固定资产采购及支付管理制度.docxVIP

固定资产管理制度(初稿) 一、总则 1、本制度加强公司固定资产管理，合理控制固定资产采购支出，特制定本制度。 2、本制度规定了固定资产采购、领用、更换、支付签批程序及相应的实施细则。 3、本制度适用于****集团有限公司。 二、范畴 1、固定资产的定义为： （1）非损耗性物品而预算使用期超过二年。 （2）物品价值不低于RMB2,000元。 2、 一切固定资产的采购，在考虑到其规格、质量、送货时限、价格、结算方式、可信度及服务质量的前提下，都要求选定最优惠的供应商。供应商的选择要求对方有足够的经济实力并能按时供货。 固定资产的采购和管理部门 电脑设备的采购部门和管理部门：综合部、网管员 除电脑设备之外的固定资产的采购和管理部门：综合部 综合部统一负责处理固定资产实物台帐的记录和更新；实物盘点、报废等。 三、采购及支付流程 1、采购申请 （1）、固定资产使用部门应根据办公需要提出申请，填写一份固定资产采购0A申请单。采购申请单上应注明采购项目、采购物品用途、采购数量、物品的型号、规格、估计单价及部门资产编号等，经部门负责人签字同意后提交综合部。 （2）、综合部根据部门固定资产采购申请单查验该申请是否合理及必要，需要采购的综合部应向供应商询价和核价。 询价原则是：大型设备应3家以上（含3家），小型设备2家以上（含2家），并取得供应 商配置清单及报价单传真件或复印件。 （3）、综合部对各家供应商的报价进行审核，在考虑到其规格、质量、送货时限、价格、结算方式、可信度及服务质量的前提下，选择对方有足够的经济实力并能按时供货的供应商，签字确认后提交财务部审核采购预算（启动预算管理后）。 （4）财务部将该申请与公司预算进行比较核对；如果属于预算内项目，并在其权限范围内，可直接审核提报分管副总裁批准；如果属于预算外支出项目，应交财务总监和总裁办进行特批。（启动预算管理后） （6）固定资产采购部门收到总裁办已经批准的采购申请，已经同意的采购价格为基础，对外洽谈、 草签合同，合同经按规定权限批准后，对外正式签署。若因特别原因只有一家或二家供应商可供选择，采购部门负责人应在采购申请单上注明。采购报价应以书面报价为准。对于重大资产采购合同在签订前应交财务总监和总经理进行审核，重要的合同或协议书应经有关专业人员如公司聘用律师审核。 验收手续 固定资产采购部门人员接到供应商送货时，应认真检验与核实所收物品与相关单据(发票复印件) 及原已批准的固定资产采购申请单是否一致。 任何不符之物品(质量不符合标准或实物与单据不符)，管理部门有权拒收，采购人员负责跟踪解决，并根据需要及时办理商品退货。 管理部门应填写采购入库/验收单（此验收/入库单一式三联），商品是验收合格还是退回应在采购入库/验收单上加以注明。将一份验收单交给财务部入固定资产财务帐，另一份及时提供给资产管理部门，资产管理部门据此及时更新固定资产实物管理帐。 资产入库后，通知申请部门资产管理员OA领取，管理员填制固定资产卡片交资产管理部门存档。 支付报销 固定资产采购和验收结束，采购人员应及时到财务部报账，相应提供已批准的固定资产OA采购申请单、送货单、采购入库/验收单以及合同/报价复印件。 财务部查实各票据上的货物品种、数量、金额等与申请及验收无误后，及时将新增的固定 资产入系统账。 付款手续 参见费用审批及报销管理制度，根据合同约定或供货商付款通知，对已购入固定资产需支付货款时，采购人员应填写费用报销申请单，经采购部门负责人审核批准后，送交财务部。 财务部核对发票等原始单据，对相关单据的真实性，完整性，合法性及合规性进行严格审核，之后经财务总监及总裁办批准，予以付款。 采购及支付款流程图 各部门 各部门 进行特殊批准 进行特殊批准 填制固定资产采购申请 部门负责人 部门负责人 综合部 综合部审核、询价 同意 财务部判断放弃或重新申请 交财务部查预算 不同意 财务部 判断 放弃或重新申请 综合部联系供应商提供报价单 综合部联系供应商提供报价单 审核判断 预算外 审核判断 财务总监及总裁办 财务总监及总裁办 有闲置资产 申请部门填写资产转移单 申请部门填写资产转移单 预算内 报批采购申请 综合部验收 综合部验收货物及发票、送货单 供应商供货分管副总裁办 供应商供货 分管副总裁办 固定管理员接收货物并填写固定资产登记卡 固定管理员接收货物并填写固定资产登记卡和入库单 综合部办理报销手续 综合部办理报销手续 综合部登实物台帐 财务开票或支付现金或电汇财务部入 财务开票或支付现金或电汇 财务部入系统帐 四、日常管理 1. 固定资产日常管理 固定资产应分类设置各种账户分别记录，各类资产应附有单独的卡片或表单，记录各种详细有用的资料，应记录每项资产