采购合同管理制度.pdfVIP

采购合同管理制度 总则 1. 为规范公司对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、 修改等工作，使其符合采购管理的要求及公司的利益，特制定本制度。 2. 本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。 采购合同的编写 1. 公司采购部是采购合同的对口管理单位， 负责公司采购合同的编制、 签订、 执行、控制等管理事项。 2. 公司一次性采购物品金额高于 1000 元，必须签订采购合同； 外地采购 （成 都市外）必须签订合同。 3. 采购合同的编写程序。 1) 选择供应商。 必须是公司认可合格供应商。 2) 进行谈判。 采购部应与合适的供应商展开谈判，谈判内容包括采购物料的价格、 数量、质量、供货方式、货款支付等方面的谈判，并根据谈判所形成 的方案选择对公司最有利的供应商。 3) 拟定草案并评审。 采购部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，报送法律顾问审 核及总经理 分管副总进行审批。 4) 拟写正式的采购合同。 采购部应根据各相关部门、 法律顾问及总经理 分管副总的意见对采购 合同草案进行修订，并据此形成正式的采购合同。 4. 正式的采购合同必须包括以下九个方面的主要内容。 1) 合同签订双方的姓名、地址和联系方式。 2) 采购物品的单价、总价。 3) 采购物品的数量与规格型号。 4) 采购物品的品质和技术要求。 5) 采购物品的履约方式、期限、到货地点。 6) 采购物品的验收标准和方式。 7) 付款方式和期限。 8) 售后服务和其他优惠条件。 9) 违约责任和解决争议的方法。 5. 采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。 采购合同的签订 1. 与公司签订采购合同的供应商必须具有法人资格， 并以其自己的名义签订 采购合同，如果委托别人代签，采购部应审验其委托证明。 2. 公司与供应商签订的合同必须采用书面形式， 其他任何形式的合同视为无 效合同。 3. 对于金额在 10 万元以下的采购合同，可以采用传真的方式进行签订，即 公司将合同拟订好后传送给供应商，供应商进行盖章签字后回传，公司盖 章签字后发给供应商回执，视为合同成立。 4. 签订后的合同由财务部保管。 采购合同的执行与控制 1. 合同签订后即具有了法律约束力，采购部应及时向供应商发送订货单，使 供应商及时准备公司所需的物品。 2. 采购部应配合质量管理部做好采购物料的进厂验收工作， 当所采购的物料 不符合合同所约定的质量要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。 3. 采购部应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程逐次、详细地进行 书面登记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。 4. 对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工过程周期长、 变数多、监控过程比较复杂的现象，要求供应商提供进度安排，采购部根 据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时运送 到公司。如果供应商提供的物料将延缓公司的生产，采购部应减少在供应 商处的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。 5. 在合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关系， 将供应商视为公司 的战略发展伙伴，便于在生产旺季加大物料采购时能够及时供应，在生产 淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。 6. 采购部应本着经济型的原则做好物料的采购进度控制工作，