标准编号03档案管理制度.docVIP

企业标准体系-档案管理制度 PAGE PAGE 12 石嘴山市星瀚市政产业（集团）有限公司 标准编号：XH-JT-JA-（行政）-2006-003 石嘴山市星凯建筑安装有限公司 企业标准编写格式指导书 单位名称：石嘴山市星凯建筑安装有限公司 编写部门：办公室 责任人： 审批文号： 批准人： 发布日期：2006年9月 实施日期：2006年9月 档案管理制度 一、总则 （一）目的 为维护公司档案管理秩序，促进企业的生产经营，完善档案管理，特制定本制度。 （二）职责： 1、对各类档案在形成材料已难改变的情况下，主要采取预防措施，延长使用寿命。 2、档案保管要做到防潮、防水、防火、防尘、防霉、防虫，防止有害气体的侵蚀，防止机械磨损。 3、档案使用时，不要放在靠近阳光、易雨淋、受潮等处，禁止在阳光下阅读档案。 4、档案受潮后，禁止在阳光下曝晒，要在阴凉处晾干。 5、档案资料室温湿度应保持恒定，防止忽高忽低，给档案带来不利影响。 6、档案资料室门窗要牢固，室内保持清洁通风，加强库房设施，确保档案安全无损。 二、档案管理 （一）档案借阅、复制 为了进一步加强管理，充分利用档案的信息资源，提高服务质量，保护公司利益和无形资产。 1、凡本公司工作人员因工作需要借阅档案资料时，须在借阅登记薄上填写借阅的有关内容，方可借阅。 2、外单位人员借阅档案时，需持有单位介绍信，并注明借阅档案范围，经公司总经理同意后方可借阅。 3、借阅人对借出的档案资料应妥善保管，严防失密。借阅时严禁吸烟、脏污、损坏、拆毁、转借。不准涂改、不准乱拆卷盒、不准乱翻无关资料。 4、文书档案资料按有关规定办理借阅手续，必须将文件的年代、目录号、案卷号、文件号、借阅期限填写清楚，文书档案一律不对外借阅。 5、技术数据、前期工作资料、合同等一律不对外单位借。本公司内人员按规定办理查阅手续。 6、查阅财务、技术、人事等涉及公司生产经营情况档案，须经公司总经理批准，如需要查阅、摘抄以上档案材料，只限在档案资料室中进行，不能带出档案室。 7、公司党支部、总经理办公会等公司重要会议记录，需分别经公司党支部书记，总经理批准，只限在档案室查阅指定范围的记录内容，不准外借。 8、借阅数量及借阅限制 （1）每人限借档案5册，资料5份，确因工作需要，可借单项工程资料一套。 （2）所借档案，资料的期限最长为1个月，到期后必须归还，如确需继续使用，必须办理续借登记手续。 9、档案、资料、图纸的复制 （1）如特殊需要复制一般档案时，必须填写复制档案材料处理单，由复制档案的部、室领导在处理单上签字，经管理人员报主管负责人同意后方可借出复制。 （2）如工作需要复制资料，图纸时，需持总经理签批的申请单，经档案管理员审查无误后，方可复制。 10、所借档案、资料、图纸无论到期与否，若公司生产经营需要时，档案资料室有权调回，借者应予配合，不得以任何借口拒绝。 11、职工工作调动离开本单位，在办理有关手续时，应先将所借档案、资料、图纸全部归还，没有档案管理人员签字，不予以办理调离等手续。 12、职工在办理离、退休手续时，应先办理档案、资料、图纸清还手续，并经档案管理员签字确认，否则不预办理离、退休手续。 13、调离人员、离退休人员必须与档案管理员办理清还手续，不得擅自将档案资料转入其他职工名下。 14、处罚办法 （1）管理人员应做好外借档案定期催还工作。超过归还时间一个月，仍不办理续借手续的，从第二个月起，每超过一天，每份档案资料罚款0.50元，图纸1.00元，半年累计一次。由档案资料室通过财务科从本人工资中扣除。 （2）所借档案资料、图纸不得污损、撕毁。如遇上述情况，视损坏程度给予批评，并根据档案资料、图纸的重要性处以相应经济罚款。 （3）借阅人应妥善保管档案资料、图纸及基本资料，不准丢失，如丢失视情节轻重给予批评教育或政纪处分，或根据档案资料、图纸的重要性处以相应经济罚款。 （4）档案资料、图纸涉及产权与公司利益，属公司十分重要的无形资产，应严格控制外流，严禁部、室、个人向外单位提供档案资料。如有发现，应追究责任，视情节给予批评教育或政纪处分，或处以相应经济罚款。 （5）外单位人员利用我单位档案资料、图纸应实行有偿服务。查阅、摘抄、复制按有关规定办理，并由档案资料室按规定接待处理。 （二）档案统计利用制度 1、严格遵守《统计法》及其它有关统计工作规定，档案资料统计做到准确、及时、科学。 2、建立健全各种登记帐册，对档案收进、移出、整理、保管、鉴定、销毁和提供利用等各项工作情况要及时登记。 3、做好档案和档案工作的统计、调查和统计资料的收集、整理工作。 4、定期对档案统计资料进行分析研究，提供有价值的档案统计资料，为公司生产经营和档案工作