20XX年秘书学原理.ppt

第一节 事务管理概述 一、事务管理的含义 二、事务管理的特点 （一）广泛性 （二）琐碎性 （三）分散性 （四）重复性 三、事务管理的原则 （一）服务原则 （二）按政策办事的原则 （三）勤俭原则 （四）效能原则 第二节 值班工作 一、值班工作任务 （一）接收处理上报，下发文稿、信函 （二）承接上级通知、批示和下级电话请示、报告事宜 （三）承办本机关、单位领导交办的事宜 （四）掌握领导行踪，随时取得联系 （五）做好外来人员的接待工作 （六）应付紧急情况，处理突发事件 （七）做好机关、单位的保密、防火、防盗工作 （八）写好“值班日志”和“大事记” 二、值班工作制度 （一）岗位责任制度 （二）交接班制度：值班记录、值班情况、已办未办事宜。 （三）请示报告制度 （四）保密制度 （五）防范制度：防特、防盗、防火、防灾 实训题 帮王炎编写一份“五一”七天值班表。 要求：1，值班人员中要有负责人和具体值班人；人员姓名自拟； 2，值班地点标明清楚。 3，值班时间必须是全天的，要清楚明白，一目了然。 4，简单写明值班内容，结合该公司性质自拟。 第三节 办公室电话工作 电话作为现代通讯工具，在组织的管理工作中发挥着日益重要的作用。秘书每天通过电话进行大量的对内、对外联络工作，可见电话是组织展示工作效率、社会形象的一个窗口。在电话工作中，人们彼此不能谋面，看不到对方的表情、举动，只能通过电话里的声音去揣测对方的心理、态度，也就是说．秘书电话应答的声音或方式是对方能够直接感受到的全部信息，这样，秘书电话应答的声音也就成为企业组织的外在形象。因此，秘书应以礼貌的态度、专业的方式处理好每一个电话，应在电话里表现出良好的职业规范和高超的电话技巧。 一、使用电话的基本礼仪 1．态度要热情周到，礼貌友好 2．口齿清晰，声音愉快自然 3．语言简洁明了，得体准确，和谐有序 4．提高电话工作的效率，注意保密 5．简洁、完整、准确、快捷地处理电话留言 录象1 录象2 录象3 二、接听电话的技巧 1．接听电话必须及时 2．接听电话首先问候并通报 (录象1) 3．做好电话记录 4．正确处理电话的临时中断 5．学会处理不在的同事的电话 6．学会处理转接电话 (录象2) 7．适时结束电话 8．同时处理打进来的多个电话 9．按听打给上司的电话(录象3) 三、拨打电话的技巧 1．尽量选择合适的时间打电话 2．打电话前的准备工作 3．准确拨号．耐心等待 4．及时自我通报 5．要求对方做好电话记录 6．替上司拨叫电话 7．拨错了号要及时道歉，绝不可一挂了之 8．如果通话临时中断或受到干扰，应主动回电话 9．运用语言技巧，及时结束冗长的难对付的谈话 一、会前准备阶段 （一）确定会议议题：筛选、分类、轻重和先后（二）组成会议筹备班子：接待、秘书、会务、资料、生活、财务、保卫等（三）安排会议议程、日程和程序：议题先后、日程安排、主持、报告、发言、总结等安排（四）提名与会人员（五）办理会议报批手续 （六）发出会议通知 （七）编排分组 （八）准备会议文件、材料 （九）制作会议证牌 （十）会场布置和检查 （十一）办妥后勤服务事宜 二、会中服务阶段 （一）会议签到 （二）安排大会发言（三）会议记录和会议录（四）做好上下联络工作（五）组织选举 （六）编写会议简报 （七）做好安全保卫工作（八）其他服务性工作（九）安排好闭会 三、会后处理工作 一是会议结束后的工作，如撰写会议纪要、报道会议情况、催办落实会议交办事项等； 二是会场以外的事务性工作，如代表的离会安排、会场清理、物品清点、财务决算等。 （一）送别与全代表 （二）回收有关文件、材料 （三）印发会议纪要 （四）汇编会议文件 （五）搞好新闻报道 （六）加强信息反馈 （七）开总结会 天地公司销售团体会议议程表 公司销售团体会议在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行 1、宣布议程 2、说明有关人员缺席情况 3、宣读并通过上次会议的记录 4、通信联系情况 5、东部地区销售活动的总结 6、销售一部关于团队沟通问题的发言 7、公司销售人员的招聘和重组 8、销售二部经理的人选 9、下季度销售目标 日期 时间 内容安排 地点 参加人 责任人 备注 2003年 11 月 12 日 8：30 报到 餐厅门厅 全体员工 9：00 销售主管介绍 公司会议厅 全体员工 9：50 休息 10：00 新产品展示 公司会议厅 全体员工 11：00 销售活动录象 餐厅三层 自由参加 12：00 自助午餐 餐厅二层 13：30 员工自由观看 餐