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采购管理制度及操作流程 目的 为了进一步加强公司制度管理，健全企业采购管理制度，监督和控制不必要的开支，保证采购工作的正常化、规范化，特制定此制度。 工作程序 采购原则 采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。 采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。 一般日常办公用品及其它消耗用品由行政管理部人员负责采购； 物件采购应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽淡。 采购申请 采购之前，采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量，需求日期及注意事项登录OA系统填写“物品申请单”。 紧急采购时，由采购部门在“物品申请单”备注上注明“紧急采购”字样，以便及时处理。 若撤销采购，应立即通知行政管理部人员或采购人员，以免造成不必要的损失。 采购流程 采购经办人登录OA系统，在“物品申请单”内需填写所购物品的估算价格、数量和总金额。 各采购经办人在采购之前必须通过OA系统进行审核，审核通过后方能进行采购。 采购物料定单可打印一份交与财务。 采购经办人职责 建立供应商资料与价格记录。 做好采内参市场行情的经常性调查。 询价、比价、议价及定购作业。 所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。 做好平时的采购记录及对账工作。 采购方式 集中计划采购：凡属日常办公用品必须集中计划购买。 长期报价采购：凡经常用物品须选定供应商议定长期供货价格。 每年第一个月重新审定上年度供应商，与供应商洽淡需两人以上进行，并对供应商评审，且作出相关评审记录。 采购实施 “物品申请单”通过OA系统审批完毕后，办理借支采购金额或通知财务办进汇款手续。 采购人员按核准的“物品申请单”向供应商下单并以电话或传真确定交货日期或到市场采购。 所有采购物品必需由仓库或使用部门验收合格签字后，才能办理入仓手续。 采购付款方式 物品采购无论金额多少，一律由经办人签字，财务经理审核，总经理核准签字后方可报销并提供有效发票及采购清单。 物品采购付款可通过OA系统申请付款，可上传相关文件、采购清单及有效发票。 采购经办人行为规范 采购人员应本着质优价廉的基本原则，经过多方询价、议价、比价后填写定“采购定单或物品采购申请单”。 采购经办人应尽职尽责，不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂；若因严重失职或违反原则作出不适当行为者，给予辞退，情节严重者提交公安机关处理。 附则 各部门需要采购时，凡是没有按上述审批手续审批和流程采购的，财务部将拒绝付款。 本制度经总经理核准后实施。 附物品采购流程图：