公文培训讲义.docVIP

PAGE PAGE 14 公 文 培 训 讲 义 省局办公室 廖韧 公文，是我们在公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者。作为行政机关实施管理的基本手段和重要工具，公文发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用，体现了组织的意志，表达了组织的主张，显现了组织活动的行为目的。公文贯穿在机关管理工作的始终，公文的质量直接关系着我们国税系统决策管理和服务的效率，也代表着我们国税机关的形象和声誉，反映了我们国税机关的依法行政能力。因此，为了充分发挥公文以文辅政的作用，确保系统内政令畅通和各项工作高效运转，进一步提高公文质量，就显得尤为重要了！ 质量是公文的生命。只有高质量的公文才能为领导指导工作、实施决策发挥重要作用，产生良好的工作效应。为此，我们作为文秘人员，在公文处理的实际工作中应该当好“铁将军”，从起草、修改、审核到印发，每个环节都要多层次严把质量关，都要精雕细刻、推敲斟酌，甚至咬文嚼字、“吹毛求疵”，力求准确无误，精益求精，决不可有半点马虎和疏漏。这样才能保证出精品，才能保证我们的公文在政策上不出偏差、内容上不出纰漏、文字上不出差错、格式上不出洋相。 一件高质量的公文，不光要内容真实，观点正确，条理清楚，文字精练，还要格式规范，结构合理，标识齐全，页面整洁。今天，我们就从如何有效地提高公文质量的角度入手，以我们在日常公文处理工作中经常出现的一些常见问题和常见错误为切入点，以点评的方式，逐一分析一份文件的每一个细节，来重点探讨如何才能制作出一篇高质量的公文。 下面我们就从一份文件的版头开始—— 一、版头使用中的常见错误 版头混用。我们平时拟制使用的版头主要有两种，一种是带“文件”字样的版头文件，一种是不带“文件”字样的版头。使用“××国家税务局文件”式样的版头用于向上级报告、请示工作、任免干部、转发上级文件等，通常用于“发”字号的文件；使用不带“文件”字样的版头用于发布方针、政策、工作部署或批转下级的报告、请示，通常用于“函”字号的文件。因此，我们在具体的应用中，就应该根据文件的内容和性质，对这两种版头加以区别，不可随便混用。 二、发文字号中的常见错误 （一）年号不全 如：将“2008”省略为“08 正确的表达方式应该是：云国税发〔2008〕23号 而如果表述为“云国税发〔08〕23号”就是错误的！ （二）括弧不对 发文年度应用六角括弧“〔〕”括入。经常有同志错用成圆括弧“（）”、方括弧“［］”、方头括弧“【】”。 同样，在正文中引用文件时，文号的正确表达方式也应使用六角括弧“〔〕”，例如：《云南省国家税务局办公室关于规范国税机关公示语标识英文翻译的通知》（云国税办发〔2008〕11号）。 我们平时在审核文件时最常碰到的问题就是这个发文字号中的括弧问题，每天审核的文件中至少都要出现一次两次，最常见的错误就是使用方括弧“［］”。曾听到有同志说，因为在键盘上找不到六角括弧“〔〕”，只能找到方括弧“［］”，所以就使用方括弧“［］”。其实，六角括弧“〔〕”可以在WORD文档的“插入”—“特殊符号”中找到。 （三）位置不当 将发文年度位置提前到了机关代字前面。如：将×国税发〔2008〕××号错为〔2008〕×国税××号。 （四）序号累赘 发文顺序号中多加了“0”变成“0×” 如：×国税发〔2008〕0×号 （五）字第搭配不当 正确的是前面用“字”，后面用“第”；前面无“字”，后面就不应有“第”。常见的错误是：有“字”无“第”或有“第”无“字”。根据《全国税务机关公文处理实施办法》的规定，除命令（令）外，一律不加“第”。在我们的具体工作中，“字”、“第”均省去，这是正确的用法，例如：云国税发〔2008〕23号，就不必写为云国税发字〔2008〕第23号。 三、签发人标注中的常见错误 （一）上行文未标注签发人姓名 （二）下行文也标注了签发人姓名 这两种情况都是错误的，只有上行文才需要标注签发人姓名。 （三）标注不规范 签发人标注的字体字号的正确标注方法应该是用三号仿宋字体标识“签发人”三个字，后加全角冒号，冒号后用三号楷体标识签发人姓名。 有的公文将“签发人”标识为“签发”，有的将签发人姓名居前，如“签发：某某”、或“某某：签发”；有的在“签发人”与签发者姓名之间未加冒号，这些都是不规范的。正确的应该是“签发人：某某”。 四、公文标题中的常见错误 标题是公文的重要组成部分，它要求主旨鲜明、重点突出、文字简洁、格式规范，同时也是拟写案卷标题和编制档案检索工具的唯一依据。公文标题就好像是一篇公文的门面，因此，公文的标题是需要精心拟制的。但是，有相当一部分公文标题存在这样那样的错误，最常见的有这么几种： （一）文种类别含混不清，有的甚至张冠李戴