办公自动化(OA)系统运行(试行)管理办法.docVIP

PAGE PAGE 7 办公自动化（OA）系统运行（试行）管理办法 第一章 　总 则 为加强集团办公自动化系统（以下简称OA系统）管理（互联网地址：；局域网地址：），实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。保证其安全、高效运行，根据OA系统实施要求，结合本单位实际，特制定本办法。 本办法适用于各公司、各部门。 第二章 管理机构 信息部负责系统的维护和管理，对系统实行统一部署，分级管理。其主要职责: （一）根据董事会的安排，办理OA系统使用单位的注册、名称、功能变更、撤销等手续； （二）定期提交OA的运行报告，包括工作日志填写数量，工作流处理周期、处理件数延误等情况。 （三）制定电子文件与信息流转的具体工作规范和制度； （四）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题； （五）培训各使用单位系统管理人员和使用人员； （六）做好其他相关工作。 人事部负责在OA系统中为新入职员工建立账号、部门调整、离职操作等。 第三章 使用单位 使用单位为各公司、各部门。 各公司、各部门必须明确一名领导分管系统工作，负责监督该系统在本单位的运行。同时确定一名行政专员负责日常管理。行政专员的职责是： 负责本单位OA系统的日常操作，包括查收电子邮件、提交物资购买申请、签呈等。 负责对本单位内OA系统办公用品模块的管理工作。 负责本系统运行与信息部的衔接工作。 第四章 使用人员 OA系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。 每个OA系统使用人员的账号必须设置密码，第一次登录OA后应首先在个人事务→控制面板→修改密码，对自己的密码进行修改，若密码丢失，应先出具书面申请经本单位分管领导签字，交由信息部备案后予以恢复初始密码。 在OA系统的控制面板→个人资料里面，须对自己的个人信息进行添加，如联系方式、e-mail、生日日期等，以便同事之间联系时查找方便。 为保证各类电子文件及时收发，各员工至少每天上下午各登陆两次OA系统，接收文件，处理待办事项。网上协同处理流程涉及到的工作人员，处理时间原则上不超过1个工作日。如因出差、请假等较长时间无法处理代办事项的，须通过“工作委托”功能指定授权的代办人进行相关操作。 第五章 业务管理规则 在公司内，电子文件与相同内容的纸质文件，具有同等效力，各部门可以将电子文件作为公司内部贯彻执行工作和办理的依据。 公司内部各类会议通知、有关工作情况通报、部门之间的信息传递，以及其他只在系统内部需要贯彻的、部署性的、告知性的、事务性的文件等，只通过OA系统传递和办理，不再发送纸质文件。如需存档，由专门人员打印保存。 公司员工应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用OA 系统处理办公业务时，应遵守以下规定： 1、通过OA 系统发布的信息、发起的工作流，OA使用人员视同知晓，应及时登录系统获取办公信息，处理相关业务。 2、公司员工应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。 OA系统实行实名制，不得在OA系统上发布与公司工作无关的信息；应避免在讨论区发布私人事务，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。 第六章 日常办公规则 ? 电子邮件 用于公司内部信息传递。每人的邮箱空间为1G，可在“电子邮件→管理邮件箱”中查看使用空间。 公告通知 由行政部提报审批通过后按照查看范围发布。 新闻管理 各公司每周发布一篇内部的新闻报道。内容可涉及本公司、部门的人或事等，要求图文并茂、语法通顺。 工作日志 单位人员应按时撰写工作日志，及时汇报当日工作情况。日志撰写情况纳入考核。 工作流办理??单位人员需要传递或签阅的文件，须用OA系统与部门内部或其他部门人员、部门领导或公司领导进行文件的交流和消息沟通。 办公用品管理 单位人员需领用办公物品时，需填写个人办公物品登记单，经仓库管理人员审核后予以发放。 发文 公司各管理部门发文，由各部门职员拟稿，交部门主管审核后，提交行政部复核，行政部经理根据文件性质提交给相关领导签发，领导签发后文件传递给董事长秘书，秘书对文件存档，并分发到各相关部门和人员。 收文（包括纸质文件和网发文件） 部门收文，由部门文员完成收文登记、部门领导拟办、领导批示、转到具体办事人办理自动归档。 第七章 安全保密管理 OA软件运行的服务器，由信息部专人保管，采取多重加密措施，不能给其他人使用。异地备份数据后应立即加密。对未按规定操作服务器造成OA中资料泄露的，将承担相应法律责任。 OA系统使用要严格执行国家有关保密法律、法规和集团公司商业秘密保护的有关规定，确保国家秘