企业(公司)公文标准及发布流程管理规定.docxVIP

PAGE1 / NUMPAGES10 公司LOGO XXXXXXXXXX 有限公司 保密级别 □绝密 □机密 □秘密 █公开 发送对象 █总经理 █营销中心 █设计中心 █生产中心 █行政人事部 █财务部 文件名称 公文标准及发布流程管理规定 类 别 规章制度 抄送对象 █ XXX部 文件编号 XXXX-ZD-XR-2015001（总00001） 版 本 V1.0 编拟部门 行政人事部 文控部门 行政人事部 编 拟 人 XXXX 审核会签 审 批 公文标准及发布流程管理规定 目的 为规范公司办公行文内容、统一公文格式，明确公文审批流程，提高工作与沟通效率，方便工作联络与存档，特制定本规定。 适用范围：全体员工 分工及责任 总经理：审批公司一般性事务文件、规章制度和下级提交的各类申请、报告、表单等公文。 行政人事部：编拟、修订和废止公文管理规范，审核各部门一般性事务文件、规章制度的规范性，编拟文件编号，发布公文，对一般性事务文件、规章制度存档。 各中心：编拟、修订和废止本中心所辖各类公文并提报审批。 分类及定义 公司发布公文分为一般性事务文件、规章制度和公文文书。 一般性事务文件包括：通知、通报、说明等。 规章制度包括：规定、办法、手册、说明书、指引等。 公文文书包括：申请、报告、会议纪要、函、各类表单等。 管理标准及要求 公文格式 文件名称 文件名称由编拟部门根据内容自行确定，但需避免重名。 文件类别 文件类别分为：一般性事务文件、规章制度和公文文书。 文件编号 文件编号采格式为：“公司+分类+部门+年份+年度序号+公文总序号”，例如“XXXX-ZD-XR-2015001(总00001)”。XXXX即XXX公司简称， ZD即规章制度，XR即行政人事部，2015001即2015年第一份公文，总00001即公司公文总序号。 部门名称缩写 部门名称 总经办 营销 中心 设计 中心 生产 中心 行政 人事部 财务部 整装研发部 缩写 ZB YX SJ SC XR CW ZZ 文件分类缩写 公文类别 通知 通报 说明 规章 制度 申请 报告 会议 纪要 缩写 TZ TB SM ZD SQ BG JY 版本 自2015年6月1日起，所有公文版本统一设定为“V1.0”；今后每修订一次加“0.1”，即“V1.0”版修订一次后升级为“V1.1”，以此类推。 编拟部门 编拟部门以公司现行组织架构设置为准。 保密级别 保密级别分为：绝密、机密、秘密和公开。保密级别由信息资料所属部门初定，行政人事部复核。 绝密：直接影响公司权益的重要决策文件资料、项目策划方案、核心技术文件资料、财务报告、年度目标与计划、项目总控计划、薪酬规划与标准等高级秘密资料。 机密：公司的远景发展规划、各职能半年以上统计资料、重要会议记录、技术文件资料、公司经营情况、营销策划方案、公司客户与渠道客户资料、定价标准等秘密资料。 秘密：公司员工档案、员工收入、各类规章制度、管理流程、材料价格信息、供货商、各类合同及合作协议、普通会议记录等公司内部使用和流转的秘密资料。 公开：公司对内对外均可公布和流转的各类资料。 行文格式 行文格式参照附件中格式样板。 发文与收文管理 发文管理 一般性事务文件与规章制度的发文由各中心/部门自行拟定，经相关部门讨论确定后将电子版原件发至行政人事部，行政人事部进行格式审核并编号后报总经理审批。 公文文书类文件由各中心/部门自行拟定后直接发至文件接收人，或交由文件处理部门处理。 文件编拟单位应按照文件模板编拟各类文件，无模板的自行编排文件格式。 收文管理 收文单位或个人应对文件内容积极执行、反馈，保证各项工作的顺利开展。 收到其他中心/部门文件的单位，必须根据保密级别妥善保管相关文件。 公文发布后，行政人事部将根据收文单位及试用员工范围安排文件签收。 文控管理 一般性事务文件和规章制度类文件由行政人事部统一发文，公文文书类文件由各中心/自行发布。 一般性事务文件和规章制度类文件发文时，统一发布未签字版PDF格式电子文档，签字版纸质文档由行政人事部存档。 公文发布后，凡对原文件进行修改的，必须按照公文发布要求重新发布修改后的文件。 未经总经理授权，任何职位员工不得将“机密”文件、“绝密”文件以任何方式传与他人。 公司全部公文文件版权归“XXXXXXX有限公司”所有。 公文发布审批流程 参见附件6：公文发布审批流程 管理工具 附件1：一般性事务文件格式样板 附件2：规章制度格式样板 附件3：会议纪要格式样板 附件4：各类表格格式样板 附件5：文件目录格式样板 附件6：公文发布审批流程 附则 本规定的拟定、修订、解释权归属于行政人事部。 本规定内容如果与现有相关制度冲突，以本规定为准。 本规定自2015年6月1日起执行。