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PAGE PAGE 1 东莞市大业工程技术咨询有限公司监理部 发文审批单 保密程度 保密程度紧急程度 保密程度 紧急程度 文件 名称 监理部文件归档和移交管理规定 共 页 9 文件 编号 DYJL-B02-2012-004 修改次数 附件 无 共 页 申请 日期 发布 日期 实施 日期 编制人 傅锦嫦 复核人 温勤海 审核人 江茜 文 件 发 放 范 围 主送 项目监理部 抄送 经理室、综合服务部 特 殊 说 明 1、以往发布过的相关同类或相冲突的制度名称： 是否废止以上制度 □是 □否 2、发文类别：■ 纸质文件 □加盖公章 □盖部门章 3、公布方式：□电子文档 ■邮箱发送 □网站公布 4、发送范围：■监理部全体人员 □总监（助理）及项目负责人 部门 审批 日期 文 件 会 签 会签部门 会签人/日期 会签部门 会签人/日期 办公室核稿： 日期： 领导批示： 日期: 发文人：韦庆金 日期：2012年6月19日 存档人： 日期： DYJL-B02 DYJL-B02-2012-0044 东莞市大业建筑技术咨询有限公司 监理文件归档和移交管理规定 一、基 本 规 定 1 、项目监理部应将工程监理文件的形成和积累，纳入工程建设监理的各个环节和有关人员的职责范围内。 2、由总监理工程师主持项目监理部监理文件的整理立卷工作。 3、监理部应对项目监理部监理文件的整编工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对工程监理文件进行预验收。 二、监理文件的归档范围 对与工程建设监理有关的重要活动、记载工程建设监理主要过程和现状、具有保存价值的各种载体和文件，均应收集齐全、整理立卷成册后归档。（详见附件一：公司本部存档监理资料清单及存档年限） 三、监理文件立卷成册编制规定 1、卷内目录的编制应符合下列规定（册内目录也应符合下列规定）： （1）卷内目录式样宜符合本规定附录A的要求； （2）文件编号：填写工程文件原有的文号或图号；如无，就不需要填写 （3）文件题名：填写文件标题的全称； （4）日期：填写文件形成的日期； （5）页数：填写组成案卷文件的总页数； （6）卷内目录排列在卷内文件首页之前。 2、卷内备考表的编制应符合下列规定（册内备考表也应符合下列规定）： （1）卷内备考表的式样宜符合本规定附录B的要求； （2）卷内备考表主要是对案卷情况的说明； （3）卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后； （4）卷内备考表在审核人签字完成后，必须加盖项目监理部印章。 3、案卷封面的编制应符合下列规定： （1）案卷封面为内封面。案卷封面的式样宜符合附录C的要求； （2）案卷封面的内容包括：档号、工程编号、案卷题名、编制项目监理部、编制日期、密级、保存期限、共几册、第几卷； （3）档号：由项目号（名称）、案卷号组成，由档案管理员填写； （4）工程编号：应为公司或工程监理部对工程的编号，由监理办公室填写； （5）案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括建设单位全称、工程名称、案卷名称、卷内文件的内容； （6）起止日期：应填写案卷内各文件最早和最迟形成的日期； （7）保管期限分为永久、长期、短期三种。各类文件的保管期限执行GB/T50328—2001《建设工程文件归档整理规范》规定，同时结合工程项目具体情况确定。 永久是指工程建设档案需永久保存； 长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。 短期是指工程档案保存20年以下。(暂定5年) 同一案卷内不能放置不同保管期限的文件。 （8）密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。 4、卷内目录、卷内备考表、案卷内封面必须采用幅面为A4幅面的白色书写纸。 5、案卷装订 （1）案卷必须成册装订。 （2）装订时必须剔除金属物。 （3）案卷必须进行装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。装订成册的封面、打孔机、装订线统一在办公室领。 6、案卷装具一般采用卷盒的形式。 （1）卷盒外表尺寸为310mm×220mm，厚度分别为50mm、60mm、70mm三种。 （2）卷盒封面应符合附录C的要求；案卷脊背应符合附录E的要求。 四、监理文件档案的移交 1、工程项目竣工验收前20日内，项目监理部应将整理好的监理文件报监理办公室审核。 2、项目监理部应在工程竣工验收合格后30日内向监理办公室移交档案 附件一： 公司本部存档监理资料清单及存档年限 序号 归档文件 保存期限 档案盒 短期 长期 永久 监理开工前期资料 第一卷