南大之星档案管理系统使用方法说明-上海大学档案馆.ppt

1、案卷的修改 单击所要修改案卷所在的档案表，如“档案馆” 进入档案表后，依次点击折叠窗口，找到需要修改的案卷条目，如测试2 依次点击“2008”、“DA11” 在所需修改的条目中找到编辑的符号并单击 进入与案卷著录界面相同的编辑界面，修改对应项目后单击保存即可 2、案卷的删除 与修改案卷相同，首先进入档案表，依次打开并找到需要删除的案卷条目，如“2008-DA11-3” 在所要删除的条目中找到删除的符号并单击 系统将弹出确认对话框 如确定将删除所选条目则单击“确定”，否则则单击“取消”保留徐哦选项目 注意：此“删除”操作仅是将所选案卷移入“回收站”内，单击左侧“回收站”图标 将看到所删除的案卷，如下图： 文件的修改和删除与案卷基本相同，确定所需修改或删除的文件，单击“编辑”或“删除”图标，则可进行对应的操作。 一、系统登录 一、系统登录 南大之星档案管理系统使用方法说明 一、系统登录及密码修改 1、在ie地址栏中输入网址/，进入上海大学档案馆主页，在左侧“档案系统登录”模块中键入用户名称和密码，用户名为教师姓名拼音的首字母，密码默认为1234，输入完毕后单击“登录”： 2、密码修改 为保证数据安全，在登陆后请及时修改并记住密码，单击“系统设置”进行密码修改 在“修改密码”的“旧密码”项中输入原密码，在“新密码”中输入修改后的密码，输入完毕单击确定： 二、案卷及文件的著录 1、创建新档案表 在如下界面单击“创建新档案” 弹出“添加新档案表”窗体  说明：“档案代码”指的是用户输入供系统识别的代码，一般可用部门名称的西文来表示，如档案馆为“danganguan”即可；“档案表名称” 一般以部门名称来命名，如图输入“档案馆”；一般其他项目中都保持默认状态，无需修改，输入完毕后，单击左下“新建”按钮，系统提示新建成功后返回管理系统主界面： 主界面“未分类档案表”中即会显示所建立的档案表名称 2、添加案卷 单击所新建的档案表名称进入如下界面后单击“添加案卷” 进入案卷著录界面，如下 说明：1、一级类目中输入年度，二级类目中输入分类号如“KY12”“JX16”等，三级类目流水号，系统自动生成，不必填写；2、信息分类号、馆室代号、全总号、缩微号、室编件号不必填写；3、实体分类号为一级类目（年度号）-二级类目（分类号）；4、第一责任者为归档人本人；归档单位为归档部门。 输入完毕后单击“添加” 系统将弹出窗口提示，单击“确认”即完成案卷的添加 单击“确认”后，系统自动返回著录界面，可继续进行下一案卷的添加，此时将发现“案卷/盒号”自动延后一个号码，变为“2”，此时，如果责任者、时间等项目不发生改变，则可以直接在正题命中修改，直接保存，即生成一个新的案卷。 返回档案表，即可看到新添加的案卷 文件的著录方法与案卷相同，在一下界面单击“添加文件” 文件著录界面与案卷著录界面基本相同区别仅在以下标示部分 注意：案卷级条目与文件及条目的色彩表示是有轻微差别的，如下图所示 三、案卷及文件的修改和删除