2015企业文书讲座-广州档案局.PPT

（1）件号在实体上通过归档章来表示，包括：全宗号、年度、保管期限、件号（馆编件号、室编件号）、问题（机构）（6.4)。书P31 *加盖归档章，每件文件首页上端空白处，如已满可在首页任何空白处。 永久 1 2008 78 永久 账务部 1 2008 78 第一种方法 第二、三种方法 5、编目 (6.5) 应依据分类方法和室编件号顺序编”归档文件目录”。 原则：以件为单位进行。内容包括： （1）件号：文件排列的先后顺序号。 （2）责任者 可以是一个机关或机关内部的一个机构，或几个机关或一个人或若干人，涉及多个部门形成的，归入承办部门或综合部门 。 注意1：不要使用“本部”、“本公司” 注意2：联合发文，一般将所有者照实抄录，过多时适当省略，但本单位必须抄录。 （3）文号 ： 一般由机关代字、年度、顺序号组成。 例：“穗食函[2012]8号” 注意： 避免填写“会议纪要”、“会议记录”、 “简报”、“会议文件”等 （4）题名：文件标题 一般由内容+文种组成 例：《关于做好绩效考核工作的通知》 A、一般情况下，文件只有一个题名，应照实抄录。 B、有的文件有副题名或并列题名，正题名能反映文件内容时，副题名无需抄录；不能反映文件内容时，正题名后破折号后抄副题名。 例： 《放眼世界 先行先试 实现新形势下XX工作的新跨越》 C、有的文件没有标题或不规范，不能揭示文件内容的，要自拟标题，用“[ ]”方括号。 例： 协议书[2013年公司与XX大学管理学院合作培训协议书 ] D 、会议记录拟题名时，应写明会议时间和主要内容。 例： 2012年5月领导班子会议记录（扶贫 、新产品开发计划） E 、附件内容重要，需要反映时，可在正件题名后抄录附件题名，外加“（ ）”。 (5)日期 文件的形成时间。 一般情况下，成文日期是以领导人签发日期为准；经会议讨论通过的文件，以通过日期为准；法规性文件以批准日期为准；联合发文，以最后签发机关的领导人签发日期为准；电报以发出日期为准。 填写时可分为两行。例 (6)页数 A、每一件归档文件的总页数。 B、不须每页打页码。 C、构成该件的各份文件页数相加，如：请示与批复分别为4页和1页作为一件，该件页数为5页 （7）备注 填写归档文件需要补充说明的情况。如：请示与批复跨年的，在请示件目录和批复件目录的备注中分别注明“年度、保管期限、件号”。 6、归档文件目录的构成与装订 （1）构成：目录夹、归档文件整理说明（6.5.3.2）、归档文件目录表格。 * * 企业文书档案专题讲座 张启芬 二0一五年九月 一、企业文书档案的概念 企业文书档案是企业在研发、生产、服务、经营等管理活动中直接形成的对社会和本单位有保存利用价值的各种形式和载体的历史记录。 文件材料转化为档案必须具备三个条件： 一是办理完毕的文件材料才能归档； 二是对今后工作有参考利用价值的文件材料必须归档； 三是经过系统整理集中保存的文件材料最终成为档案。 二、实施归档文件整理的依据及相关概念 （一）依据 1、《归档文件整理规则》（中华人民共和国档案行业标准：DA/T22-2000) 2、《广州市执行〈归档文件整理规则〉实施细则》（穗档[2002]4号） 　3、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第１０号　 ２０１３年２月１日起施行） 4、《企业档案工作规范》DA/T 42-2009 （二）理解两个概念 1、“归档文件”的概念 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的、应作为文书档案保存的文件材料。 2、基本整理单位和保管单位 “件”的 概念 注意：归档文件的整理单位，一般以自然件为一件，具体情形：（3.3） 1、单份文件，一份文件为一件:正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文，报表、名册、图册为一件 2、套性材料：会议记录、会议纪要、刊物一次（期）为一件 3、来文复文：请示与批复、函与复函视情况为