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第一章 专门档案概述 专门档案是人们通过创造性劳动选取并保存下来以备查考的各种专门文件有机体系的总称。专门文件是指机关、企业、事业单位及其他社会组织，在从事某些专业性活动中，为了实现相关的职能目标而制作和使用的，具有比较稳定的文种和记录目的的各种载体类型的数据、信息记录。 第一节专门档案的概念 一、专门档案的定义 专门档案是人们通过创造性劳动选取并保存下来以备查考的各种专门文件有机体系的总称。专门文件是指机关、企业、事业单位及其他社会组织，在从事某些专业性活动中，为了实现相关的职能目标而制作和使用的，具有比较稳定的文种和记录目的的各种载体类型的数据、信息记录。 二、专门档案与相关概念的关系 （一）专门档案与文书档案的关系 （二）专门档案与科技档案的关系 （三）专门档案与专业档案的关系 （四）专门档案与照片档案等特种载体档案的关系 （五）专门档案与电子文件的关系 （六）专门档案与专业资料的关系 三、专门档案的历史溯源 专门档案的产生应当是随着专业性业务活动的兴起而出现的。可以说，没有科学的专业性活动，就不会出现相应的规范性的专业档案。 第二节 专门档案的种类和属性特征 一、专门档案的种类划分 专门档案的种类划分问题，目前档案学术界基本上存在着以下几种看法。 二、专门档案的一般属性 （1）历史记录性。 （2）原始性。 （3）凭证性和参考性。 （4）定向积累性。 （5）有机联系性。 三、专门档案的特殊属性 第一，专业性。 第二，现实性。 第三，独立性。 第四，规范性。 第五，准确性。 第三节 专门档案的利用价值、功能和作用 一、专门档案的利用价值 专门档案的利用价值，是指各种类型的专门档案所含有的数据、信息、知识，对满足人类从事各种相应的专业性管理活动、业务活动、研究活动等所具有的有用性和有益性。 二、专门档案的功能 （一）数据和信息储备功能 （二）依据功能 三、专门档案的作用 （一）专业数据和信息的保障作用 （二）维系专业工作正常进行的工具作用 （三）保证各项专业工作合法进行的监督检查作用 （四）再现历史、佐证历史的印证作用 第四节 专门档案发挥作用的一般规律性 规律，亦称“法则”，是事物发展过程中的本质联系和必然趋势。规律具有普遍性、重复性等特点。它是客观的，是事物本身所固有的，人们不能创造、改变和消灭规律，但能认识规律，利用它来改造自然界，改造人类社会。 一、专门档案对其形成者作用的突出性 同一般的文书档案相比，专门档案虽然也具有第一价值和第二价值，但是在实现的方式和强度表现方面，却不完全相同。 二、专门档案发挥作用的定向性 专门档案发挥作用的定向性，突出表现在其作用领域的有限性和作用对象的稳定性方面。 三、专门档案发挥作用的弹性 专门档案发挥作用的弹性特点，主要表现在相似信息内容的专门档案在作用效果的差异性方面。 四、专门档案发挥作用的整体效应性 专门档案发挥作用的整体效应性，是指专门档案作为一个有机的专门文件和记录体系，其整体所具有的作用效益，往往大于专门档案个体作用效益之和；个体一旦脱离群体，其所具有的实际作用能力，就会大打折扣，甚至消失。 五、专门档案发挥作用的衰减性 专门档案发挥作用的衰减性，是由专门档案利用价值的时限性决定的。绝大部分专门档案的现实作用具有时间效应，相对于专门档案的特定用户群体来说，其利用价值随着时间的推移而减少，甚至趋向于零。 本章思考题 1、如何正确理解和认识专门档案的概念？ 2、专门档案的种类有哪些？它们的基本性质是什么？ 3、说明专门档案的价值、功能和作用。 4、专门档案发挥作用的一般规律有哪些？认识这些规律对做好专门档案的管理工作有何指导意义？ 第二章 专门档案管理工作 第一节专门档案管理概述 一、专门档案管理的概念 专门档案管理是人们为了有效地收集、加工和利用专门档案数据和信息而进行的一种社会活动。 （一）专门档案信息资源 “专门档案信息资源”的概念不同于“专门档案”的概念，两者既有区别又有联系，它们是内涵和外延不同的两个概念。专门档案只是构成专门档案信息资源的一个必要条件，即没有专门档案就无所谓专门档案信息资源 。 （二）专门档案管理活动 专门档案管理活动是指人们围绕专门档案的形成、积累、收集集中、整序加工、筛选鉴定、编目检索、保管统计、利用编研等开展的管理与服务活动。