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企业行政管理制度 总则 为了适应公司发展需要，加强办公用品使用管理，规范文件收发流转、人员接待、节假日值班和会议管理等行政工作，根据公司内控管理体系，制定本制度。 公司综合管理部（以下简称管理部）负责公司行政工作。 第二章 收发文管理 管理部负责公司文件的接收处理及制发。收文处理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。公文制发是指以本公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 文书负责上级公司的收文登记，并按收文流程处理，附公司收文处理纸于来文上，在管理部经理提出拟办意见后送交公司领导批示，然后根据批示进行转发。承办部门收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理；承办确有困难的，应当及时予以说明。 发文拟稿单位在对所发文件进行草拟和审核后提交管理部文书，文书对文件进行登记，对文字进行校对和格式调整，然后送管理部经理审核定稿，送公司领导签字后发文。 管理部负责公司会议纪要的制发，一般性会议，会议记录人将会议纪要送审稿提交会议主持人审核签字后制发；重要会议，管理部安排专人做好会议记录，整理形成会议纪要，送审稿交其他参会人员会签后交会议主持人审核签字，并在管理部登记、备案、存档，已备后期查阅和借鉴。 第三章 接待管理 公司各部门接到上级、系统内单位或政府部门来访通知后，确定来访时间、人数、国籍、性别、职务、航班及日程安排等，做好来往信函记录，及时报给管理部。 管理部的接待人员应尽量弄清来宾的单位或公司名称、人数、身份、来访目的、停留时间、主要活动内容等情况，报公司主管领导并得到明确指示后，立即编制详细的活动日程表并与有关单位取得联系，按活动日程表逐一落实诸如迎送、交通、食宿、参加单位和人员、会见(活动)地点、参观(活动)路线、宴请等具体事宜。 公司级大型会议或活动，由接到通知的部门向公司主管领导汇报，经领导同意后，报管理部，由管理部负责拟定计划方案，包括会议计划、费用预算及日程安排。 迎送客人时，接待人员应准确掌握客人的抵离时间、地点、航班、车次及人数。安排好车辆并提前抵达指定地点。需公司领导或其他领导参加迎送活动时，联络接待工作人员应提前通知并安排有关领导提前到达迎送地点。客人如有诸如机、船、车票等方面的问题，联络接待人员应按照有关规定尽可能协助解决。 重要会见、会谈、签字仪式、正式宴请、重大庆典及其它重要活动开始前，联络接待人员应提前到达现场，对场所布置(欢迎标语、鲜花等)、设施、设备、卫生、安全、笔、纸、介绍资料、桌签、签到簿、礼品等各方面准备情况进行检查。要求有关人员熟悉活动程序、礼宾次序和站位、座次情况，必要时应安排有关人员进行排练。如果需要，在各类重要活动前应提前通知新闻、车队、保卫、服务等单位做好准备并熟悉活动场所和活动内容。 管理部在接待过程中要严格执行中央和上级公司要求，本着勤俭节约的原则，反对铺张浪费。 第四章 办公用品使用管理 管理部负责公司各类办公用品的归口管理，根据各部门的办公用品购置申请负责实施走采办程序和日常维护管理等工作，坚持非低值易耗品零库存，按需采购的原则。 新购置的办公用品由管理部负责统一登记入账，需纳入资产管理范畴内的办公用品还需经资产管理员验收登记入账。管理部负责定期清点公司办公用品，并做好台账。 管理部对公司办公用品进行建账后，及时将新购买的低值易耗品入账，对于报废或损毁的办公用品应及时销账，准确、及时掌握低值易耗品的数量及使用情况。 办公用品尚在使用年限中，且未发生提前报废的现象，对于部分办公用品需要更换零部件的情况，对被替换的零部件，管理部将根据其种类及对环境的影响程度按照废旧物资处理办法进行无害处理。 使用部门根据工作需要向管理部提出申请借用办公用品时，如是短期借用，由管理部经理批准即可；如是中长期借用，必须经过公司领导批准，申请表上必须有借用人员、部门经理和管理部经理签名。 第五章 会议管理 管理部负责公司会议管理，包括会议方案（时间、地点、参会人员、费用预算等）筹划与报批、会议通知发布、会议材料准备、参会人员邀请与确认、会议总结、费用结算等。 会议通知至少提前一天在公司办公网络通知公告栏目发布或打电话通知，各种会议与会人员若不能参加应提前向会议主持人请假。进入会场，关闭手机或设置震动状态；未经主持会议的领导批准，不许中途离会或提前退场。 公司各会议室实行统一管理、统一安排、统一使用原则，由管理部负责统一调度。管理部根据情况合理安排会议室，并及时向使用单位反馈。 组织在外地召开会议的，会议组织部门需要提前做出费用预测，报管理部和公司领导批准后方可进行。 第六章 节假日值班管理 管理部在收到上级下发的放假通知后，及时下发放假通知，并编制本单位的节假日值班表，在规定时间内上报南海西