项： 秘书工作的内容 （1）文书撰写 （2）文书制作 （3）文书处理 （4）档案管理 （5）会议组织、会展工作 （6）调查研究 （7）信息资料工作 （8）信访工作 （9）接待工作 （10）协调工作 （11）督查工作 （12）日程安排 （13）日常事务 （14）办公室管理 （15）其他临时交办事项 简单地说：参与政务、管理事务、搞好服务。 一、秘书工作的含义和内容 政务性工作：调查研究、辅助决策、信息工作、 组织协调工作、督察工作； 事务性工作：文书档案工作、会务工作、信访接待工作、值班印信工作、机要保密工作、机关事务管理及办公室管理、领导日程安排和其他临时交办事项等。 二、秘书工作的性质与特点 1、秘书工作的性质 （1）辅助性：相对于主导，助手和配角，从属与被动 （2）服务性：属于第三产业，服务的直接性、稳定性和广泛性 （3）机密性：保守秘密和看管文书 （4）综合性：政务和事务；例行和突发 如何理解秘书工作的根本属性：辅助性 从产生原因和工作内容上把握、从领导工作的性质和作用上 从组织机构的构成上把握 如何理解秘书工作的根本属性：辅助性 辅助性：是现代秘书工作最根本的属性和特点。秘书机构的从属地位，决定了秘书工作的辅助性。具体表现为： (1)从属性：第一，秘书工作不能脱离领导而独立存在，秘书工作总是围绕领导工作而开展的，领导工作涉及到哪里，秘书工作的范围就必须延伸到哪里；第二，秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示精神办理，不能超越职权范围自作主张、自行其是；第三，秘书人员虽然也常常参与领导班子的某些会议，与领导者共同研究各种有关问题，但秘书人员在会上只有发言权，而无表决权。 (2)被动性：第一，秘书工作是为满足领导工作活动的需要而产生和展开的，是受领导活动的制约和支配的。第二，秘书部门需要处理的许多日常事务工作（如处理来往公文、信件，接听电话，接待内、外宾，以及处理某些突发事件等），往往预先估计不到，只能来了什么文件就处理什么文件，遇到什么事或者领导叫办什么事就去办理什么事。这一类工作，大都是被动的，却又是秘书人员非干不可的。 案例：如此露脸 年轻的小王大学毕业以后，应聘到一家规模很大的贸易公司的杭州分公司工作。凭着他的聪明和能力，经过一段时间的努力，他被分公司的李经理看中，调到经理办公室当秘书，王秘书干得倒也有声有色。这些天王秘书很兴奋，因为几天后总公司的张副总经理要来他们分公司视察工作。由于他工作出色，人又机灵，李经理点名让他陪同一起向张副总经理汇报工作。王秘书心想机会来了，他要精心准备一番，一定要在副总经理面前好好表现一把，不光让李经理脸上有光，说不定借此以后还可以调到总公司工作。所以，在张副总经理视察其间，王秘书总是抢着介绍公司某些具体情况，侃侃而谈，娓娓道来，从现状到未来发展趋势、从具体工作到宏观评价无一遗漏。对自己了解得不太准确的情况，也能灵机一动，迅速做出汇报。对张副总经理给公司布置的任务，王秘书也毫不犹豫地承诺下来。视察结束后，王秘书还给张副总经理留了名片，表示今后张副总要办什么事，无论公私，都可以直接找自己。送走张副总经理以后，王秘书对自己的表现有些沾沾自喜，可是，他发现李经理的脸色有些不对头，并没有表扬他，只说了一句：“辛苦了。”过了几天，王秘书被调到销售科当业务员去了。他怎么也没有想到会是这个结果，郁闷极了。 【案例思考】 1．王秘书在接待工作中的表现合适吗?’ 2.王秘书在整个接待工作中应该怎么做? 3．经理事后调王秘书去销售科当业务员，你是怎么看待这件事的? 【案例评析】 王秘书该郁闷，他的接待工作越位了，抢了领导的风头，喧宾夺主。作为领导的秘书在工作中应该有积极主动的精神，辅佐自己的领导做好接待的准备工作，并在接待的过程中做好服务和补充工作。但是，秘书永远不是主角，是领导背后的影子，对自己的工作和职权都必须有清醒和明确的界定。王秘书由于忽视对自己工作和职权的界定，“积极主动”过头，出现“越位”现象。在接待上级领导过程中，一是汇报工作越位，本来应由领导来汇报的情况，他抢先汇报；二是表态越位，超越自己的身份，胡乱表态。在工作中，秘书热情过高造成工作越位，只要不是“武大郎”式的领导，一般还不会过于计较，但秘书必须严格把握好自己，因为热情过高，表现欲过强而造成工作越位，往往会在不知不觉中干预领导的职权范围，这对于领导来说，是绝对不能容忍的。如果秘书经常犯这样的毛病，领导就会设法来“制裁”你，最直接的做法就是请你另谋高就。 2、秘书工作的特点 综合性与专业性 事务性与政务性 文牍性与管理性 常规性与突